Décisions de certification et notifications

Fondement de la décision de certification

La certification est une détermination binaire par rapport aux exigences applicables à la portée confirmée. Une décision positive n'est pas disponible tant qu'une exigence applicable reste non conforme ou que la correction requise n'a pas été vérifiée comme étant complète. La force dans une partie du périmètre ne peut compenser une non-conformité ailleurs, et le paiement, la réputation, l'adhésion, la position sur le marché ou l'absence de plaintes ne peuvent se substituer à des preuves vérifiées.

Le décideur habilité examine l'ensemble de décisions contrôlées plutôt que de répéter l'évaluation. L'examen aborde la portée et l'applicabilité, la base des preuves, les résultats, les mesures correctives, les conclusions de la revue technique, la compétence, les conflits, la cohérence et l'action exacte proposée. La décision et ses motifs sont enregistrés, notifiés et exécutés avec date d'effet.

Les actions disponibles comprennent l'octroi, le refus, le maintien, le renouvellement, la prolongation, la réduction, la suspension, le rétablissement, le retrait, l'expiration et la résiliation, comme le permet la procédure de contrôle. Le Registre public des certificats est la source publique faisant autorité pour connaître l'état actuel. Une image de certificat, un enregistrement copié, une annonce ou une revendication historique ne remplace pas le registre.

ICEQC-CER-003 · Article 2

Objectif

L'objectif de cette procédure est de garantir qu'une conclusion de certification est convertie en un résultat de certification cohérent, impartial, traçable et exécutoire.

Cette procédure prévoit :

• l'identification, la classification, la communication et le contrôle des non-conformités
• la soumission, l'examen, la vérification et la clôture de la correction et de l'action corrective
• examen et décision de certification indépendants
• refus, réduction, suspension, restauration, retrait, expiration et autres actions de statut
• un processus de recours accessible et indépendant
• surveillance planifiée et événementielle tout au long du cycle de certification
• contrôle des dossiers de certification, du statut public et des actions qui en découlent ; et
• application cohérente dans tous les programmes de certification ICEQC sans notation, classement ou certification par niveaux

ICEQC-CER-003 · Article 5

Principes directeurs

Les activités relevant de la présente procédure seront régies par :

Les preuves doivent être évaluées quant à leur substance. Une structure organisationnelle, un format d'enregistrement, une terminologie ou une technologie particulière ne sera pas exigée lorsqu'il est démontré qu'un autre arrangement satisfait à l'exigence applicable.

La charge administrative imposée à un demandeur ou à un client certifié ne doit pas être supérieure à ce qui est raisonnablement nécessaire pour parvenir et maintenir une conclusion fiable.

La proportionnalité ne doit pas être utilisée pour renoncer à une exigence applicable, accepter des preuves insuffisantes, laisser une non-conformité ouverte à une décision de certification positive ou réduire la protection nécessaire.

• impartialité et absence d'influence commerciale
• Détermination fondée sur des preuves
• compétence et diligence professionnelle requise
• cohérence du traitement pour des cas matériellement similaires
• proportionnalité à la nature, à l'ampleur et aux conséquences de l'affaire
• protection en temps opportun des apprenants et des autres personnes concernées
• l'équité, y compris la possibilité de comprendre et de répondre à une question défavorable
• confidentialité, minimisation des données et accès contrôlé
• traçabilité des constats, actions et décisions ; et
• statut public clair et précis

ICEQC-CER-003 · Article 6

Conformité binaire et statut de certification égal

Chaque exigence applicable doit être considérée comme conforme ou non conforme. Une exigence peut être enregistrée comme non applicable uniquement lorsque des faits objectifs établissent que l'exigence ne s'applique pas à l'objet ou à la portée de la certification.

Une conclusion non applicable doit identifier la base factuelle et doit être confirmée lors d'un examen de certification indépendant. L'absence d'une condition dans une exigence ne doit pas rendre l'exigence complète inapplicable lorsqu'une autre condition reste pertinente.

La certification ne sera accordée qu'une fois que toutes les exigences applicables seront conformes et que toutes les non-conformités auront été résolues.

L'ICEQC ne délivrera pas de score, pourcentage, note, rang, étoile, récompense, distinction, statut premium ou autre expression de supériorité relative en tant que décision de certification.

Une force, une innovation ou une performance supérieure à une exigence ne doit pas compenser le non-respect d'une autre exigence.

Chaque objet certifié selon le même document d'exigence, la même édition, les mêmes modules applicables et les mêmes conditions de portée possède le même statut de conformité.

ICEQC-CER-003 · Article 8

Propriété et autorité de la procédure

Le comité du système de certification ICEQC est propriétaire de cette procédure et contrôle son interprétation, sa maintenance et son utilisation autorisée.

Les décisions de certification doivent être prises uniquement par l'autorité de décision de certification ICEQC ou par une personne ou un panel auquel cette autorité a attribué une autorisation de décision écrite.

Les appels seront déterminés uniquement par un comité d'appel nommé dans le cadre de la présente procédure.

La surveillance doit être planifiée, effectuée et examinée uniquement par des personnes autorisées pour le système de certification et la fonction qui leur sont assignés.

