Vérification des preuves et de la conformité

La chaîne de traçabilité

Chaque conclusion de certification doit être traçable à travers une chaîne publique et contrôlée: objet de certification et périmètre confirmé; exigence de conformité de la Fondation applicable; critères de conformité et de preuve énoncés; dossier de preuves soumis et métadonnées de fichiers; activité de vérification; faits enregistrés; conclusion au niveau de l'exigence; et, si nécessaire, preuves de remédiation et de clôture.

Un document en dehors de cette chaîne peut fournir un contexte, mais il ne peut pas étendre la portée certifiée ni remplacer les preuves requises pour une exigence applicable. Le Guide des documents de demande de certification identifie ce que les candidats doivent soumettre; les Exigences fondamentales de conformité identifient ce qui doit être établi et comment la conformité et la remédiation sont déterminées.

Attributs de qualité des preuves

Documents et enregistrements de mise en œuvre

Les documents contrôlés décrivent les dispositions destinées à régir l'objet certifié. Les exemples incluent les politiques, les procédures, les accords, les spécifications, les programmes, les descriptions de systèmes, les instructions de produit, les contrôles de risque et les méthodes d'examen. ICEQC vérifie l'approbation, la version, la propriété, l'applicabilité et la cohérence avec l'exigence.

Les enregistrements de mise en œuvre montrent ce qui s'est réellement passé. Les exemples incluent les examens complétés, les décisions, les dossiers de cas, les données de surveillance, les registres d'incidents, les procès-verbaux de réunions, les registres de formation, les résultats de tests, les approbations de changements et les preuves d'action corrective. Lorsqu'une exigence concerne la pratique mise en œuvre, un document sans enregistrements correspondants est insuffisant.

Paquets de preuves et informations de fichier

Les 39 dossiers de preuves sont organisés par objet de certification: 15 pour les organisations éducatives, 12 pour les services de technologie éducative et 12 pour les produits éducatifs. Un dossier définit le sujet de la soumission, la condition, le moment et les exigences de conformité fondamentales associées. Il ne crée pas d'exigence supplémentaire.

Chaque fichier est téléchargé une seule fois et lié à chaque exigence qu'il soutient. L'enregistrement du fichier identifie son titre, sa date, sa version, son propriétaire ou émetteur, sa langue, les sites ou services couverts, la période pertinente, le traitement de confidentialité et les identificateurs de dossier et d'exigence associés. Un fichier obsolète ou partiel doit être identifié comme tel.

Preuves requises, conditionnelles et alternatives

Les preuves requises sont nécessaires pour l'objet et le périmètre identifiés par le paquet pertinent. Les preuves conditionnelles deviennent nécessaires lorsque les activités du demandeur, les technologies, les apprenants, les utilisateurs, les emplacements, les obligations légales, les partenaires ou les conditions d'exploitation déclenchent la condition publiée.

Lorsque l'exigence publiée permet une voie de preuve alternative, le demandeur doit démontrer que l'alternative établit le même fait requis avec une fiabilité suffisante. La commodité, la confidentialité ou l'absence d'un enregistrement ne justifient pas à elles seules une alternative et ne suppriment pas l'exigence.

Méthodes de vérification

• Examen des documents contrôlés et des registres de mise en œuvre correspondants.
• Rapprochement des soumissions avec les documents sources, les données, les informations publiques et les preuves connexes.
• Entretiens avec les responsables imputables, le personnel responsable, les utilisateurs, les apprenants ou d'autres personnes pertinentes lorsque cela est autorisé et nécessaire.
• Démonstrations en direct des systèmes, flux de travail, contrôles, services, interfaces, fonctions du produit ou dossiers.
• Observation ou visites à distance lorsque la méthode peut établir la condition pertinente de manière fiable et légale.
• Analyse des définitions de données, extraits, calculs, tendances, exceptions et dossiers sous-jacents.
• Preuve d'expert indépendant pour les conditions techniques, physiques, légales ou de sécurité que ICEQC ne peut pas établir directement par les méthodes à distance prévues.

