Fundamento de la decisión de certificación
La certificación es una determinación binaria frente a los requisitos aplicables al alcance confirmado. Una decisión positiva no está disponible mientras un requisito aplicable siga siendo no conforme o no se haya verificado que la remediación requerida esté completa. La fortaleza en una parte del alcance no puede compensar una no conformidad en otra parte, y el pago, la reputación, la membresía, la posición en el mercado o la ausencia de quejas no pueden sustituir la evidencia verificada.
La persona autorizada para tomar decisiones revisa el paquete de decisiones controladas en lugar de repetir la evaluación. La revisión aborda el alcance y la aplicabilidad, la base de evidencia, los hallazgos, la remediación, las conclusiones de la revisión técnica, la competencia, los conflictos, la coherencia y la acción exacta propuesta. La decisión y los motivos se registran, notifican y ejecutan con fecha de entrada en vigor.
Las acciones disponibles incluyen concesión, denegación, mantenimiento, renovación, prórroga, reducción, suspensión, restauración, retirada, caducidad y terminación según lo permita el procedimiento de control. El Registro Público de Certificados es la fuente pública autorizada para conocer el estado actual. Una imagen de certificado, registro copiado, anuncio o reclamo histórico no anula el registro.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 2
Propósito
El propósito de este Procedimiento es garantizar que una conclusión de certificación se convierta en un resultado de certificación consistente, imparcial, rastreable y ejecutable.
Este Procedimiento prevé:
- la identificación, clasificación, comunicación y control de las no conformidades
- la presentación, revisión, verificación y cierre de la corrección y acción correctiva
- revisión y decisión de certificación independiente
- acciones de denegación, reducción, suspensión, reposición, desistimiento, caducidad y otras acciones de estatus
- un proceso de apelación accesible e independiente
- vigilancia planificada y basada en eventos durante todo el ciclo de certificación
- control de registros de certificación, estado público y acción consecuente; y
- aplicación consistente en todos los esquemas de certificación ICEQC sin puntuación, clasificación o certificación escalonada
ICEQC-CER-003 · Cláusula 5
Principios rectores
Las actividades bajo este Procedimiento se regirán por:
La evidencia se evaluará por su sustancia. No se requerirá una estructura organizativa, formato de registro, terminología o tecnología particular cuando otro acuerdo cumple de manera demostrable el requisito aplicable.
La carga administrativa impuesta a un solicitante o cliente certificado no será mayor de lo razonablemente necesario para alcanzar y mantener una conclusión confiable.
La proporcionalidad no se utilizará para renunciar a un requisito aplicable, aceptar evidencia insuficiente, dejar una no conformidad abierta para una decisión de certificación positiva o reducir la protección necesaria.
- imparcialidad y libertad de influencia comercial
- determinación basada en evidencia
- competencia y debido cuidado profesional
- consistencia del tratamiento para casos materialmente similares
- proporcionalidad a la naturaleza, escala y consecuencia del asunto
- protección oportuna de los estudiantes y otras personas afectadas
- equidad, incluida la oportunidad de comprender y responder a un asunto adverso
- confidencialidad, minimización de datos y acceso controlado
- trazabilidad de hallazgos, acciones y decisiones; y
- estado público claro y preciso
ICEQC-CER-003 · Cláusula 6
Conformidad binaria y estado de certificación igual
Cada requisito aplicable deberá concluirse como conforme o no conforme. Un requisito puede registrarse como no aplicable solo cuando hechos objetivos establezcan que el requisito no se aplica al objeto o alcance de la certificación.
Una conclusión no aplicable identificará la base fáctica y se confirmará durante la revisión de certificación independiente. La ausencia de una condición dentro de un requisito no hará que el requisito completo sea inaplicable cuando otra condición siga siendo relevante.
La certificación se otorgará solo después de que todos los requisitos aplicables cumplan y se cierren todas las no conformidades.
ICEQC no emitirá una puntuación, porcentaje, calificación, rango, estrella, premio, distinción, estatus premium u otra expresión de superioridad relativa como decisión de certificación.
Una fortaleza, innovación o desempeño por encima de un requisito no compensará el incumplimiento de otro requisito.
Cada objeto certificado según el mismo documento de requisitos, edición, módulos aplicables y condiciones de alcance tiene el mismo estado de conformidad.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 8
Propiedad y autoridad del procedimiento
El Comité del Esquema de Certificación ICEQC es propietario de este Procedimiento y controla su interpretación, mantenimiento y uso autorizado.
Las decisiones de certificación serán tomadas únicamente por la Autoridad de Decisión de Certificación de ICEQC o una persona o panel al que esa autoridad haya asignado autorización de decisión por escrito.
Las apelaciones serán determinadas únicamente por un Panel de Apelaciones designado conforme a este Procedimiento.
La vigilancia será planificada, realizada y revisada únicamente por personas autorizadas para su esquema y función de certificación asignados.