Un système automatisé peut organiser les enregistrements, vérifier l'exhaustivité, identifier les incohérences ou prendre en charge le contrôle du flux de travail. Il ne doit pas classer de manière indépendante une non-conformité, clôturer une action corrective, prendre une décision de certification, statuer sur un appel ou imposer un statut de certification.

ICEQC-CER-003 · Article 10

Responsabilité de l'ICEQC

L'ICEQC conserve la responsabilité de chaque constatation, vérification des actions correctives, décision de certification, décision d'appel, conclusion de surveillance et statut de certification émis en son nom.

L'ICEQC doit établir une autorité, une compétence, une sécurité de l'information, un contrôle des dossiers et une surveillance suffisants pour chaque activité réalisée dans le cadre de la présente procédure.

L'utilisation de personnel, de technologie ou de preuves externes ne doit pas transférer la responsabilité de l'ICEQC pour l'action de certification qui en résulte.

L'ICEQC maintiendra une séparation claire entre l'activité commerciale et l'autorité technique ou de gouvernance exercée dans le cadre de la présente procédure.

ICEQC-CER-003 · Article 13

Réviseur d’actions correctives

Un examinateur d'actions correctives doit avoir une compétence appropriée à l'exigence, à l'objet de certification, à la méthode de preuve et aux conséquences d'une clôture incorrecte.

L'examinateur doit déterminer si la correction a été mise en œuvre, si la cause et l'étendue ont été correctement évaluées, si l'action corrective est proportionnée et si l'efficacité a été démontrée.

L'examinateur peut être membre de l'équipe d'évaluation d'origine si le système applicable le permet et si aucun conflit n'empêche une vérification objective.

La clôture d'une non-conformité ne constitue pas en soi une décision de certification.

ICEQC-CER-003 · Article 14

Autorité de décision de certification

L'autorité de décision de certification conserve la responsabilité finale de chaque décision de certification.

Un décideur ne doit pas avoir participé à l'évaluation ou à la vérification des actions correctives pour le même cas et ne doit pas avoir fourni de conseil, de promotion commerciale ou de représentation du candidat en relation avec l'objet de la certification.

Le décideur aura accès à toutes les informations nécessaires pour déterminer la demande et pourra exiger des éclaircissements, une vérification plus approfondie ou une correction du dossier de décision.

Le décideur ne doit pas substituer une préférence commerciale, une réputation personnelle, une opinion d'expert non étayée ou une recommandation automatisée à des preuves vérifiées.

ICEQC-CER-003 · Article 17

Indépendance et conflits d’intérêts

Toute personne désignée dans le cadre de la présente procédure doit divulguer un conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu avant de recevoir des informations sur un cas restreint et chaque fois qu'un nouveau conflit survient.

L'ICEQC évaluera le conflit et exclura, remplacera, restreindra ou supervisera la personne lorsque son impartialité pourrait raisonnablement être remise en question.

Une personne ne doit pas être chargée de prendre ou de déterminer une décision si cette personne :

La connaissance d'un dispositif, d'un secteur ou d'un sujet technique ne crée pas en soi un conflit. L'implication préalable dans l'objet de certification particulier doit être évaluée en fonction de sa nature, de son calendrier et de son importance.

Les déclarations de conflit et le règlement de chaque conflit important doivent être conservés dans le dossier.

• a effectué l'activité en cours d'examen
• a conseillé au demandeur comment obtenir le résultat contesté
• a un intérêt financier, professionnel, familial ou personnel proche important dans le résultat
• fait l'objet d'un objectif ou d'une instruction commerciale liée au résultat ; ou
• a exprimé une opinion fixe qui empêche un examen équitable du dossier

ICEQC-CER-003 · Article 18

Confidentialité, accessibilité et protection

Les informations reçues ou créées dans le cadre de la présente procédure ne seront accessibles qu'aux personnes dont la fonction assignée l'exige.

L'ICEQC utilisera le minimum d'informations personnelles, confidentielles ou commercialement sensibles raisonnablement nécessaires à l'activité.

Une partie peut demander une méthode de communication accessible ou un ajustement procédural raisonnable. L'ICEQC doit fournir un ajustement approprié à moins qu'il n'empêche une vérification fiable, compromette les droits d'une autre personne ou modifie l'exigence de certification substantielle.

Un apprenant, un employé, un plaignant, un témoin ou une autre personne ne doit pas être exposé à un préjudice évitable, à une intimidation, à des représailles ou à une divulgation inappropriée par le biais d'une vérification d'action corrective, d'un appel ou d'une activité de surveillance.

La confidentialité ne doit pas être utilisée pour dissimuler des preuves nécessaires à une décision fiable. Lorsque la divulgation directe est restreinte, l'ICEQC envisagera l'accès contrôlé, la rédaction, l'agrégation, la visualisation sécurisée ou une autre méthode proportionnée.

ICEQC-CER-003 · Article 51

Exigence d'une décision autorisée

Un statut de certification ne doit être accordé, renouvelé, prolongé, réduit, suspendu, rétabli ou retiré que par une décision de certification autorisée.

Une conclusion d'évaluation, une clôture d'action corrective, une recommandation, un statut automatisé ou une approbation commerciale ne constituent pas une décision de certification.

La décision doit être basée sur les exigences contrôlées applicables, les preuves vérifiées et les enregistrements valables pour l'objet, la portée et la période concernée de la certification.

