El ciclo de certificación de 36 meses
Se emite un certificado ICEQC por el período aprobado mostrado en el registro del certificado, normalmente un ciclo de 36 meses. El certificado confirma la conformidad en la fecha efectiva de la decisión y permanece sujeto a conformidad continua, vigilancia programada, revisión de cambios y control de estado durante todo el ciclo.
La certificación no es un reconocimiento permanente. El registro actual del Registro Público de Certificados, y no una imagen guardada del certificado ni un anuncio anterior, establece si la certificación está activa y qué alcance y fechas aplican actualmente.
Obligaciones continuas de cada titular de certificado
- Mantener todos los requisitos aplicables en todo el alcance certificado.
- Mantener la precisión del titular legal, el objeto certificado, las operaciones incluidas, las exclusiones y el alcance público.
- Conservar documentos controlados actuales y registros de implementación suficientes para demostrar la conformidad continua.
- Cooperar con la vigilancia programada y especial y proporcionar el acceso requerido dentro del período indicado.
- Notifique a ICEQC de manera inmediata sobre cambios materiales, incidentes graves y asuntos que puedan afectar la conformidad o la confianza pública en el certificado.
- Use el certificado, el nombre de ICEQC y la marca de certificación únicamente para el titular autorizado, el alcance, el período y el estado actual.
- Detenga o corrija una afirmación de certificación cuando el alcance o el estado ya no lo respalde.
Vigilancia programada en los meses 12 y 24
El ciclo estándar de tres años incluye vigilancia programada aproximadamente en el mes 12 y en el mes 24. La vigilancia verifica la conformidad continua y no se limita a comprobar si los documentos permanecen archivados. ICEQC puede examinar registros de implementación, resultados de monitoreo, cambios, quejas, incidentes, hallazgos anteriores, afirmaciones públicas y otras evidencias relevantes para la conformidad continua.
El plan de vigilancia considera el objeto de la certificación, el alcance certificado, conclusiones anteriores, cambios materiales, riesgo de una conclusión incorrecta sobre el estado continuo y la evidencia necesaria para mantener la confianza a lo largo del ciclo. El titular del certificado presenta la evidencia solicitada y organiza el acceso a través del Centro de Aplicación en Línea.
Cambios materiales que deben ser reportados
Identidad y control legal
Nombre legal, registro, propiedad, control responsable, fusión, adquisición, reestructuración, insolvencia o cese de operaciones relevantes.
Alcance de la certificación
Sitios, actividades educativas, servicios, plataformas, modelos, versiones, grupos de usuarios o estudiantes, modos de entrega, mercados, jurisdicciones, exclusiones o acuerdos materiales con terceros.
Gobernanza y personal responsable
Cambios que afectan de manera significativa la autoridad de decisión, la protección, la responsabilidad académica o del producto, el control técnico, la competencia o la supervisión del objeto certificado.
Tecnología, producto o entrega
Lanzamientos importantes, integraciones, arquitectura, uso de datos, funciones automatizadas, uso previsto, fabricación, suministro, seguridad, accesibilidad o cambios en la entrega relevantes para un requisito aplicable.
Situación legal y regulatoria
Pérdida, restricción o cambio material de una licencia, autorización, aprobación, registro, obligación legal o posición de cumplimiento relevante para el alcance.
Incidentes y hallazgos externos
Asuntos graves de protección, privacidad, seguridad, seguridad física, integridad, servicio, producto, legales o regulatorios que puedan indicar pérdida de conformidad.
Cómo ICEQC trata un cambio reportado
ICEQC registra el cambio, determina si afecta al objeto certificado, al alcance, a la aplicabilidad o a la base de conformidad e identifica la evidencia y la revisión requerida. El resultado puede ser ninguna acción sobre el alcance, un registro público actualizado, verificación adicional, vigilancia especial, reducción del alcance, suspensión o una nueva decisión de certificación.
El titular del certificado no debe describir un nuevo sitio, servicio, versión, modelo, integración, modo de entrega o jurisdicción como certificado hasta que ICEQC haya completado la revisión requerida y el Registro Público de Certificados lo incluya expresamente.
Hallazgos durante la vigilancia
Se registra una no conformidad de vigilancia contra la misma regla de nivel de requisito publicada utilizada para la certificación inicial. El titular del certificado debe corregir la condición y proporcionar evidencia de implementación actualizada dentro del período aplicable. ICEQC verifica si la subsanación está completa.
La gravedad, el alcance y el efecto de un hallazgo abierto pueden requerir vigilancia especial o acción sobre el estado del certificado. La certificación anterior no permite que una no conformidad actual se compense con el desempeño anterior o por la conformidad en otra parte del alcance.
Estado del certificado y su significado
Activo
El certificado se encuentra dentro de su periodo indicado y ninguna acción de estado actual impide que el titular haga reclamaciones autorizadas para el alcance publicado.
Suspendida
La certificación no está en estado activo temporalmente. El titular debe cumplir con las restricciones de reclamación indicadas y las acciones requeridas mientras ICEQC determina si la restauración está justificada.
Reducido
Parte del alcance anterior ha sido eliminada. Las reclamaciones deben limitarse al alcance que actualmente se muestra en el Registro Público de Certificados.
Retirado
La certificación ha finalizado por acción de estado. El antiguo titular debe cesar las reclamaciones de certificación y el uso del certificado y la marca según se requiera.
Caducado
El período de certificación terminó sin un certificado renovado vigente. Una imagen de un certificado anterior no establece la certificación actual.
Reclamaciones de certificación, certificados y marcas
Cada reclamación debe identificar o mantenerse consistente con el titular del certificado, el objeto de certificación, el alcance certificado, los documentos ICEQC aplicables y sus ediciones, el número de certificado, las fechas y el estado actual. Una reclamación no debe extenderse a una empresa matriz, filial, franquiciado, cliente, socio, programa, servicio, producto o sitio que esté fuera del registro público.
La certificación no debe ser representada como autorización gubernamental, acreditación legal, licenciamiento, reconocimiento de grado, equivalencia académica, clasificación, respaldo o garantía de desempeño futuro. El uso indebido sospechado puede ser reportado a través de la vía pública de reporte de uso indebido.
Extensión, reducción y otros cambios de alcance
Se evalúa una extensión solicitada antes de que se certifique la actividad adicional. ICEQC confirma el límite revisado y la aplicabilidad, identifica la evidencia requerida, realiza la verificación necesaria y obtiene una decisión autorizada. El alcance ampliado entra en vigor solo cuando se emite la decisión y el registro público.
Una reducción puede ser solicitada por el titular o requerida cuando no se establece la conformidad continua para parte del alcance. El titular debe actualizar todas las declaraciones y materiales públicos para reflejar el alcance reducido actual.
Renovación y vencimiento
La renovación requiere una solicitud oportuna, la confirmación del objeto y alcance actuales, la actualización de la aplicabilidad, la verificación de la evidencia, el cierre de cualquier no conformidad, la revisión técnica independiente y una nueva decisión de certificación. La finalización de la vigilancia por sí sola no renueva el certificado.
Si la decisión de renovación no es efectiva antes de la fecha de vencimiento actual, el certificado expira, a menos que una regla publicada de ICEQC disponga expresamente lo contrario. ICEQC no retrocede la certificación para eliminar un período en el que no existiera un certificado activo.