Un sistema automatizado puede organizar registros, verificar que estén completos, identificar inconsistencias o respaldar el control del flujo de trabajo. No clasificará de forma independiente una no conformidad, cerrará una acción correctiva, tomará una decisión de certificación, determinará una apelación o impondrá un estado de certificación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 10
Responsabilidad ICEQC
ICEQC conserva la responsabilidad de cada hallazgo, verificación de acciones correctivas, decisión de certificación, determinación de apelación, conclusión de vigilancia y estado de certificación emitido en su nombre.
ICEQC establecerá suficiente autoridad, competencia, seguridad de la información, control de registros y supervisión para cada actividad realizada bajo este Procedimiento.
El uso de personal, tecnología o evidencia externos no transferirá la responsabilidad de ICEQC por la acción de certificación resultante.
ICEQC mantendrá una clara separación entre la actividad comercial y la autoridad técnica o de gobernanza ejercida bajo este Procedimiento.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 13
Revisor de acciones correctivas
Un revisor de acciones correctivas deberá tener competencia adecuada al requisito, objeto de certificación, método de evidencia y consecuencia de un cierre incorrecto.
El revisor deberá determinar si se ha implementado la corrección, si la causa y el alcance se han evaluado adecuadamente, si la acción correctiva es proporcionada y si se ha demostrado la eficacia.
El revisor puede ser miembro del equipo de evaluación original si lo permite el esquema aplicable y si ningún conflicto impide la verificación objetiva.
El cierre de una no conformidad no constituirá en sí mismo una decisión de certificación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 14
Autoridad de decisión de certificación
La Autoridad de Decisión de Certificación conservará la responsabilidad final de cada decisión de certificación.
Un tomador de decisiones no habrá participado en la evaluación o verificación de acciones correctivas para el mismo caso y no habrá brindado consultoría, promoción de ventas o representación del solicitante en relación con el objeto de certificación.
Quien toma las decisiones tendrá acceso a toda la información necesaria para determinar la solicitud y podrá requerir aclaraciones, verificación adicional o corrección del paquete de decisiones.
Quien toma decisiones no sustituirá la preferencia comercial, la reputación personal, la opinión de expertos no respaldada o la recomendación automatizada por evidencia verificada.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 17
Independencia y conflictos de intereses
Cada persona asignada bajo este Procedimiento deberá revelar un conflicto de intereses real, potencial o percibido antes de recibir información restringida del caso y siempre que surja un nuevo conflicto.
ICEQC evaluará el conflicto y excluirá, reemplazará, restringirá o supervisará a la persona cuando su imparcialidad pueda razonablemente cuestionarse.
No se asignará a una persona para tomar o determinar una decisión si esa persona:
La familiaridad con un esquema, sector o tema técnico no crea por sí solo un conflicto. La implicación previa con el objeto de certificación particular se evaluará de acuerdo con su naturaleza, oportunidad y materialidad.
Las declaraciones de conflicto y la disposición de cada conflicto material se conservarán en el expediente.
- realizó la actividad que se está revisando
- informó al solicitante cómo obtener el resultado en disputa
- tiene un interés material financiero, laboral, familiar o personal cercano en el resultado
- está sujeto a un objetivo comercial o instrucción vinculada al resultado; o
- ha expresado una opinión fija que impide la consideración justa del expediente
ICEQC-CER-003 · Cláusula 18
Confidencialidad, accesibilidad y protección
La información recibida o creada bajo este Procedimiento será accesible sólo a las personas cuya función asignada lo requiera.
ICEQC utilizará la mínima información personal, confidencial o comercialmente sensible razonablemente necesaria para la actividad.
Una parte puede solicitar un método de comunicación accesible o un ajuste procesal razonable. ICEQC proporcionará un ajuste adecuado a menos que impida una verificación confiable, comprometa los derechos de otra persona o altere el requisito de certificación sustancial.
Un alumno, empleado, denunciante, testigo u otra persona no estará expuesto a daños evitables, intimidación, represalias o divulgación inadecuada a través de actividades de verificación, apelación o vigilancia de acciones correctivas.
La confidencialidad no se utilizará para ocultar pruebas necesarias para una decisión confiable. Cuando la divulgación directa esté restringida, ICEQC considerará el acceso controlado, redacción, agregación, visualización segura u otro método proporcionado.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 51
Requisito de una decisión autorizada
Un estado de certificación se otorgará, renovará, ampliará, reducirá, suspenderá, restablecerá o retirará únicamente mediante una decisión de certificación autorizada.
Una conclusión de evaluación, cierre de acción correctiva, recomendación, estado automatizado o aprobación comercial no constituirá una decisión de certificación.
La decisión se basará en los requisitos controlados aplicables, evidencia verificada y registros válidos para el objeto de certificación, alcance y período relevante.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 52
Paquete de decisiones
El paquete de decisiones contendrá, según corresponda:
El paquete de decisiones deberá ser lo suficientemente completo para que una persona competente que no participe en la evaluación comprenda y pruebe el resultado propuesto.
