Fundamento de la autoridad decisoria
La autoridad para tomar decisiones no se infiere de la antigüedad, la experiencia técnica, la participación en la redacción, el acceso a una solicitud, la correspondencia con un cliente o la capacidad para operar un sistema de información. Una decisión reservada requiere de una autorización vigente que identifique la función, alcance, condiciones y período de la autoridad.
El organismo técnico responsable elabora y controla un documento normativo; el Consejo Rector da la aprobación institucional final requerida para su publicación. El personal de verificación determina si la evidencia presentada establece cada requisito aplicable. Un revisor técnico examina la integridad y coherencia del registro. Una persona autorizada para tomar decisiones, independiente de la verificación de pruebas para el mismo caso, toma la determinación de certificación.
Una apelación elegible es determinada por un Panel de Apelaciones u otra autoridad de apelación autorizada que no participó en la verificación, revisión técnica o decisión original. El personal administrativo podrá emitir un aviso o actualizar el registro público únicamente para implementar una decisión autorizada; El acceso a la publicación no permite alterar el fondo, los motivos, el alcance, el estado o la fecha de efectividad de esa decisión.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 30
Delegación de autoridad
Un organismo ICEQC puede delegar una función solo cuando la autoridad delegante posee esa función, la delegación está permitida por el documento de control y el alcance, el destinatario, la duración, las condiciones y la relación de presentación de informes son claros.
La delegación no se inferirá del acceso a un sistema, la realización de trabajos administrativos, el uso de un título, la costumbre anterior o la ausencia de objeción.
Una persona u organismo delegado actuará dentro de los límites establecidos y no delegará más una función reservada a menos que esté expresamente autorizado.
El organismo delegante conserva la responsabilidad institucional y seguirá siendo capaz de revisar si la delegación opera según lo previsto, sin reabrir una decisión individual independiente simplemente porque no le gusta el resultado.
Los registros públicos identificarán la delegación cuando el conocimiento de la autoridad de decisión sea importante para la validez o el significado de una norma, interpretación, publicación, certificación o resultado de la apelación.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 31
Decisiones institucionales reservadas
La aprobación de la Carta del Sistema de Normas, la autorización de una nueva familia de documentos normativos, la aprobación final de una norma normativa pública, el retiro del sistema de certificación completo y la alteración del significado institucional de la certificación ICEQC están reservados al Consejo de Gobierno de ICEQC a menos que una Carta pública posterior asigne legalmente la función en otro lugar.
El Consejo de Normas o el organismo técnico responsable puede desarrollar, revisar y recomendar dicha acción, pero no representará la recomendación como aprobación final.
La autoridad administrativa de publicación puede confirmar la identidad y la publicación de un texto ya aprobado, pero no cambiará su contenido normativo.
Una decisión reservada identificará la autoridad, el tema, la fecha, el efecto y cualquier condición o transición necesaria para el entendimiento público.
La delegación de emergencia no se utilizará para realizar un cambio constitucional permanente sin el proceso posterior y la aprobación necesarios para ese cambio.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 32
Separación de la evaluación de certificación
La participación en el desarrollo o aprobación de una norma no autorizará por sí sola a una persona a evaluar a un solicitante, realizar una revisión técnica o tomar una decisión de certificación según esa norma.
Cuando un participante en normas también desempeña una función de certificación, se debe establecer competencia e imparcialidad para el rol separado y se debe gestionar cualquier interés que surja de la autoría, consultoría, capacitación o participación previa.
Una persona no deberá utilizar el conocimiento privilegiado de la intención de redacción no publicada para imponer una condición ausente en el texto publicado.
Las preguntas que surjan en una evaluación se determinarán a través de las reglas de certificación e interpretación aplicables, no a través del acceso privado a un redactor.
La información de certificación pública preservará la responsabilidad de ICEQC por la decisión y no sugerirá que un contribuyente de normas designado aprobó personalmente al cliente certificado o garantiza la aplicación del documento.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 33
Separación de la autoridad de apelación
Una persona u organismo que decida una apelación procesal o una apelación de certificación será independiente de la acción impugnada y no tendrá responsabilidad de defender el resultado original como un interés institucional o personal.
La participación general previa en la adopción de una norma no impide por sí sola la interpretación de esa norma en apelación, pero la participación directa en la evaluación, revisión técnica, decisión, manejo de quejas o acto procesal en disputa impedirá la determinación del mismo asunto.