ICEQC-CER-003 · Article 52

Paquet de décisions

Le dossier de décision doit contenir, le cas échéant :

L'ensemble de décisions doit être suffisamment complet pour qu'une personne compétente non impliquée dans l'évaluation puisse comprendre et tester le résultat proposé.

Les informations ne doivent pas être omises simplement parce qu'elles sont défavorables, confidentielles, commercialement gênantes ou incompatibles avec la recommandation.

• Identité vérifiée du demandeur et objet de la certification
• Portée de certification proposée et éventuelles exclusions ou limitations
• Documents, éditions et modules relatifs aux exigences ICEQC applicables
• dossiers de candidature et d'évaluation
• plan d'évaluation des preuves, index des preuves et rapport d'évaluation
• conclusions de conformité pour chaque exigence applicable
• raisons objectives pour chaque conclusion non applicable
• toutes les non-conformités et leurs enregistrements de fermeture vérifiés
• plaintes, incidents, changements ou questions d'intégrité importantes pour la décision
• fiches de compétences et d'indépendance des personnes affectées
• le certificat proposé et les données du registre public ; et
• la recommandation d'évaluation et toute opinion dissidente importante

ICEQC-CER-003 · Article 53

Porte d'exhaustivité

Avant l'examen de la décision technique, l'ICEQC doit confirmer que :

Un colis incomplet sera renvoyé pour finalisation et ne pourra pas être avancé en supposant une conclusion favorable.

L'achèvement du processus administratif ne détermine pas les mérites techniques.

• l'identité et la portée sont sans ambiguïté
• toutes les exigences applicables ont une conclusion enregistrée
• les conclusions non applicables sont objectivement justifiées
• les preuves peuvent être attribuées à chaque conclusion
• chaque non-conformité est clôturée pour une proposition de décision positive
• Les contrôles obligatoires de compétence et d'indépendance sont terminés
• les plaintes importantes, les incidents et les changements ont été traités ; et
• les informations du certificat et du registre public sont exactes

ICEQC-CER-003 · Article 54

Compétence et indépendance du décideur

Le décideur désigné doit avoir les compétences appropriées au système de certification, à l'objet de certification, au type de décision, aux méthodes de preuve et aux problèmes techniques ou de protection importants.

Le décideur doit être indépendant conformément aux articles 14 et 17 et doit remplir une déclaration de conflit spécifique au cas.

Lorsqu'une personne ne possède pas toutes les compétences requises, l'ICEQC peut nommer un comité de décision ou obtenir une contribution technique contrôlée. Le décideur habilité conserve la responsabilité de la décision.

Un conseiller technique doit divulguer les limitations et ne doit pas décider d'une question en dehors de son autorisation.

ICEQC-CER-003 · Article 55

Révision de décision

Le décideur doit déterminer si :

Le décideur peut demander des éclaircissements, des preuves supplémentaires, une vérification approfondie, la correction d'une constatation, un réexamen de la portée ou une nouvelle conclusion d'évaluation.

Le décideur ne doit pas effectuer personnellement le travail d'évaluation manquant et ensuite décider de ce même travail. Une évaluation supplémentaire matérielle doit être attribuée et renvoyée via le dossier de décision.

• l'évaluation a été planifiée et réalisée selon les procédures ICEQC applicables
• les preuves sont suffisantes, fiables et actuelles pour la portée proposée
• les conclusions de l'évaluation découlent logiquement des éléments de preuve
• les classifications et les clôtures d'actions correctives sont cohérentes et justifiées
• toutes les exigences applicables sont conformes
• aucune question ouverte n'invalide le statut proposé
• la portée peut être énoncée avec précision et comprise publiquement ; et
• les modalités de validité et de surveillance proposées sont appropriées

ICEQC-CER-003 · Article 56

Décisions disponibles

L'Autorité de Décision de Certification peut décider de :

L'ICEQC peut différer une décision lorsque des informations définies ou une vérification restent en suspens. Le report n'est pas une décision de certification positive et n'autorise pas une demande de certification pour un périmètre non certifié ou modifié.

L'ICEQC n'accordera pas de certification conditionnelle lorsqu'une exigence applicable reste non conforme.

• accorder une certification
• refuser la certification
• maintenir la certification suite à une surveillance ou à un examen des changements
• renouveler la certification
• étendre la portée de la certification
• réduire la portée de la certification
• suspendre la certification en tout ou en partie
• rétablir la certification en tout ou partie ; ou
• retirer la certification en totalité ou en partie

ICEQC-CER-003 · Article 57

Critères d'une décision positive

La certification peut être accordée, renouvelée, étendue ou rétablie uniquement lorsque :

Une condition administrative ne peut être attachée que lorsqu'elle concerne la mise en œuvre de l'accord de certification et ne remplace pas la conformité ou ne permet pas une non-conformité ouverte.

La certification ne doit pas être accélérée en réduisant les preuves requises, en contournant l'examen ou en traitant l'action planifiée comme une action achevée.

