La cadena de trazabilidad.
Cada conclusión de certificación debe ser trazable a través de una cadena pública y controlada: objeto de certificación y alcance confirmado; Requisito de Conformidad de Fundación aplicable; conformidad declarada y criterios de evidencia; paquete de evidencia presentado y metadatos de archivos; actividad de verificación; hechos registrados; conclusión a nivel de requisito; y, cuando sea necesario, evidencia de subsanación y cierre.
Un documento fuera de esa cadena puede proporcionar contexto, pero no puede ampliar el alcance certificado ni reemplazar la evidencia requerida para un requisito aplicable. La Guía de Materiales de Solicitud de Certificación identifica lo que los solicitantes deben presentar; los Requisitos Fundamentales de Conformidad identifican lo que debe establecerse y cómo se determina la conformidad y la subsanación.
Atributos de calidad de la evidencia
Relevancia
La evidencia aborda los hechos y criterios en el requisito aplicable y la parte del alcance confirmado que se está probando.
Autenticidad
Se puede establecer el origen, emisor, propietario, sistema o persona responsable y el registro no ha sido alterado ni tergiversado materialmente.
Fiabilidad
El método, la fuente y los controles son suficientemente confiables para la conclusión para la cual se utiliza la evidencia.
Integridad
La evidencia cubre los elementos materiales del requisito y no omite una condición que podría cambiar la conclusión.
Actualidad
La evidencia representa los arreglos actuales y un período operativo apropiado, incluidos los cambios materiales ya realizados.
Rastreo
La evidencia puede vincularse a su fuente, versión, fecha, parte responsable, alcance aplicable y requisito.
Documentos y registros de implementación
Los documentos controlados describen los arreglos destinados a gobernar el objeto certificado. Ejemplos incluyen políticas, procedimientos, acuerdos, especificaciones, planes de estudio, descripciones del sistema, instrucciones de producto, controles de riesgo y métodos de revisión. ICEQC verifica la aprobación, versión, propiedad, aplicabilidad y consistencia con el requisito.
Los registros de implementación muestran lo que realmente ocurrió. Ejemplos incluyen revisiones completadas, decisiones, registros de casos, datos de monitorización, registros de incidentes, actas de reuniones, registros de capacitación, resultados de pruebas, aprobaciones de cambios y evidencia de acciones correctivas. Cuando un requisito concierne a la práctica implementada, un documento sin registros correspondientes es insuficiente.
Paquetes de evidencia e información de archivo
Los 39 paquetes de evidencia están organizados por objeto de certificación: 15 para Organizaciones Educativas, 12 para Servicios de Tecnología Educativa y 12 para Productos Educativos. Un paquete define el sujeto de la presentación, la condición, el momento y los Requisitos Fundamentales de Conformidad vinculados. No crea un requisito adicional.
Cada archivo se carga una vez y se vincula a cada requisito que respalda. El registro del archivo identifica su título, fecha, versión, propietario o emisor, idioma, sitios o servicios cubiertos, período relevante, tratamiento de confidencialidad e identificadores de paquete y requisito relacionados. Un archivo obsoleto o parcial debe ser identificado como tal.
Evidencia requerida, condicional y alternativa
Se requiere evidencia necesaria para el objeto y alcance identificado por el paquete correspondiente. La evidencia condicional se vuelve necesaria cuando las actividades, tecnologías, aprendices, usuarios, ubicaciones, obligaciones legales, socios o condiciones operativas del solicitante activan la condición publicada.
Cuando el requisito publicado permite una vía alternativa de evidencia, el solicitante debe demostrar que la alternativa establece el mismo hecho requerido con suficiente fiabilidad. La conveniencia, la confidencialidad o la ausencia de un registro no justifican por sí solas una alternativa ni eliminan el requisito.
Métodos de verificación
- Revisión de documentos controlados y registros de implementación correspondientes.
- Conciliación de envíos con registros fuente, datos, información pública y evidencia relacionada.
- Entrevistas con líderes responsables, personal encargado, usuarios, aprendices u otras personas relevantes cuando se permita y sea necesario.
- Demostraciones en vivo de sistemas, flujos de trabajo, controles, servicios, interfaces, funciones de producto o registros.
- Observación o recorridos remotos cuando el método pueda establecer la condición relevante de manera confiable y legal.
- Análisis de definiciones de datos, extractos, cálculos, tendencias, excepciones y registros subyacentes.
- Evidencia de especialistas independientes para condiciones técnicas, físicas, legales o de seguridad que ICEQC no pueda establecer directamente a través de los métodos remotos planificados.
Muestreo y cobertura del alcance
El muestreo se utiliza para probar la implementación en toda una población, período o alcance distribuido donde el examen de cada registro no es ni necesario ni proporcionado. ICEQC selecciona muestras relevantes para el requisito y capaces de revelar variaciones en sitios, versiones, programas, grupos de usuarios, modos de entrega, proveedores o períodos de tiempo.