No se omitirá información simplemente porque sea adversa, confidencial, comercialmente inconveniente o inconsistente con la recomendación.
- identidad verificada del solicitante y objeto de certificación
- alcance de certificación propuesto y cualquier exclusión o limitación
- documentos, ediciones y módulos de requisitos de ICEQC aplicables
- registros de solicitud y evaluación
- plan de evaluación de evidencias, índice de evidencias e informe de evaluación
- conclusiones de conformidad para cada requisito aplicable
- razones objetivas para cada conclusión no aplicable
- todas las no conformidades y sus registros de cierre verificados
- quejas, incidentes, cambios o asuntos de integridad importantes para la decisión
- registros de competencia e independencia de las personas asignadas
- el certificado propuesto y los datos del registro público; y
- la recomendación de evaluación y cualquier punto de vista material disidente
ICEQC-CER-003 · Cláusula 53
Puerta de completitud
Antes de la revisión de la decisión técnica, ICEQC deberá confirmar que:
Un paquete incompleto se devolverá para su finalización y no se avanzará asumiendo una conclusión favorable.
La finalización de la puerta administrativa no determina los méritos técnicos.
- la identidad y el alcance son inequívocos
- todos los requisitos aplicables tienen una conclusión registrada
- Las conclusiones no aplicables están objetivamente justificadas.
- la evidencia es rastreable hasta cada conclusión
- cada no conformidad se cierra para una propuesta de decisión positiva
- Se han completado los controles obligatorios de competencia e independencia.
- se han atendido quejas, incidencias y cambios materiales; y
- La información del certificado y del registro público es precisa.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 54
Competencia e independencia de la persona que toma decisiones
El tomador de decisiones asignado deberá tener la competencia adecuada para el esquema de certificación, el objeto de certificación, el tipo de decisión, los métodos de evidencia y las cuestiones técnicas o de protección materiales.
Quien toma las decisiones será independiente de acuerdo con las cláusulas 14 y 17 y deberá completar una declaración de conflicto específica del caso.
Cuando una persona no posee toda la competencia requerida, ICEQC puede designar un panel de decisión u obtener información técnica controlada. La persona autorizada para tomar decisiones conserva la responsabilidad de la decisión.
Un asesor técnico deberá revelar las limitaciones y no decidirá un asunto fuera de la autorización del asesor.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 55
Revisión de decisiones
Quien toma las decisiones deberá determinar si:
El tomador de decisiones puede solicitar aclaraciones, evidencia adicional, verificación ampliada, corrección de un hallazgo, reconsideración del alcance o una nueva conclusión de evaluación.
Quien toma las decisiones no realizará personalmente el trabajo de evaluación faltante y luego decidirá ese mismo trabajo. La evaluación adicional material se asignará y devolverá a través del paquete de decisión.
- la evaluación se planificó y realizó según los procedimientos aplicables de ICEQC
- la evidencia es suficiente, confiable y actual para el alcance propuesto
- Las conclusiones de la evaluación se derivan lógicamente de la evidencia.
- Las clasificaciones y los cierres de acciones correctivas son consistentes y están justificados.
- todos los requisitos aplicables cumplen
- ningún asunto abierto invalida el estado propuesto
- el alcance puede establecerse con precisión y entenderse públicamente; y
- las disposiciones de validez y vigilancia propuestas son apropiadas
ICEQC-CER-003 · Cláusula 56
Decisiones disponibles
La Autoridad de Decisión de Certificación podrá decidir:
ICEQC puede aplazar una decisión cuando la información o verificación definida sigue pendiente. El aplazamiento no es una decisión de certificación positiva y no autoriza una reclamación de certificación para un alcance no certificado o modificado.
ICEQC no otorgará certificación condicional cuando un requisito aplicable siga siendo no conforme.
- certificación de subvención
- certificación de rechazo
- mantener la certificación después de la vigilancia o revisión de cambios
- renovar certificación
- ampliar el alcance de la certificación
- reducir el alcance de la certificación
- suspender la certificación total o parcialmente
- restablecer la certificación total o parcialmente; o
- retirar la certificación total o parcialmente
ICEQC-CER-003 · Cláusula 57
Criterios para una decisión positiva
La certificación podrá otorgarse, renovarse, ampliarse o restablecerse únicamente cuando:
Se puede adjuntar una condición administrativa solo cuando se refiere a la implementación del acuerdo de certificación y no sustituye la conformidad ni permite una no conformidad abierta.
La certificación no se acelerará reduciendo la evidencia requerida, eludiendo la revisión o tratando la acción planificada como una acción completada.
- el solicitante y el objeto de certificación son elegibles según el esquema aplicable
- el alcance de la certificación es preciso y está respaldado por evidencia verificada
- todos los requisitos aplicables son conformes
- se cierra toda no conformidad que afecte el alcance propuesto
- las limitaciones de la evidencia no impiden una conclusión confiable
- Las quejas, incidencias y cambios materiales se han resuelto lo suficiente como para tomar una decisión.