• le demandeur et l'objet de la certification sont éligibles au régime applicable
• le périmètre de certification est précis et étayé par des preuves vérifiées
• chaque exigence applicable est conforme
• chaque non-conformité affectant le périmètre proposé est clôturée
• les limites des preuves n'empêchent pas une conclusion fiable
• les plaintes, incidents et changements importants ont été suffisamment résolus pour permettre une décision
• le demandeur a accepté les obligations continues applicables ; et
• le certificat et l'inscription au registre proposés peuvent être délivrés avec précision

ICEQC-CER-003 · Article 58

Refus et report

La certification doit être refusée lorsque le demandeur ne remplit pas toutes les exigences applicables pour le champ d'application proposé, si les preuves nécessaires à une conclusion fiable ne peuvent être obtenues après une opportunité raisonnable, si un problème d'intégrité matérielle n'est pas résolu ou si le demandeur refuse une obligation de certification applicable.

Un refus doit identifier les raisons principales et ne doit pas être qualifié de niveau inférieur de certification.

Une décision peut être différée lorsque l'affaire restante peut être résolue dans un délai défini et que le report ne crée pas un statut public trompeur ou un risque important.

Une demande différée doit être clôturée sans certification lorsque le demandeur n'effectue pas l'action requise dans le délai autorisé et qu'aucune prolongation justifiée n'est accordée.

Le refus n'empêche pas une nouvelle demande ultérieure, sous réserve du régime applicable et de la résolution des motifs du refus.

ICEQC-CER-003 · Article 59

Maintenance suite à une surveillance

La certification peut être maintenue après la surveillance uniquement lorsque la conformité continue a été établie et que toutes les non-conformités requises pour la clôture de la surveillance sont résolues.

L'apparition d'une non-conformité générale lors d'une surveillance ne modifie pas en soi un statut public actif tant que la période d'action corrective autorisée reste en vigueur, à moins que la nature ou l'étendue du problème ne porte atteinte à la confiance dans la certification.

La surveillance ne doit pas être enregistrée comme terminée de manière satisfaisante tant que la vérification des mesures correctives requise n'est pas terminée.

Le fait de ne pas remédier à une non-conformité dans le délai autorisé entraînera un examen pour suspension, réduction de portée ou retrait.

ICEQC-CER-003 · Article 60

Renouvellement

Une décision de renouvellement établit un nouveau cycle de certification et doit être prise avant l'expiration du certificat en cours.

Le renouvellement doit prendre en compte la performance complète de l'objet de certification au cours du cycle final, y compris la surveillance, les changements, les plaintes, les incidents, les non-conformités, les actions correctives, les réclamations de certification et les preuves actuelles.

Le renouvellement ne sera pas accordé en cas de non-conformité ouverte.

Lorsque le renouvellement ne peut pas être complété avant l'expiration, la certification expire à moins que l'ICEQC n'ait effectué toutes les évaluations requises et que le retard soit uniquement un retard administratif de l'ICEQC qui n'affecte pas la confiance. Toute décision exceptionnelle de continuité doit être autorisée, limitée dans le temps et publiquement exacte.

ICEQC-CER-003 · Article 61

Extension du champ d'application

Une nouvelle activité, un nouveau site, un mode, un programme, une plateforme, une version, un modèle, une population ou une nouvelle revendication ne doit pas être présenté comme certifié tant qu'une décision d'extension n'est pas effective.

L'évaluation de l'extension doit porter sur le nouveau périmètre et sur tout contrôle existant dont il dépend.

Une extension ne peut être accordée que lorsque toutes les exigences applicables au champ d'application étendu sont conformes et que les non-conformités associées sont résolues.

L'ICEQC peut combiner une extension avec une surveillance ou un renouvellement lorsque les activités restent traçables séparément et que les preuves qui en résultent sont suffisantes.

ICEQC-CER-003 · Article 62

Réduction du périmètre

L'ICEQC peut réduire la portée lorsqu'une partie séparable ne répond plus aux exigences applicables, ne peut pas être vérifiée, a cessé, est volontairement supprimée ou nécessite une exclusion pour empêcher une réclamation de certification trompeuse.

La réduction ne doit pas être utilisée lorsque la défaillance affectée altère matériellement les commandes prenant en charge la portée restante.

La décision doit définir la portée supprimée, la date d'entrée en vigueur, l'action du certificat, la mise à jour du registre et la correction requise des réclamations.

La portée restante doit être examinée pour confirmer qu'elle est cohérente, étayée de manière indépendante et non trompeuse sans la partie supprimée.

ICEQC-CER-003 · Article 63

Suspension

L'ICEQC peut suspendre la certification en totalité ou en partie lorsque :

La suspension peut être immédiate lorsqu'un retard exposerait les apprenants ou le public à un préjudice matériel ou à une fausse déclaration.

La décision de suspension précise la portée concernée, les motifs, la date d'entrée en vigueur, les actions requises, les conditions de vérification et le délai de rétablissement.

• une non-conformité majeure nuit à la confiance dans le maintien de la conformité
• une non-conformité requise n'est pas clôturée dans le délai autorisé
• un incident grave ou un changement majeur nécessite une vérification avant que le statut actif puisse continuer
• la surveillance, l'accès ou les preuves nécessaires sont refusés ou matériellement obstrués
• la fabrication de preuves, la dissimulation ou la fausse déclaration matérielle sont établies ou indiquées de manière crédible
• L'utilisation abusive de la certification ou de la marque se poursuit après l'ordre d'arrêter
• le client certifié demande une suspension temporaire ; ou
• une autre condition rend la certification active inexacte ou peu fiable

ICEQC-CER-003 · Article 64

Effet de la suspension

Durant la suspension, la certification concernée n'est pas active.