Los arreglos de nombramiento, acceso a la información y apoyo preservarán la capacidad de la autoridad de apelación para revisar el registro relevante completo sin instrucciones de las funciones comerciales o de decisión original.
La decisión pública deberá identificar la autoridad de apelación, la jurisdicción, la conclusión y los motivos suficientes, sujeto a la legal confidencialidad.
El resultado de una apelación puede corregir o remitir una decisión dentro de su alcance, pero no modificará en privado el norma para todas las demás personas.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 44
Registro de gobernanza
Cada proyecto de normas y decisión de gobernanza material deberá tener un registro controlado capaz de mostrar la autoridad, el procedimiento aplicable, la evidencia principal, la oportunidad de participación, los comentarios y objeciones, las salvaguardas de conflicto, la recomendación, las revisiones, la aprobación, la identidad del contenido final y la publicación u otro resultado.
El registro deberá ser lo suficientemente completo para que una persona competente, independiente de la actividad original, pueda determinar si se siguió el debido proceso publicado, sin requerir reconstrucción a partir de memoria personal o correspondencia informal.
Los componentes públicos y protegidos pueden separarse, pero su existencia, relación y estado de retención permanecerán controlados.
Un registro distinguirá la evidencia contemporánea de una explicación posterior y no se reescribirá para crear la apariencia de que ocurrió una acción omitida.
La retención reflejará la vida continua del documento, la confianza histórica en la certificación, las obligaciones legales y el período en el que puede surgir razonablemente una impugnación procesal.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 45
Transparencia de reuniones y decisiones
Cuando una reunión contribuya materialmente al consenso técnico, la aprobación o la resolución de una objeción sustancial, se registrará su fecha, propósito, categorías de interés de participación, autoridad y decisiones resultantes.
La transparencia no requiere transmisión pública en vivo ni divulgación palabra por palabra de todas las deliberaciones, y se puede retener información personal, de seguridad, legal o comercialmente confidencial protegida.
No obstante, el registro público permitirá a los lectores comprender qué organismo institucional actuó, qué cuestión se decidió y cómo esa acción se relaciona con el documento publicado.
Las discusiones informales, los talleres y las reuniones bilaterales pueden contribuir al entendimiento, pero no se utilizarán para tomar una decisión no divulgada ni para brindar a intereses seleccionados una oportunidad exclusiva de cambiar el texto normativo.
Una corrección a un registro de reunión o decisión deberá preservar la entrada original, identificar el motivo y no alterará retroactivamente una votación, asistencia o autoridad sin una revisión del debido proceso.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 64
Quórum de decisión y salvaguardias de votación
Cuando un organismo autorizado utiliza una votación formal, el registro de gobernanza pública aplicable deberá identificar los miembros elegibles para la decisión, la regla de quórum, el umbral de votación, el tratamiento de la abstención y las recusaciones de conflictos, y si la votación determina o solo recomienda el resultado.
El quórum deberá reflejar suficiente participación y equilibrio de las partes interesadas para la decisión asignada y no deberá fabricarse excluyendo disidencias conocidas o contando personas sin autoridad.
Un poder, un voto escrito o una decisión asincrónica se puede utilizar sólo cuando la identidad, la igualdad de información y la regla de control lo permitan.
La superación de un umbral numérico no subsanará la omisión de una consulta obligatoria, un conflicto no gestionado, la falta de la autoridad reservada exigida ni la falta de consideración de una objeción sustancial mantenida.
El acta final deberá indicar el resultado y cualquier limitación material protegiendo al mismo tiempo la confidencialidad del voto individual cuando esa salvaguardia se haya establecido de antemano.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 65
Recusación y pérdida de participación en una decisión
Una persona sujeta a recusación no recibirá material de decisión restringido más allá de lo que otra parte interesada en situación similar pueda recibir, formulará la recomendación a través de instrucciones informales, votará, determinará el consenso o aprobará el expediente del asunto del que se recusó.
La recusación puede limitarse a una disposición o cuestión en la que la participación restante no crea una apariencia razonable de influencia sobre el resultado afectado.
El organismo determinará si conserva la competencia, el equilibrio y el quórum después de la recusación y obtendrá reemplazo o revisión independiente cuando sea necesario.
El registro identificará que ocurrió una recusación y su efecto sobre la autoridad sin publicar detalles personales innecesarios.