- el solicitante ha aceptado las obligaciones continuas aplicables; y
- el certificado propuesto y la entrada de registro se pueden emitir con precisión
ICEQC-CER-003 · Cláusula 58
Denegación y aplazamiento
La certificación se rechazará cuando el solicitante no cumpla con todos los requisitos aplicables para el alcance propuesto, no se pueda obtener la evidencia necesaria para una conclusión confiable después de una oportunidad razonable, un problema de integridad material permanezca sin resolver o el solicitante rechace una obligación de certificación aplicable.
Una denegación identificará las razones principales y no se describirá como un grado inferior de certificación.
Se puede aplazar una decisión cuando el asunto restante es capaz de resolverse dentro de un período definido y el aplazamiento no crea un estado público engañoso o un riesgo material.
Una solicitud aplazada se cerrará sin certificación cuando el solicitante no complete la acción requerida dentro del período autorizado y no se conceda una prórroga justificada.
La denegación no impide una nueva solicitud posterior, sujeta al régimen aplicable y resolución de los motivos de la denegación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 59
Mantenimiento tras la vigilancia
La certificación se puede mantener después de la vigilancia solo cuando se ha establecido la conformidad continua y se han cerrado todas las no conformidades requeridas para el cierre de la vigilancia.
La emisión de una no conformidad general durante la vigilancia no cambia por sí sola un estado público activo mientras el período de acción correctiva autorizado permanece en vigor, a menos que la naturaleza o el alcance del asunto afecte la confianza en la certificación.
La vigilancia no se registrará como completada satisfactoriamente hasta que se complete la verificación de la acción correctiva requerida.
No cerrar una no conformidad dentro del período autorizado dará lugar a una revisión para suspensión, reducción del alcance o retiro.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 60
Renovación
Una decisión de renovación establece un nuevo ciclo de certificación y se deberá tomar antes de que expire el certificado actual.
La renovación considerará el desempeño completo del objeto de certificación durante el ciclo final, incluyendo vigilancia, cambios, quejas, incidentes, no conformidades, acciones correctivas, reclamos de certificación y evidencia actual.
No se concederá la renovación con una no conformidad abierta.
Cuando la renovación no se puede completar antes de la expiración, la certificación expira a menos que ICEQC haya completado todas las evaluaciones requeridas y el retraso sea únicamente un retraso administrativo de ICEQC que no afecte la confianza. Cualquier decisión de continuidad excepcional deberá ser autorizada, tener un límite de tiempo y ser públicamente precisa.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 61
Ampliación del alcance
Una nueva actividad, sitio, modo, programa, plataforma, versión, modelo, población o reclamo no se presentará como certificado hasta que una decisión de extensión entre en vigor.
La evaluación de la ampliación cubrirá el nuevo alcance y cualquier control existente del que dependa.
Se puede conceder una extensión sólo cuando todos los requisitos aplicables a la conformidad del alcance ampliado y las no conformidades relacionadas estén cerrados.
ICEQC puede combinar una extensión con vigilancia o renovación cuando las actividades permanezcan rastreables por separado y la evidencia resultante sea suficiente.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 62
Reducción de alcance
ICEQC puede reducir el alcance cuando una parte separable ya no cumple con los requisitos aplicables, no se puede verificar, ha cesado, se elimina voluntariamente o requiere exclusión para evitar una afirmación de certificación engañosa.
La reducción no se utilizará cuando la falla afectada afecte materialmente los controles que respaldan el alcance restante.
La decisión deberá definir el alcance eliminado, la fecha de vigencia, la acción del certificado, la actualización del registro y la corrección requerida de las reclamaciones.
El alcance restante se revisará para confirmar que es coherente, está respaldado de forma independiente y no es engañoso sin la parte eliminada.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 63
Suspensión
ICEQC podrá suspender la certificación total o parcialmente cuando:
La suspensión puede ser inmediata cuando la demora expondría a los estudiantes o al público a daños materiales o tergiversaciones.
La decisión de suspensión deberá expresar el alcance afectado, los motivos, la fecha de efectividad, la acción requerida, las condiciones de verificación y el plazo de restauración.
- una no conformidad importante afecta la confianza en la conformidad continua
- una no conformidad requerida no se cierra dentro del período autorizado
- un incidente grave o un cambio importante requiere verificación antes de que el estado activo pueda continuar
- Se niega o se obstruye materialmente la vigilancia, el acceso o las pruebas necesarias.
- se establece o se indica de manera creíble la fabricación, el ocultamiento o la tergiversación material de evidencia
- El uso indebido de la certificación o la marca continúa después de que se le indique que se detenga
- el cliente certificado solicita suspensión temporal; o
- otra condición hace que la certificación activa sea inexacta o poco confiable
ICEQC-CER-003 · Cláusula 64
Efecto de la suspensión
Durante la suspensión, la certificación afectada no está activa.
