التحقق من الأدلة والمطابقة

سلسلة التتبع

يجب أن يكون كل استنتاج عن الشهادة قابلاً للتتبع عبر سلسلة عامة ومتحكم بها: موضوع الشهادة والنطاق المؤكد؛ متطلبات المطابقة الأساسية المطبقة؛ المطابقة المعلن ومعايير الأدلة؛ حزمة الأدلة المقدمة وبيانات ملفها؛ نشاط التحقق؛ الحقائق المسجلة؛ الاستنتاج على مستوى المتطلبات؛ وعند الضرورة، أدلة المعالجة والإغلاق.

قد يوفر مستند خارج تلك السلسلة سياقًا، لكنه لا يمكن أن يوسع نطاق الشهادة أو يحل محل الأدلة المطلوبة لمتطلب قابل للتطبيق. يحدد دليل مواد طلب الشهادة ما يقدمه المتقدمون؛ تحدد متطلبات المطابقة الأساسية ما يجب إثباته وكيف يتم تحديد المطابقة والمعالجة.

سمات جودة الأدلة

المستندات وسجلات التنفيذ

تصف الوثائق المنظمة الترتيبات المقصودة لتنظيم الكائن المعتمد. تشمل الأمثلة السياسات والإجراءات والاتفاقيات والمواصفات والمناهج ووصف الأنظمة وتعليمات المنتجات وضوابط المخاطر وطرق المراجعة. يقوم ICEQC بالتحقق من الموافقة والإصدار والملكية والقابلية للتطبيق والاتساق مع المتطلب.

توضح سجلات التنفيذ ما حدث فعليًا. تشمل الأمثلة المراجعات المكتملة والقرارات وسجلات الحالات وبيانات المراقبة وسجلات الحوادث وسجلات الاجتماعات وسجلات التدريب ونتائج الاختبارات والموافقات على التغييرات وأدلة الإجراءات التصحيحية. حيثما يخص متطلب الممارسة المنفذة، يكون المستند بدون سجلات مقابلة غير كافٍ.

حزم الأدلة ومعلومات الملفات

يتم تنظيم 39 حزمة الأدلة حسب كائن الشهادة: 15 للمؤسسات التعليمية، 12 لخدمات تكنولوجيا التعليم و 12 للمنتجات التعليمية. تعرف الحزمة موضوع التقديم، الحالة، التوقيت والمتطلبات المرتبطة لمطابقة المؤسسة. ولا تنشئ مطلبًا إضافيًا.

يتم تحميل كل ملف مرة واحدة وربطه بكل متطلب يدعمه. يسجل الملف عنوانه، التاريخ، الإصدار، المالك أو المصدر، اللغة، المواقع أو الخدمات المشمولة، الفترة ذات الصلة، معالجة السرية ومعرفات الحزمة والمتطلبات ذات الصلة. يجب تحديد الملف الملغى أو الجزئي على هذا النحو.

الأدلة المطلوبة، المشروطة والبديلة

الأدلة المطلوبة ضرورية للموضوع والنطاق المحدد بواسطة الحزمة ذات الصلة. تصبح الأدلة الشرطية ضرورية عندما تؤدي أنشطة المتقدم أو تقنياته أو المتعلمين أو المستخدمين أو المواقع أو الواجبات القانونية أو الشركاء أو ظروف التشغيل إلى تفعيل الشرط المنشور.

عندما يسمح المتطلب المنشور بطريق بديلة للأدلة، يجب على المتقدم إظهار أن البديل يثبت الحقيقة المطلوبة بنفس الموثوقية الكافية. لا يبرر الراحة أو السرية أو غياب السجل بحد ذاته استخدام بديل أو إزالة المتطلب.

طرق التحقق

• مراجعة الوثائق الخاضعة للرقابة والسجلات المنفذة المقابلة.
• تسوية التقديمات مع السجلات الأصلية والبيانات والمعلومات العامة والأدلة ذات الصلة.
• المقابلات مع القادة المسؤولين، الأفراد المسؤولين، المستخدمين، المتعلمين أو غيرهم من الأشخاص ذوي الصلة حيثما يُسمح بها وتكون ضرورية.
• العروض الحية للأنظمة، سير العمل، الضوابط، الخدمات، الواجهات، وظائف المنتج أو السجلات.
• المراقبة أو الجولات عن بُعد حيث يمكن للطريقة أن تحدد الحالة ذات الصلة بشكل موثوق وقانوني.
• تحليل تعريفات البيانات، المستخلصات، الحسابات، الاتجاهات، الاستثناءات والسجلات الأساسية.
• الأدلة المتخصصة المستقلة للحالات التقنية أو الفيزيائية أو القانونية أو السلامة التي لا يمكن لـ ICEQC تحديدها مباشرة من خلال الأساليب البعيدة المخطط لها.