Una impugnación posterior examinará el fondo y la gestión del conflicto, no simplemente si existía un formulario de declaración, y una falla capaz de afectar materialmente la imparcialidad se abordará conforme a las reglas de acciones correctivas de gobernanza.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 66
Evidencia utilizada en decisiones de gobernanza
Una conclusión técnica o de gobernanza se basará en información cuya relevancia, fuente, limitaciones y relación con el tema puedan entenderse.
La reputación de la investigación, el recuento de citas, la antigüedad de los participantes, la adopción comercial o un gran volumen de datos no reemplazarán la evaluación del método, la población, la actualidad, el sesgo, la incertidumbre y la aplicabilidad.
La evidencia anecdótica y de experiencias vividas puede identificar daños, barreras o preguntas incluso cuando no establece prevalencia, mientras que la evidencia cuantitativa no se interpretará más allá de su diseño.
Las pruebas contradictorias se reconocerán y evaluarán en lugar de seleccionarse únicamente para respaldar un texto preferido.
Cuando la evidencia sigue siendo materialmente incierta, el organismo responsable puede adoptar una precaución proporcionada, una prueba piloto, una condición de monitoreo o un requisito más estricto y explicará la base.
El material fuente protegido puede considerarse cuando sea legal, pero ninguna conclusión dependerá de una premisa normativa oculta que no esté disponible para los lectores afectados.
ICEQC-GOV-001 · Cláusula 69
Coherencia con la arquitectura de certificación
Una decisión de gobernanza deberá considerar su efecto en toda la arquitectura de certificación ICEQC, incluidos los requisitos básicos, los esquemas de objetos específicos, los módulos de aplicabilidad, los procedimientos de evaluación, las decisiones, los certificados, las marcas, los campos de registro público, las traducciones y las transiciones.
Un organismo de normalización no asumirá que otra parte del sistema corregirá un alcance ambiguo, evidencia no disponible o un requisito imposible después de la publicación.
La terminología y los identificadores propuestos se compararán con el uso controlado actual y se identificará un cambio consiguiente necesario antes de que el documento principal entre en vigencia.
Cuando el cambio simultáneo sea impracticable, el registro de transición deberá indicar qué regla existente continúa, qué acción posterior se requiere y cómo se evita la contradicción.
La revisión de coherencia preservará el modelo de conformidad binaria y la regla de que todos los requisitos aplicables deben cumplir antes de una decisión de certificación positiva.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 8
Propiedad y autoridad del procedimiento
El Comité del Esquema de Certificación ICEQC es propietario de este Procedimiento y controla su interpretación, mantenimiento y uso autorizado.
Las decisiones de certificación serán tomadas únicamente por la Autoridad de Decisión de Certificación de ICEQC o una persona o panel al que esa autoridad haya asignado autorización de decisión por escrito.
Las apelaciones serán determinadas únicamente por un Panel de Apelaciones designado conforme a este Procedimiento.
La vigilancia será planificada, realizada y revisada únicamente por personas autorizadas para su esquema y función de certificación asignados.
Un sistema automatizado puede organizar registros, verificar que estén completos, identificar inconsistencias o respaldar el control del flujo de trabajo. No clasificará de forma independiente una no conformidad, cerrará una acción correctiva, tomará una decisión de certificación, determinará una apelación o impondrá un estado de certificación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 13
Revisor de acciones correctivas
Un revisor de acciones correctivas deberá tener competencia adecuada al requisito, objeto de certificación, método de evidencia y consecuencia de un cierre incorrecto.
El revisor deberá determinar si se ha implementado la corrección, si la causa y el alcance se han evaluado adecuadamente, si la acción correctiva es proporcionada y si se ha demostrado la eficacia.
El revisor puede ser miembro del equipo de evaluación original si lo permite el esquema aplicable y si ningún conflicto impide la verificación objetiva.
El cierre de una no conformidad no constituirá en sí mismo una decisión de certificación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 14
Autoridad de decisión de certificación
La Autoridad de Decisión de Certificación conservará la responsabilidad final de cada decisión de certificación.
Un tomador de decisiones no habrá participado en la evaluación o verificación de acciones correctivas para el mismo caso y no habrá brindado consultoría, promoción de ventas o representación del solicitante en relación con el objeto de certificación.
Quien toma las decisiones tendrá acceso a toda la información necesaria para determinar la solicitud y podrá requerir aclaraciones, verificación adicional o corrección del paquete de decisiones.