El cliente certificado deberá cesar inmediatamente las nuevas representaciones de que el alcance suspendido está certificado y deberá corregir o calificar las representaciones existentes según se le indique.
El certificado y registro público deberá reflejar de manera clara y oportuna el estado suspendido y el alcance afectado.
La suspensión no elimina las obligaciones del cliente certificado con respecto a acciones correctivas, cooperación de vigilancia, alumnos, registros, quejas, datos, confidencialidad o cese de reclamos engañosos.
El cliente certificado no deberá describir la suspensión como inactividad voluntaria, revisión de rutina u otro estado que oculte su efecto.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 65
Restauración
La certificación se puede restaurar solo después de que ICEQC verifique que:
El alcance de la verificación de restauración deberá reflejar la duración y la causa de la suspensión, los cambios durante la suspensión y la confiabilidad de la evidencia anterior.
La restauración se registrará como una nueva decisión de certificación e identificará la fecha de vigencia y cualquier cronograma de vigilancia revisado.
- se ha eliminado la causa de la suspensión
- todas las no conformidades aplicables están cerradas
- Se establece conformidad continua para el ámbito afectado.
- Se han corregido las afirmaciones y registros engañosos; y
- cualquier condición de vigilancia adicional está implementada
ICEQC-CER-003 · Cláusula 66
Retiro
ICEQC podrá retirar la certificación total o parcialmente cuando:
El retiro es definitivo para el certificado afectado a menos que se modifique mediante una apelación o una nueva decisión de certificación posterior después de una nueva solicitud.
La decisión especificará el cese de reclamaciones, la disposición del certificado, el estado del registro, el tratamiento de las marcas y cualquier obligación continua.
- la causa de suspensión no se resuelve dentro del plazo autorizado
- una falla grave o sistémica hace que la restauración sea inapropiada
- el cliente certificado cesa la actividad certificada o ya no existe en una forma capaz de mantener la certificación
- evidencia de mala conducta o tergiversación deliberada destruye materialmente la confianza en la certificación
- la entidad rechaza persistentemente las obligaciones de certificación; o
- la entidad solicita retiro
ICEQC-CER-003 · Cláusula 67
Motivos y registro de la decisión
Cada decisión de certificación deberá registrarse de forma controlada y deberá contener:
Las razones deberán ser suficientes para explicar el resultado sin revelar información protegida innecesariamente.
Se puede utilizar un registro de decisión estandarizado, pero un resultado preseleccionado o una justificación automatizada no reemplazarán el juicio específico del caso.
- el tipo de decisión y el resultado
- el solicitante o cliente certificado y objeto de certificación
- el alcance afectado
- los documentos y ediciones de requisitos aplicables
- la evidencia material y el razonamiento
- confirmación del estado de no conformidad
- cualquier fecha de vigencia, período de validez, condición o acción requerida
- la identidad, autorización, confirmación de independencia y fecha del tomador de decisiones; y
- la ruta de apelación disponible y la fecha límite
ICEQC-CER-003 · Cláusula 68
Notificación, implementación y corrección.
ICEQC notificará al solicitante o cliente certificado la decisión en forma escrita controlada sin demora indebida y normalmente dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha de la decisión.
Una decisión positiva no se representará públicamente antes de su fecha de entrada en vigor y de la finalización de los controles de certificado y registro requeridos.
ICEQC implementará la decisión de manera consistente en todo el certificado, el registro público, los permisos de marca y el estado interno del caso.
Un error administrativo o administrativo puede corregirse sin reabrir el fondo cuando la corrección no cambia el objeto de la certificación, el alcance, el resultado sustantivo o la fecha de vigencia. La corrección seguirá siendo rastreable.
Un error sustancial o un hecho material nuevo se remitirá a una persona autorizada para tomar decisiones. Si es necesaria protección inmediata, ICEQC puede imponer un control de estado temporal en espera de la nueva decisión.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 87
Propósito de la vigilancia
La vigilancia determinará si el cliente certificado continúa cumpliendo con todos los requisitos aplicables al alcance certificado y si la base de la decisión de certificación sigue siendo válida.
La vigilancia deberá ser específica, proporcionada y basada en pruebas. No es necesario repetir todas las actividades desde la certificación inicial donde la conformidad continua se puede establecer de manera confiable a través de una revisión más estrecha.
La vigilancia prestará especial atención a los cambios, las no conformidades anteriores, la eficacia de las acciones correctivas, las quejas, los incidentes, las reclamaciones de certificación y las áreas en las que la pérdida de control tendría una consecuencia material.
La vigilancia no producirá una puntuación, rango, calificación o indicador de calidad comparativo.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 89
Programa de vigilancia
ICEQC establecerá un programa de vigilancia en el momento de la decisión de certificación o inmediatamente después.