أخذ العينات وتغطية النطاق

يُستخدم أخذ العينات لاختبار التنفيذ عبر مجموعة سكانية أو فترة زمنية أو نطاق موزع حيث لا يكون فحص كل سجل ضروريًا أو متناسبًا. تختار ICEQC عينات ذات صلة بالمتطلبات وقادرة على كشف التباين عبر المواقع، الإصدارات، البرامج، مجموعات المستخدمين، أساليب التسليم، المزودين أو الفترات الزمنية.

تدعم العينة استنتاجًا فقط ضمن حدود أساس العينة والأدلة المؤيدة. قد توسع أو تستبدل ICEQC العينة عندما تكون السجلات غير متسقة أو ناقصة أو متجانسة بشكل غير عادي أو غير متاحة أو غير ممثلة. لا يمكن لأخذ العينات التنازل عن أي متطلب، أو استبعاد جزء متأثر من النطاق دون إجراء رسمي للنطاق أو تعويض عدم المطابقة في مكان آخر.

التحقق عن بُعد والظروف التي تتطلب أدلة أخرى

تستخدم ICEQC نموذج التحقق عن بُعد أولًا حيث يمكن تأسيس الوصول الآمن والهوية وسلامة المصدر والحالة ذات الصلة بالمستوى المطلوب من الثقة. قد يشمل التحقق عن بُعد مراجعة الملفات بشكل محكوم، ومشاركة الشاشة، والعروض الحية، والمقابلات، والسجلات التي تم إنشاؤها بواسطة النظام، والملاحظة عن بُعد.

لا يُفترض أن أي حالة مادية أو تقنية أو قانونية أو حماية أو أمن أو سلامة لا يمكن إثباتها عن بُعد تتوافق. قد تطلب ICEQC أدلة مستقلة، أو وصولًا إضافيًا، أو طريقة مختلفة، أو تقييدًا للنطاق المقترح. إذا بقي من غير الممكن التحقق من الحالة اللازمة، تسجل ICEQC قيود الأدلة الناتجة أو عدم المطابقة.

التركيز على الأدلة الخاصة بالموضوع

استنتاجات المطابقة

الأدلة على عدم المطابقة والمعالجة

تسجل المخالفة المتطلب المعمول به والحقائق الموثقة والنطاق المتأثر والحالة غير المستوفاة. يحدد المتقدم للاستيفاء ويتخذ استجابته وينفذها. عادةً ما تتناول أدلة الإصلاح تحليل السبب والتصحيح والرقابة المعدلة وتطبيقها عبر النطاق المتأثر والدليل على أن التغيير فعال.

لا تغلق ICEQC الملاحظة إلا بعد أن تثبت الأدلة المحدثة المطابقة للمتطلب الأصلي. الإجراء المقترح أو تاريخ الإكمال المستقبلي أو التعهد الشفوي أو تغيير الحالة الإدارية أو حذف السجل السلبي ليس دليلاً كاملاً على الإصلاح.

دليل غير كافٍ بمفرده

• نموذج فارغ أو مستند مسودة أو خطة لم يتم تنفيذها.
• وثيقة غير موقعة أو غير خاضعة للرقابة حيث لا يمكن تحديد السلطة أو النسخة أو الحالة الحالية.
• بيان ترويجي، جائزة، عضوية، ادعاء سمعة أو قائمة عملاء.
• لقطة شاشة معزولة بدون مصدر أو تاريخ أو سياق أو هوية أو سجلات أساسية.
• إقرار ذاتي يكرر المطلب بدون حقائق يمكن التحقق منها.
• شهادة أو تقرير أو رأي لا يمكن تحديد نطاقه أو كفاءته أو طريقته أو صحته أو علاقته بمتطلب ICEQC.
• سجل من موقع أو إصدار أو منتج أو فترة مقدمة كدليل لنطاق أوسع جوهريًا دون أساس مبرر للتغطية.

السرية، المعلومات الشخصية والوصول إلى الأدلة.

يجب تقديم أدلة الشهادات والسجلات الشخصية من خلال مركز التقديم عبر الإنترنت، وليس عبر البريد العادي أو البريد الإلكتروني. ينبغي على المتقدمين إزالة المعلومات الشخصية التي لا تحتاجها عملية التحقق، وحفظ المعلومات اللازمة للتحقق وتفسير السجل، وتحديد أي قيود قانونية أو تعاقدية على الوصول قبل التخطيط للتحقق.

تنشر ICEQC معلومات الشهادات والحالة الحالية، وليس الأدلة المقدمة أو البيانات الشخصية للمتقدم. عندما تمنع عمليات الحذف التحقق من حقيقة جوهرية، قد تطلب ICEQC الوصول المراقب إلى السجل المصدر أو استخدام طريق أدلة موثوقة آخر.