Le client certifié doit immédiatement cesser de faire de nouvelles représentations selon lesquelles la portée suspendue est certifiée et doit corriger ou qualifier les représentations existantes comme indiqué.

Le certificat et le registre public doivent afficher le statut suspendu et la portée affectée de manière claire et opportune.

La suspension ne supprime pas les obligations du client certifié concernant les mesures correctives, la coopération en matière de surveillance, les apprenants, les dossiers, les plaintes, les données, la confidentialité ou la cessation des allégations trompeuses.

Le client certifié ne doit pas décrire la suspension comme une inactivité volontaire, un examen de routine ou un autre statut qui en dissimule l'effet.

ICEQC-CER-003 · Article 65

Restauration

La certification ne peut être restaurée qu'après que l'ICEQC a vérifié que :

L'étendue de la vérification de la restauration doit refléter la durée et la cause de la suspension, les changements intervenus pendant la suspension et la fiabilité des preuves antérieures.

La restauration doit être enregistrée comme une nouvelle décision de certification et doit identifier la date d'entrée en vigueur et tout calendrier de surveillance révisé.

• la cause de la suspension a été supprimée
• toutes les non-conformités applicables sont clôturées
• le maintien de la conformité est établi pour le périmètre concerné
• les déclarations et enregistrements trompeurs ont été corrigés ; et
• toute condition de surveillance supplémentaire est en place

ICEQC-CER-003 · Article 66

Retrait

L’ICEQC peut retirer la certification en totalité ou en partie lorsque :

Le retrait est définitif pour le certificat concerné, à moins qu'il ne soit modifié par un appel ou une nouvelle décision de certification ultérieure suite à une nouvelle demande.

La décision doit préciser la cessation des réclamations, la disposition du certificat, le statut du registre, le traitement des marques et toute obligation continue.

• la cause de la suspension n'est pas résolue dans le délai autorisé
• une défaillance grave ou systémique rend la restauration inappropriée
• le client certifié cesse l'activité certifiée ou n'existe plus sous une forme capable de détenir la certification
• la preuve d'une mauvaise conduite ou d'une fausse déclaration délibérée détruit matériellement la confiance dans la certification
• l'entité refuse obstinément les obligations de certification ; ou
• l'entité demande le retrait

ICEQC-CER-003 · Article 67

Motifs et dossier de la décision

Chaque décision de certification est enregistrée sous forme contrôlée et contient :

Les raisons doivent être suffisantes pour expliquer le résultat sans divulguer inutilement des informations protégées.

Un dossier de décision standardisé peut être utilisé, mais un résultat présélectionné ou une justification automatisée ne doit pas remplacer un jugement spécifique au cas.

• le type de décision et le résultat
• le demandeur ou client certifié et l'objet de la certification
• le périmètre concerné
• les documents et éditions d'exigences applicables
• les preuves matérielles et le raisonnement
• confirmation du statut de non-conformité
• toute date d'entrée en vigueur, période de validité, condition ou action requise
• l'identité, l'autorisation, la confirmation d'indépendance et la date du décideur ; et
• la voie et le délai de recours disponibles

ICEQC-CER-003 · Article 68

Notification, mise en œuvre et correction

L'ICEQC informera le demandeur ou le client certifié de la décision sous forme écrite contrôlée sans retard injustifié et généralement dans les cinq jours ouvrables suivant la date de la décision.

Une décision positive ne doit pas être publiquement présentée avant sa date d'entrée en vigueur et l'achèvement des contrôles requis en matière de certificat et de registre.

L'ICEQC doit mettre en œuvre la décision de manière cohérente dans le certificat, le registre public, les autorisations de marque et l'état interne du dossier.

Une erreur matérielle ou administrative peut être corrigée sans rouvrir le fond lorsque la correction ne modifie pas l'objet, la portée, le résultat substantiel ou la date d'entrée en vigueur de la certification. La correction doit rester traçable.

Une erreur substantielle ou un nouveau fait important doit être soumis à un décideur habilité. Si une protection immédiate est nécessaire, l'ICEQC peut imposer un contrôle de statut temporaire en attendant la nouvelle décision.

ICEQC-CER-003 · Article 87

Objectif de la surveillance

La surveillance doit déterminer si le client certifié continue de remplir toutes les exigences applicables au périmètre certifié et si la base de la décision de certification reste valable.

La surveillance doit être ciblée, proportionnée et fondée sur des preuves. Il n'est pas nécessaire de répéter chaque activité depuis la certification initiale lorsque la conformité continue peut être établie de manière fiable grâce à un examen plus approfondi.

La surveillance doit accorder une attention particulière aux changements, aux non-conformités antérieures, à l'efficacité des actions correctives, aux plaintes, aux incidents, aux demandes de certification et aux domaines dans lesquels une perte de contrôle aurait une conséquence importante.

La surveillance ne doit pas produire de score, de rang, de note ou d'indicateur comparatif de qualité.

ICEQC-CER-003 · Article 89

Programme de surveillance

L'ICEQC établira un programme de surveillance au moment ou immédiatement après la décision de certification.