Quien toma decisiones no sustituirá la preferencia comercial, la reputación personal, la opinión de expertos no respaldada o la recomendación automatizada por evidencia verificada.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 15
Panel de Apelaciones
El Panel de Apelaciones actuará independientemente de la evaluación original, la verificación de las acciones correctivas y la decisión de certificación.
Un miembro del panel deberá poseer, colectivamente con otros miembros cuando se utilice un panel, la competencia necesaria para comprender los requisitos aplicables, el objeto de la certificación, las pruebas y las cuestiones procesales planteadas.
El Panel de Apelaciones determinará la apelación en el expediente y cualquier información adicional debidamente admitida según la Parte 6.
El panel no se comunicará con un apelante, quien tomó la decisión original u otra persona interesada fuera del proceso de apelación controlado en relación con los méritos de la apelación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 17
Independencia y conflictos de intereses
Cada persona asignada bajo este Procedimiento deberá revelar un conflicto de intereses real, potencial o percibido antes de recibir información restringida del caso y siempre que surja un nuevo conflicto.
ICEQC evaluará el conflicto y excluirá, reemplazará, restringirá o supervisará a la persona cuando su imparcialidad pueda razonablemente cuestionarse.
No se asignará a una persona para tomar o determinar una decisión si esa persona:
La familiaridad con un esquema, sector o tema técnico no crea por sí solo un conflicto. La implicación previa con el objeto de certificación particular se evaluará de acuerdo con su naturaleza, oportunidad y materialidad.
Las declaraciones de conflicto y la disposición de cada conflicto material se conservarán en el expediente.
- realizó la actividad que se está revisando
- informó al solicitante cómo obtener el resultado en disputa
- tiene un interés material financiero, laboral, familiar o personal cercano en el resultado
- está sujeto a un objetivo comercial o instrucción vinculada al resultado; o
- ha expresado una opinión fija que impide la consideración justa del expediente
ICEQC-CER-003 · Cláusula 51
Requisito de una decisión autorizada
Un estado de certificación se otorgará, renovará, ampliará, reducirá, suspenderá, restablecerá o retirará únicamente mediante una decisión de certificación autorizada.
Una conclusión de evaluación, cierre de acción correctiva, recomendación, estado automatizado o aprobación comercial no constituirá una decisión de certificación.
La decisión se basará en los requisitos controlados aplicables, evidencia verificada y registros válidos para el objeto de certificación, alcance y período relevante.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 52
Paquete de decisiones
El paquete de decisiones contendrá, según corresponda:
El paquete de decisiones deberá ser lo suficientemente completo para que una persona competente que no participe en la evaluación comprenda y pruebe el resultado propuesto.
No se omitirá información simplemente porque sea adversa, confidencial, comercialmente inconveniente o inconsistente con la recomendación.
- identidad verificada del solicitante y objeto de certificación
- alcance de certificación propuesto y cualquier exclusión o limitación
- documentos, ediciones y módulos de requisitos de ICEQC aplicables
- registros de solicitud y evaluación
- plan de evaluación de evidencias, índice de evidencias e informe de evaluación
- conclusiones de conformidad para cada requisito aplicable
- razones objetivas para cada conclusión no aplicable
- todas las no conformidades y sus registros de cierre verificados
- quejas, incidentes, cambios o asuntos de integridad importantes para la decisión
- registros de competencia e independencia de las personas asignadas
- el certificado propuesto y los datos del registro público; y
- la recomendación de evaluación y cualquier punto de vista material disidente
ICEQC-CER-003 · Cláusula 53
Puerta de completitud
Antes de la revisión de la decisión técnica, ICEQC deberá confirmar que:
Un paquete incompleto se devolverá para su finalización y no se avanzará asumiendo una conclusión favorable.
La finalización de la puerta administrativa no determina los méritos técnicos.
- la identidad y el alcance son inequívocos
- todos los requisitos aplicables tienen una conclusión registrada
- Las conclusiones no aplicables están objetivamente justificadas.
- la evidencia es rastreable hasta cada conclusión
- cada no conformidad se cierra para una propuesta de decisión positiva
- Se han completado los controles obligatorios de competencia e independencia.