El programa identificará:
El programa podrá revisarse cuando nueva información cambie el riesgo, el alcance o la necesidad de evidencia. Una revisión material deberá ser razonada y rastreable.
- fechas de ciclo y ventanas de finalización
- alcance certificado, sitios, modos, plataformas, versiones y dependencias materiales
- requisitos y controles a revisar en cada etapa
- no conformidades previas y controles de efectividad programados
- entradas obligatorias de cambios, quejas, incidentes y reclamos
- métodos de evidencia planificados y base de muestreo
- funciones responsables de ICEQC; y
- condiciones que requieren vigilancia específica o especial
ICEQC-CER-003 · Cláusula 91
Entradas de vigilancia de rutina
La vigilancia rutinaria deberá obtener y evaluar, según corresponda:
Una declaración por sí sola no establecerá la conformidad continua para un asunto material que requiere verificación.
ICEQC puede basarse en evidencia ya poseída donde se establece su fuente, alcance, período, versión y relevancia continua.
- una declaración de alcance actual y conformidad continua
- un cronograma de cambios y eventos importantes desde la última decisión o revisión de vigilancia
- gobernanza actual e información de la persona responsable
- estado y efectividad de acciones correctivas anteriores
- información sobre quejas, apelaciones, incidentes y protección del alumno
- registros seleccionados de rendimiento, resultados, excepciones y monitoreo
- resultados de evaluación interna y revisión por la dirección
- información pública actual y reclamaciones de certificación
- continuidad, seguridad o asuntos de servicios digitales importantes para el alcance; y
- cualquier evidencia específicamente requerida por el esquema aplicable o decisión anterior
ICEQC-CER-003 · Cláusula 94
Vigilancia dirigida
ICEQC puede iniciar una vigilancia específica cuando evidencia específica indique un área definida de preocupación o cambio.
Un desencadenante puede incluir:
La vigilancia dirigida definirá el desencadenante, el alcance afectado, la necesidad de evidencia, la urgencia y la posible consecuencia de la certificación.
Se evaluará un desencadenante antes de llegar a una conclusión adversa. Un riesgo creíble puede justificar una protección provisional mientras se realiza la verificación.
- una queja fundamentada o creíble
- un incidente grave o divulgación protegida
- un cambio no notificado
- no conformidad repetida o relacionada
- sospecha de uso indebido de certificado o marca
- información pública contradictoria
- preocupación por la integridad de la evidencia
- interrupción del material o falla del servicio
- presentaciones de vigilancia tardías o poco confiables; o
- una muestra de control de calidad seleccionada por ICEQC
ICEQC-CER-003 · Cláusula 95
Vigilancia especial
La vigilancia especial es una revisión acelerada o adicional fuera del programa de rutina donde el asunto no puede esperar de manera confiable la siguiente revisión programada.
ICEQC puede realizar vigilancia especial con aviso más corto cuando el aviso previo podría permitir la ocultación, alteración o pérdida de evidencia relevante o prolongar un riesgo grave.
La notificación abreviada no eliminará la oportunidad razonable del cliente certificado de comprender y responder a un hallazgo adverso.
La vigilancia especial puede limitarse a un solo tema o ampliarse cuando la evidencia indique un efecto más amplio.
El cliente certificado deberá cooperar con la vigilancia especial válidamente autorizada como condición para continuar con la certificación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 98
Evaluación de vigilancia
La evidencia de vigilancia se evaluará en comparación con los requisitos actuales aplicables de ICEQC y el alcance certificado.
El revisor determinará:
Una conclusión de vigilancia deberá identificar la cobertura, la muestra, la evidencia, las limitaciones, los hallazgos y la siguiente acción recomendada.
Una limitación de evidencia no resuelta no se registrará como conformidad.
- si cada requisito revisado continúa cumpliendo
- si las acciones correctivas anteriores siguen siendo efectivas
- si los cambios han sido identificados y controlados
- si las quejas, los incidentes y la información de rendimiento indican un problema más amplio
- si las afirmaciones de certificación siguen siendo precisas; y
- si el programa de vigilancia o el estado de certificación requieren cambios
ICEQC-CER-003 · Cláusula 99
Hallazgos de vigilancia y acciones correctivas
Una no conformidad identificada durante la vigilancia se declarará, clasificará y controlará según las Partes 3 y 4.
El revisor de vigilancia deberá evaluar si el hallazgo afecta solo una parte definida del alcance o perjudica la confianza en el sistema u objeto certificado en su conjunto.
Una no conformidad importante deberá remitirse de inmediato para una acción de estado de certificación provisional o final.
Una no conformidad general puede continuar durante el período de acción correctiva autorizado mientras la certificación permanece activa según la cláusula 59.2, siempre que la confianza en la certificación no se vea afectada materialmente.