Échantillonnage et couverture de la portée

L'échantillonnage est utilisé pour tester la mise en œuvre sur une population, une période ou un périmètre distribué lorsque l'examen de chaque enregistrement n'est ni nécessaire ni proportionné. ICEQC sélectionne des échantillons pertinents pour l'exigence et capables de révéler des variations entre les sites, les versions, les programmes, les groupes d'utilisateurs, les modes de livraison, les fournisseurs ou les périodes.

Un échantillon ne soutient une conclusion que dans les limites de la base d'échantillonnage et des preuves corroborantes. ICEQC peut étendre ou remplacer un échantillon lorsque les enregistrements sont incohérents, incomplets, exceptionnellement uniformes, inaccessibles ou non représentatifs. L'échantillonnage ne peut pas dispenser d'une exigence, exclure une partie affectée du périmètre sans une action formelle sur le périmètre ou compenser une non-conformité ailleurs.

Vérification à distance et conditions nécessitant d'autres preuves

ICEQC utilise un modèle de vérification à distance comme priorité, où l'accès sécurisé, l'identité, l'intégrité de la source et la condition pertinente peuvent être établis avec le niveau de confiance requis. La vérification à distance peut inclure l'examen contrôlé de fichiers, le partage d'écran, des démonstrations en direct, des entrevues, des enregistrements générés par le système et l'observation à distance.

Une condition physique, technique, juridique, de protection, de sécurité ou de sûreté qui ne peut pas être établie à distance n'est pas supposée conforme. ICEQC peut exiger des preuves indépendantes, un accès supplémentaire, une méthode différente ou une limitation de l'périmètre proposé. Si la condition nécessaire reste invérifiable, ICEQC enregistre la limitation de preuves ou la non-conformité résultante.

Concentration des preuves spécifiques à l'objet

Conclusions de conformité

Non-conformité et preuves de remédiation

Une non-conformité enregistre l'exigence applicable, les faits vérifiés, le périmètre affecté et la condition non remplie. Le demandeur détermine et met en œuvre sa réponse. Les preuves de remédiation traitent normalement de l'analyse des causes, de la correction, du contrôle révisé, de la mise en œuvre dans le périmètre affecté et des preuves que le changement est efficace.

ICEQC clôt la constatation uniquement après que les preuves mises à jour établissent la conformité avec l'exigence originale. Une action proposée, une date de réalisation future, une assurance verbale, un changement de statut administratif ou la suppression d'un enregistrement défavorable ne constitue pas une preuve de remédiation complète.

Des preuves qui ne sont pas suffisantes par elles-mêmes

• Un modèle vierge, un document ou un plan provisoire qui n'a pas été mis en œuvre.
• Un document non signé ou non contrôlé dont l'autorité, la version ou le statut actuel ne peut être établi.
• Une déclaration promotionnelle, un prix, une adhésion, une affirmation de réputation ou une liste de clients.
• Une capture d'écran isolée sans source, date, contexte, identité ou documents sous-jacents.
• Une auto-déclaration qui répète l'exigence sans faits vérifiables.
• Un certificat, rapport ou avis dont la portée, la compétence, la méthode, la validité ou la relation avec l'exigence ICEQC ne peut être établie.
• Un enregistrement provenant d'un site, d'une version, d'un produit ou d'une période présenté comme preuve pour un champ considérablement plus large sans base de couverture justifiée.

Confidentialité, informations personnelles et accès aux preuves

Les preuves de certification et les dossiers personnels doivent être soumis via le Centre de Candidature en Ligne, et non par e-mail ordinaire ou courrier postal. Les candidats doivent supprimer les informations personnelles qui ne sont pas nécessaires pour la vérification, conserver les informations nécessaires pour authentifier et interpréter le dossier, et identifier toute restriction d'accès légale ou contractuelle avant que la vérification ne soit prévue.

ICEQC publie les informations relatives aux certificats et le statut actuel, et non les preuves ou données personnelles soumises par le candidat. Lorsque la censure empêche la vérification d'un fait matériel, ICEQC peut demander un accès contrôlé au dossier source ou une autre route de preuve fiable.