- se han atendido quejas, incidencias y cambios materiales; y
- La información del certificado y del registro público es precisa.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 54
Competencia e independencia de la persona que toma decisiones
El tomador de decisiones asignado deberá tener la competencia adecuada para el esquema de certificación, el objeto de certificación, el tipo de decisión, los métodos de evidencia y las cuestiones técnicas o de protección materiales.
Quien toma las decisiones será independiente de acuerdo con las cláusulas 14 y 17 y deberá completar una declaración de conflicto específica del caso.
Cuando una persona no posee toda la competencia requerida, ICEQC puede designar un panel de decisión u obtener información técnica controlada. La persona autorizada para tomar decisiones conserva la responsabilidad de la decisión.
Un asesor técnico deberá revelar las limitaciones y no decidirá un asunto fuera de la autorización del asesor.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 55
Revisión de decisiones
Quien toma las decisiones deberá determinar si:
El tomador de decisiones puede solicitar aclaraciones, evidencia adicional, verificación ampliada, corrección de un hallazgo, reconsideración del alcance o una nueva conclusión de evaluación.
Quien toma las decisiones no realizará personalmente el trabajo de evaluación faltante y luego decidirá ese mismo trabajo. La evaluación adicional material se asignará y devolverá a través del paquete de decisión.
- la evaluación se planificó y realizó según los procedimientos aplicables de ICEQC
- la evidencia es suficiente, confiable y actual para el alcance propuesto
- Las conclusiones de la evaluación se derivan lógicamente de la evidencia.
- Las clasificaciones y los cierres de acciones correctivas son consistentes y están justificados.
- todos los requisitos aplicables cumplen
- ningún asunto abierto invalida el estado propuesto
- el alcance puede establecerse con precisión y entenderse públicamente; y
- las disposiciones de validez y vigilancia propuestas son apropiadas
ICEQC-CER-003 · Cláusula 56
Decisiones disponibles
La Autoridad de Decisión de Certificación podrá decidir:
ICEQC puede aplazar una decisión cuando la información o verificación definida sigue pendiente. El aplazamiento no es una decisión de certificación positiva y no autoriza una reclamación de certificación para un alcance no certificado o modificado.
ICEQC no otorgará certificación condicional cuando un requisito aplicable siga siendo no conforme.
- certificación de subvención
- certificación de rechazo
- mantener la certificación después de la vigilancia o revisión de cambios
- renovar certificación
- ampliar el alcance de la certificación
- reducir el alcance de la certificación
- suspender la certificación total o parcialmente
- restablecer la certificación total o parcialmente; o
- retirar la certificación total o parcialmente
ICEQC-CER-003 · Cláusula 57
Criterios para una decisión positiva
La certificación podrá otorgarse, renovarse, ampliarse o restablecerse únicamente cuando:
Se puede adjuntar una condición administrativa solo cuando se refiere a la implementación del acuerdo de certificación y no sustituye la conformidad ni permite una no conformidad abierta.
La certificación no se acelerará reduciendo la evidencia requerida, eludiendo la revisión o tratando la acción planificada como una acción completada.
- el solicitante y el objeto de certificación son elegibles según el esquema aplicable
- el alcance de la certificación es preciso y está respaldado por evidencia verificada
- todos los requisitos aplicables son conformes
- se cierra toda no conformidad que afecte el alcance propuesto
- las limitaciones de la evidencia no impiden una conclusión confiable
- Las quejas, incidencias y cambios materiales se han resuelto lo suficiente como para tomar una decisión.
- el solicitante ha aceptado las obligaciones continuas aplicables; y
- el certificado propuesto y la entrada de registro se pueden emitir con precisión
ICEQC-CER-003 · Cláusula 58
Denegación y aplazamiento
La certificación se rechazará cuando el solicitante no cumpla con todos los requisitos aplicables para el alcance propuesto, no se pueda obtener la evidencia necesaria para una conclusión confiable después de una oportunidad razonable, un problema de integridad material permanezca sin resolver o el solicitante rechace una obligación de certificación aplicable.
Una denegación identificará las razones principales y no se describirá como un grado inferior de certificación.
Se puede aplazar una decisión cuando el asunto restante es capaz de resolverse dentro de un período definido y el aplazamiento no crea un estado público engañoso o un riesgo material.
Una solicitud aplazada se cerrará sin certificación cuando el solicitante no complete la acción requerida dentro del período autorizado y no se conceda una prórroga justificada.