Una muestra respalda una conclusión solo dentro de los límites de la base de muestreo y de la evidencia corroborativa. ICEQC puede ampliar o reemplazar una muestra cuando los registros son inconsistentes, incompletos, inusualmente uniformes, inaccesibles o no representativos. El muestreo no puede eximir un requisito, excluir una parte afectada del alcance sin una acción formal sobre el alcance ni compensar una no conformidad en otra parte.
Verificación remota y condiciones que requieren otra evidencia
ICEQC utiliza un modelo de verificación remoto primero donde se puede establecer acceso seguro, identidad, integridad de la fuente y la condición relevante con la confianza requerida. La verificación remota puede incluir revisión controlada de archivos, compartición de pantalla, demostraciones en vivo, entrevistas, registros generados por el sistema y observación remota.
Una condición física, técnica, legal, de protección, de seguridad o de seguridad que no puede establecerse de forma remota no se asume como conforme. ICEQC puede requerir evidencia independiente, acceso adicional, un método diferente o una limitación del alcance propuesto. Si la condición necesaria sigue siendo no verificable, ICEQC registra la limitación de evidencia resultante o la no conformidad.
Enfoque en evidencia específica del objeto
Organización educativa
La evidencia comúnmente conecta la gobernanza y la responsabilidad legal con el diseño educativo, la entrega, la evaluación, la protección y el apoyo al estudiante, la competencia del personal, la información, la revisión y la mejora en los sitios incluidos y los modos de entrega.
Servicio de tecnología educativa
Las evidencias vinculan los contenidos educativos o las funciones de aprendizaje impartidos mediante el servicio con la gobernanza y los controles que protegen su integridad, accesibilidad, continuidad y prestación segura. El software, la infraestructura y los controles técnicos solo se consideran cuando respaldan esos requisitos de calidad de la educación.
Producto educativo
Las evidencias vinculan los contenidos educativos o las funciones de aprendizaje incluidos en el producto con los controles que protegen su integridad, accesibilidad y uso seguro. La fabricación, el hardware y los controles técnicos solo se consideran cuando respaldan esos requisitos de calidad de la educación.
Conclusiones de conformidad
Conforme (C)
La evidencia verificada establece cada elemento material del requisito aplicable en la parte relevante del alcance confirmado.
No conforme (NC)
El requisito no se cumple, una condición material está ausente o es ineficaz, o no se ha establecido conformidad con evidencia suficiente y fiable.
No aplicable (N/A)
ICEQC confirma una base objetiva que muestra que el requisito completo no se aplica al objeto y al alcance confirmado. La falta de evidencia o la implementación incompleta no se considera N/A.
Evidencia de no conformidad y subsanación
Una no conformidad registra el requisito aplicable, los hechos verificados, el alcance afectado y la condición no cumplida. El solicitante determina e implementa su respuesta. La evidencia de subsanación normalmente aborda el análisis de causa, la corrección, el control revisado, la implementación en todo el alcance afectado y la evidencia de que el cambio es efectivo.
ICEQC cierra la observación solo después de que la evidencia actualizada establece conformidad con el requisito original. Una acción propuesta, una fecha de finalización futura, una garantía verbal, un cambio de estado administrativo o la eliminación de un registro adverso no constituyen evidencia completa de subsanación.
Evidencia que por sí sola no es suficiente
- Una plantilla en blanco, documento borrador o plan que no ha sido implementado.
- Un documento no firmado o no controlado donde no se pueda establecer la autoridad, la versión o el estado actual.
- Una declaración promocional, premio, membresía, reclamación de reputación o lista de clientes.
- Una captura de pantalla aislada sin fuente, fecha, contexto, identidad ni registros subyacentes.
- Una autodeclaración que repite el requisito sin hechos verificables.
- No se puede establecer un certificado, informe u opinión cuyo alcance, competencia, método, validez o relación con el requisito de ICEQC.
- Un registro de un solo sitio, versión, producto o periodo presentado como prueba de un alcance materialmente más amplio sin una base de cobertura justificada.
Confidencialidad, acceso a información personal y pruebas
La evidencia de certificación y los registros personales deben enviarse a través del Centro de Solicitudes en Línea, no por correo electrónico ordinario ni por correo postal. Los solicitantes deben eliminar la información personal que no sea necesaria para la verificación, conservar la información necesaria para autenticar e interpretar el registro, e identificar cualquier restricción de acceso legal o contractual antes de planificar la verificación.
ICEQC publica información del certificado y estado actual, no la evidencia o datos personales enviados por el solicitante. Cuando la redacción impida la verificación de un hecho material, ICEQC puede solicitar acceso controlado al registro fuente u otra vía de evidencia confiable.