Le programme doit identifier :

Le programme peut être révisé lorsque de nouvelles informations modifient le risque, la portée ou le besoin de preuves. Une révision matérielle doit être motivée et traçable.

• dates de cycle et fenêtres de réalisation
• Portée certifiée, sites, modes, plateformes, versions et dépendances matérielles
• exigences et contrôles à revoir à chaque étape
• non-conformités préalables et contrôles d'efficacité programmés
• Saisies obligatoires des changements, plaintes, incidents et réclamations
• méthodes de preuve planifiées et base d'échantillonnage
• fonctions ICEQC responsables ; et
• conditions nécessitant une surveillance ciblée ou particulière

ICEQC-CER-003 · Article 91

Entrées de surveillance de routine

La surveillance de routine doit obtenir et évaluer, le cas échéant :

Une déclaration à elle seule ne suffit pas à établir une conformité continue pour une question importante qui nécessite une vérification.

L'ICEQC peut s'appuyer sur des preuves déjà détenues lorsque sa source, sa portée, sa période, sa version et sa pertinence continue sont établies.

• une déclaration de portée actuelle et de conformité continue
• un calendrier des changements et événements majeurs depuis la dernière décision ou la dernière revue de surveillance
• informations actuelles sur la gouvernance et la personne responsable
• état et efficacité des actions correctives préalables
• informations sur les plaintes, les appels, les incidents et la protection des apprenants
• enregistrements sélectionnés de performances, de résultats, d'exceptions et de surveillance
• résultats de l'évaluation interne et de la revue de direction
• informations publiques actuelles et revendications de certification
• les questions de continuité, de sécurité ou de service numérique sont importantes pour la portée ; et
• toute preuve spécifiquement requise par le régime applicable ou une décision antérieure

ICEQC-CER-003 · Article 94

Surveillance ciblée

L'ICEQC peut lancer une surveillance ciblée lorsque des preuves spécifiques indiquent un domaine de préoccupation ou de changement défini.

Un déclencheur peut comprendre :

La surveillance ciblée doit définir le déclencheur, la portée affectée, le besoin de preuves, l'urgence et les conséquences possibles de la certification.

Un déclencheur doit être évalué avant qu’une conclusion défavorable ne soit tirée. Un risque crédible peut justifier une protection provisoire pendant que la vérification est en cours.

• une plainte fondée ou crédible
• un incident grave ou une divulgation protégée
• un changement non notifié
• non-conformité répétée ou associée
• suspicion d'utilisation abusive d'un certificat ou d'une marque
• informations publiques contradictoires
• problème d'intégrité des preuves
• interruption matérielle ou panne de service
• soumissions de surveillance tardives ou peu fiables ; ou
• un échantillon de contrôle qualité sélectionné par ICEQC

ICEQC-CER-003 · Article 95

Surveillance particulière

La surveillance spéciale est un examen accéléré ou supplémentaire en dehors du programme de routine lorsque l'affaire ne peut pas attendre de manière fiable le prochain examen programmé.

L'ICEQC peut effectuer une surveillance spéciale avec un préavis raccourci lorsqu'un préavis pourrait permettre la dissimulation, l'altération ou la perte de preuves pertinentes ou prolonger un risque grave.

Un préavis raccourci ne doit pas supprimer la possibilité raisonnable du client certifié de comprendre et de répondre à une conclusion défavorable.

La surveillance spéciale peut être limitée à une seule question ou étendue lorsque les preuves indiquent un effet plus large.

Le client certifié doit coopérer avec une surveillance spéciale valablement autorisée comme condition du maintien de la certification.

ICEQC-CER-003 · Article 98

Évaluation de la surveillance

Les preuves de surveillance doivent être évaluées par rapport aux exigences ICEQC actuellement applicables et à la portée certifiée.

L'examinateur doit déterminer :

Une conclusion de surveillance doit identifier la couverture, l'échantillon, les preuves, les limites, les résultats et la prochaine action recommandée.

Une limitation de preuve non résolue ne doit pas être enregistrée comme conformité.

• si chaque exigence examinée continue à être conforme
• si les actions correctives antérieures restent efficaces
• si les changements ont été identifiés et contrôlés
• si les plaintes, les incidents et les informations sur les performances indiquent un problème plus large
• si les allégations de certification restent exactes ; et
• si le programme de surveillance ou le statut de certification nécessite un changement

ICEQC-CER-003 · Article 99

Résultats de la surveillance et actions correctives

Une non-conformité identifiée lors de la surveillance doit être déclarée, classée et contrôlée dans les parties 3 et 4.

L'examinateur de la surveillance doit évaluer si la découverte affecte seulement une partie définie du champ d'application ou altère la confiance dans le système ou l'objet certifié dans son ensemble.

Une non-conformité majeure doit être signalée rapidement pour une action relative au statut de certification intermédiaire ou finale.

Une non-conformité générale peut se poursuivre pendant la période d'action corrective autorisée pendant que la certification reste active en vertu de la clause 59.2, à condition que la confiance dans la certification ne soit pas matériellement altérée.

Une constatation nécessitant une action au-delà de l'examen de surveillance doit être entrée dans le programme de surveillance et suivie jusqu'à sa clôture.

ICEQC-CER-003 · Article 100

Clôture de la surveillance

Une activité de surveillance de routine ou ciblée peut être jugée satisfaisante uniquement lorsque :

La clôture doit être autorisée par un examinateur compétent et enregistrée avec la date d'achèvement.