La denegación no impide una nueva solicitud posterior, sujeta al régimen aplicable y resolución de los motivos de la denegación.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 63
Suspensión
ICEQC podrá suspender la certificación total o parcialmente cuando:
La suspensión puede ser inmediata cuando la demora expondría a los estudiantes o al público a daños materiales o tergiversaciones.
La decisión de suspensión deberá expresar el alcance afectado, los motivos, la fecha de efectividad, la acción requerida, las condiciones de verificación y el plazo de restauración.
- una no conformidad importante afecta la confianza en la conformidad continua
- una no conformidad requerida no se cierra dentro del período autorizado
- un incidente grave o un cambio importante requiere verificación antes de que el estado activo pueda continuar
- Se niega o se obstruye materialmente la vigilancia, el acceso o las pruebas necesarias.
- se establece o se indica de manera creíble la fabricación, el ocultamiento o la tergiversación material de evidencia
- El uso indebido de la certificación o la marca continúa después de que se le indique que se detenga
- el cliente certificado solicita suspensión temporal; o
- otra condición hace que la certificación activa sea inexacta o poco confiable
ICEQC-CER-003 · Cláusula 65
Restauración
La certificación se puede restaurar solo después de que ICEQC verifique que:
El alcance de la verificación de restauración deberá reflejar la duración y la causa de la suspensión, los cambios durante la suspensión y la confiabilidad de la evidencia anterior.
La restauración se registrará como una nueva decisión de certificación e identificará la fecha de vigencia y cualquier cronograma de vigilancia revisado.
- se ha eliminado la causa de la suspensión
- todas las no conformidades aplicables están cerradas
- Se establece conformidad continua para el ámbito afectado.
- Se han corregido las afirmaciones y registros engañosos; y
- cualquier condición de vigilancia adicional está implementada
ICEQC-CER-003 · Cláusula 66
Retiro
ICEQC podrá retirar la certificación total o parcialmente cuando:
El retiro es definitivo para el certificado afectado a menos que se modifique mediante una apelación o una nueva decisión de certificación posterior después de una nueva solicitud.
La decisión especificará el cese de reclamaciones, la disposición del certificado, el estado del registro, el tratamiento de las marcas y cualquier obligación continua.
- la causa de suspensión no se resuelve dentro del plazo autorizado
- una falla grave o sistémica hace que la restauración sea inapropiada
- el cliente certificado cesa la actividad certificada o ya no existe en una forma capaz de mantener la certificación
- evidencia de mala conducta o tergiversación deliberada destruye materialmente la confianza en la certificación
- la entidad rechaza persistentemente las obligaciones de certificación; o
- la entidad solicita retiro
ICEQC-CER-003 · Cláusula 67
Motivos y registro de la decisión
Cada decisión de certificación deberá registrarse de forma controlada y deberá contener:
Las razones deberán ser suficientes para explicar el resultado sin revelar información protegida innecesariamente.
Se puede utilizar un registro de decisión estandarizado, pero un resultado preseleccionado o una justificación automatizada no reemplazarán el juicio específico del caso.
- el tipo de decisión y el resultado
- el solicitante o cliente certificado y objeto de certificación
- el alcance afectado
- los documentos y ediciones de requisitos aplicables
- la evidencia material y el razonamiento
- confirmación del estado de no conformidad
- cualquier fecha de vigencia, período de validez, condición o acción requerida
- la identidad, autorización, confirmación de independencia y fecha del tomador de decisiones; y
- la ruta de apelación disponible y la fecha límite
ICEQC-CER-003 · Cláusula 68
Notificación, implementación y corrección.
ICEQC notificará al solicitante o cliente certificado la decisión en forma escrita controlada sin demora indebida y normalmente dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha de la decisión.
Una decisión positiva no se representará públicamente antes de su fecha de entrada en vigor y de la finalización de los controles de certificado y registro requeridos.
ICEQC implementará la decisión de manera consistente en todo el certificado, el registro público, los permisos de marca y el estado interno del caso.
Un error administrativo o administrativo puede corregirse sin reabrir el fondo cuando la corrección no cambia el objeto de la certificación, el alcance, el resultado sustantivo o la fecha de vigencia. La corrección seguirá siendo rastreable.
Un error sustancial o un hecho material nuevo se remitirá a una persona autorizada para tomar decisiones. Si es necesaria protección inmediata, ICEQC puede imponer un control de estado temporal en espera de la nueva decisión.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 111
Coherencia de los hallazgos y decisiones.