Un hallazgo que requiera acción más allá de la revisión de vigilancia se ingresará en el programa de vigilancia y se realizará un seguimiento hasta el cierre.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 100
Cierre de vigilancia
Una actividad de vigilancia rutinaria o específica puede cerrarse como satisfactoria sólo cuando:
El cierre será autorizado por un revisor competente y registrado con la fecha de finalización.
Cuando no se cumplan los criterios de cierre, el caso permanecerá abierto o se remitirá para una decisión de certificación.
- se ha completado la cobertura planificada o se ha aprobado un equivalente justificado
- la evidencia es suficiente para los asuntos revisados
- todas las no conformidades de vigilancia requeridas para el cierre están cerradas
- Se han completado las comprobaciones previas de eficacia de las acciones correctivas.
- Se han atendido cambios importantes, quejas e incidencias.
- el alcance de la certificación y el estado público siguen siendo precisos; y
- se define la siguiente acción de vigilancia o renovación
ICEQC-CER-003 · Cláusula 101
Suspensión derivada de la vigilancia
La vigilancia se someterá a consideración de suspensión cuando:
La Autoridad de Decisión de Certificación determinará el estado de la acción y podrá suspender solo el alcance separable afectado cuando el alcance restante sea confiable.
La suspensión inmediata puede preceder a la finalización del informe de vigilancia completo cuando la demora crearía daño material o tergiversación. Se dejarán constancia de los motivos y pruebas.
- No se establece la conformidad continua para una parte importante del alcance.
- se identifica una no conformidad mayor
- la acción correctiva está atrasada o es ineficaz
- la vigilancia se rechaza, se obstruye o no se puede completar porque se retienen las pruebas requeridas
- un cambio o incidente grave permanece fuera de control
- las afirmaciones de certificación son materialmente engañosas; o
- se aplica otra condición en la cláusula 63
ICEQC-CER-003 · Cláusula 102
Vigilancia de restauración
La verificación de restauración abordará la causa de la suspensión, los requisitos relacionados, los cambios durante la suspensión y la condición operativa actual.
ICEQC no restaurará la certificación únicamente sobre la base de una garantía o plan escrito.
La muestra de restauración deberá ser lo suficientemente amplia como para establecer que la corrección y la acción correctiva se implementen en todo el alcance afectado.
Un certificado restaurado permanece dentro de la fecha de vencimiento original a menos que una decisión de renovación establezca un nuevo ciclo.
ICEQC puede agregar vigilancia específica después de la restauración cuando sea necesario un monitoreo continuo para confirmar la efectividad sostenida.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 103
Período máximo de suspensión
La suspensión tendrá una duración limitada y normalmente no excederá los 180 días naturales.
Se aplicará un máximo más corto cuando lo especifique la decisión, el esquema o la consecuencia del asunto.
ICEQC puede permitir una extensión justificada solo cuando se completa una acción correctiva sustancial, la contención efectiva permanece en su lugar, la restauración es razonablemente inminente y la suspensión continua no es engañosa.
Si las condiciones de restauración no se cumplen para la fecha final, ICEQC retirará la certificación afectada o reducirá el alcance según corresponda.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 104
Reducción del alcance derivada de la vigilancia
Cuando la no conformidad se limita a una parte separable del alcance y el alcance restante continúa cumpliendo, ICEQC puede reducir el alcance en lugar de suspender o retirar la certificación completa.
La evidencia deberá establecer que la falla no socava la gobernanza, los recursos, los sistemas, los datos, el personal o los controles comunes que respaldan el alcance restante.
El cliente certificado deberá actualizar cada reclamo afectado, exhibición de certificado, sitio web, plataforma, contrato, propuesta y otra representación afectada antes de la fecha indicada.
El reingreso del alcance eliminado requiere una decisión de extensión y no ocurrirá automáticamente después de la corrección.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 105
Retiro derivado de la vigilancia
ICEQC considerará el retiro cuando la vigilancia establezca una falla persistente, deliberada, sistémica o irrecuperable, o cuando la suspensión no pueda resolverse dentro del período autorizado.
El retiro puede limitarse al alcance afectado solo cuando el resto continúa cumpliendo con la cláusula 104.2.
El cliente certificado deberá cesar los reclamos de certificación para el alcance retirado y cumplir con las obligaciones continuas establecidas en la decisión.
Un estado retirado deberá permanecer visible en el registro público durante el período determinado por ICEQC para evitar una confianza engañosa y preservar el historial de verificación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 108
Incidentes graves y protección inmediata
Al recibir información creíble sobre un incidente grave relevante para el alcance certificado, ICEQC determinará rápidamente la necesidad de preservación de evidencia, protección provisional, vigilancia específica y revisión del estado de certificación.
ICEQC no asumirá el papel de servicio de emergencia, autoridad pública o investigador especializado. El cliente certificado sigue siendo responsable de la respuesta inmediata y las notificaciones aplicables.
ICEQC evaluará únicamente el efecto del incidente y la respuesta sobre los requisitos aplicables de ICEQC y la validez de la certificación.