Lorsque les critères de clôture ne sont pas remplis, le dossier doit rester ouvert ou être renvoyé pour décision de certification.

• la couverture prévue a été réalisée ou un équivalent justifié a été approuvé
• les preuves sont suffisantes pour les questions examinées
• toutes les non-conformités de surveillance nécessaires à la clôture sont clôturées
• les contrôles préalables de l'efficacité des actions correctives sont terminés
• les changements majeurs, les plaintes et les incidents ont été traités
• la portée de la certification et le statut public restent précis ; et
• la prochaine action de surveillance ou de renouvellement est définie

ICEQC-CER-003 · Article 101

Suspension résultant d’une surveillance

La surveillance doit être renvoyée pour examen en suspension lorsque :

L'autorité de décision de certification doit déterminer l'action de statut et peut suspendre uniquement la portée séparable affectée lorsque la portée restante est fiable.

La suspension immédiate peut précéder l'achèvement du rapport de surveillance complet lorsqu'un retard entraînerait un préjudice important ou une fausse déclaration. Les motifs et les preuves doivent être enregistrés.

• le maintien de la conformité n'est pas établi pour une partie importante du champ d'application
• une non-conformité majeure est identifiée
• L'action corrective est en retard ou inefficace
• la surveillance est refusée, entravée ou ne peut être complétée parce que les preuves requises sont refusées
• un changement ou un incident grave reste incontrôlé
• les allégations de certification sont matériellement trompeuses ; ou
• une autre condition de la clause 63 s'applique

ICEQC-CER-003 · Article 102

Surveillance de la restauration

La vérification de la restauration doit porter sur la cause de la suspension, les exigences associées, les changements pendant la suspension et la condition de fonctionnement actuelle.

L'ICEQC ne rétablira pas la certification uniquement sur la base d'une assurance ou d'un plan écrit.

L'échantillon de restauration doit être suffisamment large pour établir que la correction et l'action corrective sont mises en œuvre dans l'ensemble du périmètre affecté.

Un certificat restauré reste dans la date d'expiration initiale à moins qu'une décision de renouvellement n'établisse un nouveau cycle.

L'ICEQC peut ajouter une surveillance ciblée après la restauration lorsqu'une surveillance continue est nécessaire pour confirmer une efficacité durable.

ICEQC-CER-003 · Article 103

Durée maximale de suspension

La suspension sera limitée dans le temps et ne dépassera généralement pas 180 jours calendaires.

Un maximum plus court s'applique lorsque cela est spécifié par la décision, le projet ou la conséquence de l'affaire.

L'ICEQC peut autoriser une prolongation justifiée uniquement lorsque des mesures correctives substantielles sont mises en œuvre, qu'un confinement efficace reste en place, que la restauration est raisonnablement imminente et que le maintien de la suspension n'est pas trompeur.

Si les conditions de restauration ne sont pas remplies à la date finale, l'ICEQC retirera la certification concernée ou en réduira la portée, le cas échéant.

ICEQC-CER-003 · Article 104

Réduction de la portée résultant de la surveillance

Lorsque la non-conformité est confinée à une partie séparable du champ d'application et que le champ d'application restant continue à être conforme, l'ICEQC peut réduire le champ d'application au lieu de suspendre ou de retirer l'intégralité de la certification.

Les preuves doivent établir que la défaillance ne porte pas atteinte à la gouvernance, aux ressources, aux systèmes, aux données, au personnel ou aux contrôles communs soutenant le périmètre restant.

Le client certifié doit mettre à jour chaque réclamation, affichage de certificat, site Web, plate-forme, contrat, proposition et autre représentation concerné(e) à la date indiquée.

La réentrée dans la portée supprimée nécessite une décision d'extension et ne doit pas se produire automatiquement après la correction.

ICEQC-CER-003 · Article 105

Retrait résultant d'une surveillance

L'ICEQC envisagera le retrait lorsque la surveillance établit une défaillance persistante, délibérée, systémique ou irrémédiable, ou lorsque la suspension ne peut être résolue dans le délai autorisé.

Le retrait peut être limité à la portée affectée uniquement lorsque le reste continue de respecter la clause 104.2.

Le client certifié doit cesser ses demandes de certification pour le périmètre retiré et remplir les obligations continues énoncées dans la décision.

Un statut retiré doit rester visible dans le registre public pendant la période déterminée par l'ICEQC afin d'éviter toute confiance trompeuse et de préserver l'historique de vérification.

ICEQC-CER-003 · Article 108

Incidents graves et protection immédiate

Dès réception d'informations crédibles sur un incident grave pertinent pour la portée certifiée, l'ICEQC déterminera rapidement la nécessité de préserver les preuves, de protection provisoire, de surveillance ciblée et d'examen du statut de certification.

L'ICEQC n'assume pas le rôle d'un service d'urgence, d'une autorité publique ou d'un enquêteur spécialisé. Le client certifié reste responsable de la réponse immédiate et des notifications applicables.

L'ICEQC évaluera uniquement l'effet de l'incident et de la réponse sur les exigences applicables de l'ICEQC et la validité de la certification.