ICEQC mantendrá controles para promover una interpretación, clasificación, verificación de acciones correctivas, decisiones y acciones de estado materialmente consistentes en todos los esquemas y casos.
Los controles pueden incluir calibración de competencias, revisión anónima de casos, criterios de decisión controlados, consultas técnicas, muestreo periódico y revisión de decisiones revocadas.
La coherencia no requiere un tratamiento idéntico cuando el alcance, la evidencia, las consecuencias, el historial operativo u otros hechos materiales difieren. Se registrará el motivo de una desviación material del tratamiento habitual.
Un error anterior no se repetirá únicamente por coherencia. ICEQC corregirá el caso actual y considerará si casos anteriores requieren revisión.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 112
Consulta técnica
Una persona que realiza una actividad bajo este Procedimiento puede buscar consulta técnica cuando un tema excede la competencia asignada o presenta una interpretación, tecnología o consecuencia novedosas.
La consulta identificará la pregunta, los hechos, los requisitos aplicables, el asesor, el asesoramiento y el uso que se hace del asesoramiento.
El asesor deberá cumplir con los requisitos de competencia, confidencialidad y conflicto.
El asesoramiento no transfiere la responsabilidad del evaluador autorizado, revisor, tomador de decisiones o Panel de Apelaciones.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 113
Muestreo de casos y revisión de calidad
ICEQC tomará periódicamente muestras de casos completos y activos para verificar la conformidad procesal, la suficiencia de las pruebas, la coherencia de las decisiones, la puntualidad y la integridad de los registros.
El muestreo incluirá una combinación razonable de decisiones positivas y adversas, esquemas, tomadores de decisiones, no conformidades mayores y generales, apelaciones y acciones de estado de certificación.
Un revisor de calidad será independiente de la actividad revisada cuando la revisión podría cambiar el resultado de un caso o evaluar el desempeño personal.
Un error detectado se evaluará para corrección de caso, certificados afectados, casos similares, causa y acción correctiva de ICEQC.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 114
No conformidad ICEQC y acción correctiva
ICEQC identificará y controlará las no conformidades en sus propios procesos de certificación, incluida una falla que surja de la revisión de un caso, queja, apelación, incidente de datos o tendencia de desempeño.
La acción correctiva de ICEQC incluirá corrección, evaluación de causa y alcance, acción, responsabilidad, marco de tiempo y verificación de efectividad proporcional a la consecuencia.
Cuando una falla en el proceso de ICEQC pueda haber afectado una decisión o parte de certificación, ICEQC revisará el caso y proporcionará la corrección adecuada sin requerir que la parte afectada presente una apelación.
La sensibilidad comercial, la preocupación por la reputación o la antigüedad del personal no impedirán que se registren y corrijan las no conformidades internas.
ICEQC-CER-003 · Cláusula 115
Monitoreo del desempeño
ICEQC monitoreará el desempeño de este Procedimiento utilizando medidas capaces de identificar retrasos, inconsistencias, recurrencias y debilidades de control.
Las medidas pueden incluir:
Las medidas de desempeño no recompensarán tasas de aprobación de certificación más altas, tasas de búsqueda más bajas o retención comercial a expensas de decisiones de conformidad confiables.
- tiempo para emitir hallazgos y decisiones
- respuesta de acción correctiva y tiempo de cierre
- no conformidad vencida y recurrente
- vigilancia completada dentro de las ventanas del ciclo
- oportunidad y resultados de la apelación
- decisiones corregidas mediante revisión de calidad
- precisión de implementación de certificados y registros; y
- confidencialidad, accesibilidad y desempeño de control de conflictos
ICEQC-CER-003 · Cláusula 116
Registros controlados
Los registros creados bajo este Procedimiento serán identificables, completos, actuales, protegidos, recuperables y rastreables hasta la autoridad y la fecha.
Un cambio material en un hallazgo, acción, decisión, apelación o registro de estado deberá preservar la versión anterior o un historial de auditoría equivalente.
El acceso se basará en la función asignada y la sensibilidad de la información. La exportación, descarga, uso compartido y almacenamiento local se restringirán en consecuencia.
Los registros no se almacenarán en una cuenta, dispositivo, canal de mensajería o ubicación personal no aprobados.
Cuando se reemplaza un sistema o se migran datos, ICEQC verificará la integridad, los enlaces, los permisos y la recuperación continua.