La revisión considerará la permanencia del riesgo, las personas afectadas, la contención, la veracidad de la notificación, la efectividad del control, la recurrencia, las reclamaciones públicas y si es necesaria evidencia especializada.
Una investigación activa en otro lugar no impide automáticamente la acción de ICEQC cuando hay evidencia suficiente que respalda una decisión de certificación de protección necesaria.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 109
Registro público y control de estado.
ICEQC mantendrá el registro público como fuente autorizada del estado de certificación actual.
El registro deberá expresar, según corresponda:
El registro no mostrará una puntuación, calificación, rango, estrella, premio o etiqueta de desempeño relativa.
Se deberá realizar una actualización de estado sin demoras indebidas después de la decisión efectiva. Cuando se produzca un retraso en el sistema, ICEQC aplicará un aviso público alternativo suficiente para evitar una confianza engañosa.
- cliente certificado y objeto de certificación
- alcance de certificación preciso
- documento y edición de requisitos de ICEQC aplicables
- identificador de certificado
- fechas de vigencia y caducidad
- estado activo, suspendido, reducido, retirado o vencido; y
- la fecha de vigencia y el alcance afectado de un cambio de estado
ICEQC-CER-003 · Cláusula 110
Registro de vigilancia
ICEQC conservará un registro de vigilancia que contenga:
El registro permitirá la reconstrucción de por qué se mantuvo, cambió o finalizó la certificación.
- el programa actual y el plan de actividades
- índice de presentaciones, declaraciones y pruebas
- métodos, muestras, participantes y fechas
- evaluación de evidencia y limitaciones
- revisiones de cambios, quejas, incidencias y reclamaciones
- hallazgos y registros de acciones correctivas
- decisión de cierre o certificación
- implementación de estado público; y
- la próxima acción planificada
ICEQC-CER-003 · Cláusula 111
Coherencia de los hallazgos y decisiones.
ICEQC mantendrá controles para promover una interpretación, clasificación, verificación de acciones correctivas, decisiones y acciones de estado materialmente consistentes en todos los esquemas y casos.
Los controles pueden incluir calibración de competencias, revisión anónima de casos, criterios de decisión controlados, consultas técnicas, muestreo periódico y revisión de decisiones revocadas.
La coherencia no requiere un tratamiento idéntico cuando el alcance, la evidencia, las consecuencias, el historial operativo u otros hechos materiales difieren. Se registrará el motivo de una desviación material del tratamiento habitual.
Un error anterior no se repetirá únicamente por coherencia. ICEQC corregirá el caso actual y considerará si casos anteriores requieren revisión.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 114
No conformidad ICEQC y acción correctiva
ICEQC identificará y controlará las no conformidades en sus propios procesos de certificación, incluida una falla que surja de la revisión de un caso, queja, apelación, incidente de datos o tendencia de desempeño.
La acción correctiva de ICEQC incluirá corrección, evaluación de causa y alcance, acción, responsabilidad, marco de tiempo y verificación de efectividad proporcional a la consecuencia.
Cuando una falla en el proceso de ICEQC pueda haber afectado una decisión o parte de certificación, ICEQC revisará el caso y proporcionará la corrección adecuada sin requerir que la parte afectada presente una apelación.
La sensibilidad comercial, la preocupación por la reputación o la antigüedad del personal no impedirán que se registren y corrijan las no conformidades internas.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 115
Monitoreo del desempeño
ICEQC monitoreará el desempeño de este Procedimiento utilizando medidas capaces de identificar retrasos, inconsistencias, recurrencias y debilidades de control.
Las medidas pueden incluir:
Las medidas de desempeño no recompensarán tasas de aprobación de certificación más altas, tasas de búsqueda más bajas o retención comercial a expensas de decisiones de conformidad confiables.
- tiempo para emitir hallazgos y decisiones
- respuesta de acción correctiva y tiempo de cierre
- no conformidad vencida y recurrente
- vigilancia completada dentro de las ventanas del ciclo
- oportunidad y resultados de la apelación
- decisiones corregidas mediante revisión de calidad
- precisión de implementación de certificados y registros; y
- confidencialidad, accesibilidad y desempeño de control de conflictos
ICEQC-CER-003 · Cláusula 116
Registros controlados
Los registros creados bajo este Procedimiento serán identificables, completos, actuales, protegidos, recuperables y rastreables hasta la autoridad y la fecha.
Un cambio material en un hallazgo, acción, decisión, apelación o registro de estado deberá preservar la versión anterior o un historial de auditoría equivalente.
El acceso se basará en la función asignada y la sensibilidad de la información. La exportación, descarga, uso compartido y almacenamiento local se restringirán en consecuencia.
Los registros no se almacenarán en una cuenta, dispositivo, canal de mensajería o ubicación personal no aprobados.
Cuando se reemplaza un sistema o se migran datos, ICEQC verificará la integridad, los enlaces, los permisos y la recuperación continua.