L'examen doit prendre en compte le risque persistant, les personnes affectées, le confinement, la véracité de la notification, l'efficacité du contrôle, la récurrence, les réclamations publiques et la nécessité de preuves spécialisées.

Une enquête active ailleurs n'empêche pas automatiquement l'action de l'ICEQC lorsque des preuves suffisantes soutiennent une décision de certification protectrice nécessaire.

ICEQC-CER-003 · Article 109

Registre public et contrôle de statut

L'ICEQC tiendra le registre public comme source faisant autorité du statut actuel de la certification.

Le registre précise, le cas échéant :

Le registre ne doit pas afficher de score, de note, de rang, d'étoile, de récompense ou d'étiquette de performance relative.

Une mise à jour du statut doit être effectuée sans retard injustifié après la décision effective. En cas de retard du système, l'ICEQC appliquera un avis public alternatif suffisant pour éviter une confiance trompeuse.

• client certifié et objet de certification
• périmètre de certification précis
• Document d'exigence ICEQC applicable et édition
• identifiant du certificat
• dates d'entrée en vigueur et d'expiration
• statut actif, suspendu, réduit, retiré ou expiré ; et
• la date d'entrée en vigueur et la portée affectée d'un changement de statut

ICEQC-CER-003 · Article 110

Dossier de surveillance

L'ICEQC conservera un dossier de surveillance contenant :

Le dossier doit permettre de reconstituer les raisons pour lesquelles la certification a été maintenue, modifiée ou terminée.

• le programme et le plan d'activités actuels
• soumissions, déclarations et index des preuves
• méthodes, échantillons, participants et dates
• évaluation des preuves et limites
• changements, plaintes, incidents et examens des réclamations
• résultats et enregistrements d'actions correctives
• décision de clôture ou de certification
• mise en œuvre à statut public ; et
• la prochaine action planifiée

ICEQC-CER-003 · Article 111

Cohérence des constats et des décisions

L'ICEQC doit maintenir des contrôles pour promouvoir une interprétation, une classification, une vérification des actions correctives, une décision et une action de statut matériellement cohérentes dans tous les programmes et cas.

Les contrôles peuvent inclure un calibrage des compétences, un examen anonymisé des cas, des critères de décision contrôlés, une consultation technique, un échantillonnage périodique et un examen des décisions annulées.

La cohérence n'exige pas un traitement identique lorsque la portée, les preuves, les conséquences, l'historique d'exploitation ou d'autres faits importants diffèrent. La raison d'un écart important par rapport au traitement habituel doit être enregistrée.

Une erreur antérieure ne doit pas être répétée uniquement par souci de cohérence. L'ICEQC corrigera le cas actuel et déterminera si les cas antérieurs nécessitent un réexamen.

ICEQC-CER-003 · Article 114

Non-conformité ICEQC et action corrective

L'ICEQC doit identifier et contrôler les non-conformités dans ses propres processus de certification, y compris un échec résultant d'un examen de cas, d'une plainte, d'un appel, d'un incident de données ou d'une tendance de performance.

L'action corrective ICEQC doit inclure la correction, l'évaluation de la cause et de l'étendue, l'action, la responsabilité, le calendrier et la vérification de l'efficacité proportionnés à la conséquence.

Lorsqu'un échec du processus ICEQC peut avoir affecté une décision de certification ou une partie, l'ICEQC examinera le cas et fournira la correction appropriée sans exiger que la partie affectée fasse appel.

La sensibilité commerciale, le souci de réputation ou l'ancienneté du personnel ne doivent pas empêcher l'enregistrement et la correction des non-conformités internes.

ICEQC-CER-003 · Article 115

Suivi des performances

L'ICEQC surveillera l'exécution de cette procédure en utilisant des mesures capables d'identifier les retards, les incohérences, la récurrence et les faiblesses du contrôle.

Les mesures peuvent inclure :

Les mesures de performance ne doivent pas récompenser des taux d'approbation de certification plus élevés, des taux de découverte plus faibles ou une rétention commerciale au détriment de décisions de conformité fiables.

• temps nécessaire pour émettre des conclusions et des décisions
• Réponse à l'action corrective et temps de fermeture
• non-conformité tardive et récurrente
• surveillance terminée dans les fenêtres de cycle
• Délais et résultats des appels
• décisions corrigées grâce à un examen de la qualité
• précision de la mise en œuvre des certificats et des registres ; et
• performances en matière de confidentialité, d'accessibilité et de contrôle des conflits

ICEQC-CER-003 · Article 116

Enregistrements contrôlés

Les enregistrements créés dans le cadre de cette procédure doivent être identifiables, complets, à jour, protégés, récupérables et traçables jusqu'à l'autorité et la date.

Un changement important apporté à une constatation, une action, une décision, un appel ou un enregistrement de statut doit conserver la version antérieure ou un historique d'audit équivalent.

L'accès doit être basé sur la fonction attribuée et la sensibilité des informations. L'exportation, le téléchargement, le partage et le stockage local doivent être restreints en conséquence.

Les enregistrements ne doivent pas être stockés dans un compte personnel, un appareil, un canal de messagerie ou un emplacement non approuvé.

Lorsqu'un système est remplacé ou que des données sont migrées, l'ICEQC doit vérifier l'exhaustivité, l'intégrité, les liens, les autorisations et la récupération continue.