Le cycle de certification de 36 mois
Un certificat ICEQC est délivré pour la période approuvée indiquée dans le registre des certificats, normalement un cycle de 36 mois. Le certificat confirme la conformité à la date effective de la décision et reste soumis à la conformité continue, à la surveillance programmée, à l'examen des changements et aux contrôles de statut tout au long du cycle.
La certification n'est pas une distinction permanente. L'enregistrement actuel dans le Registre public des certificats, et non une image de certificat sauvegardée ou une annonce antérieure, détermine si la certification est active et quels sont la portée et les dates actuellement applicables.
Obligations continues de chaque titulaire de certificat
- Maintenir toutes les exigences applicables sur l'ensemble de la portée certifiée.
- Veiller à l'exactitude du titulaire légal, de l'objet certifié, des opérations incluses, des exclusions et de la portée publique.
- Conserver les documents contrôlés et les enregistrements de mise en œuvre actuels, suffisants pour démontrer la conformité continue.
- Coopérer avec la surveillance programmée et spéciale et fournir l'accès requis dans la période indiquée.
- Informer rapidement ICEQC des changements importants, des incidents graves et des questions pouvant affecter la conformité ou la confiance du public dans le certificat.
- Utiliser le certificat, le nom et la marque de certification d'ICEQC uniquement pour le titulaire autorisé, la portée, la période et le statut actuel.
- Arrêter ou corriger une affirmation de certification lorsque la portée ou le statut ne la soutient plus.
Surveillance programmée aux mois 12 et 24
Le cycle standard de trois ans comprend une surveillance programmée aux alentours du mois 12 et du mois 24. La surveillance vérifie la conformité continue et ne se limite pas à vérifier si les documents sont conservés. ICEQC peut examiner les registres de mise en œuvre, les résultats de la surveillance, les changements, les plaintes, les incidents, les conclusions précédentes, les affirmations publiques et d'autres preuves pertinentes à la conformité continue.
Le plan de surveillance prend en compte l'objet de la certification, le périmètre certifié, les conclusions précédentes, les changements matériels, le risque d'une conclusion incorrecte sur le maintien du statut et les preuves nécessaires pour maintenir la confiance tout au long du cycle. Le titulaire du certificat soumet les preuves demandées et organise l'accès via le Centre de demande en ligne.
Changements matériels devant être signalés
Identité légale et contrôle
Nom légal, enregistrement, propriété, contrôle responsable, fusion, acquisition, restructuration, insolvabilité ou cessation des opérations pertinentes.
Périmètre de certification
Sites, activités éducatives, services, plateformes, modèles, versions, groupes d'utilisateurs ou d'apprenants, modes de prestation, marchés, juridictions, exclusions ou accords matériels avec des tiers.
Gouvernance et personnel responsable
Modifications qui affectent de manière significative l'autorité de décision, la protection, la responsabilité académique ou produit, le contrôle technique, la compétence ou la supervision de l'objet certifié.
Technologie, produit ou prestation
Versions majeures, intégrations, architecture, utilisation des données, fonctions automatisées, usage prévu, fabrication, approvisionnement, sécurité, accessibilité ou modifications de prestation pertinentes par rapport à une exigence applicable.
Position juridique et réglementaire
Perte, restriction ou modification matérielle d'une licence, autorisation, approbation, enregistrement, obligation légale ou position d'application pertinente pour le périmètre.
Incidents et constats externes
Questions graves de protection, de confidentialité, de sécurité, de sûreté, d'intégrité, de service, de produit, légales ou réglementaires pouvant indiquer une perte de conformité.
Comment ICEQC traite un changement signalé
ICEQC enregistre le changement, détermine s'il affecte l'objet certifié, le périmètre, l'applicabilité ou la base de conformité et identifie les preuves et la révision requises. Le résultat peut être aucune action sur le périmètre, une mise à jour de l'enregistrement public, une vérification supplémentaire, une surveillance spéciale, une réduction du périmètre, une suspension ou une nouvelle décision de certification.
Le titulaire du certificat ne doit pas décrire un nouveau site, service, version, modèle, intégration, mode de livraison ou juridiction comme certifié tant que ICEQC n'a pas terminé l'examen requis et que le Registre public des certificats ne l'inclut pas expressément.
Constatations lors de la surveillance
Une non-conformité de surveillance est enregistrée selon la même règle publiée au niveau de l'exigence utilisée pour la certification initiale. Le titulaire du certificat doit corriger la condition et fournir une preuve de mise en œuvre actualisée dans le délai applicable. ICEQC vérifie si la correction est complète.
La gravité, l'étendue et l'effet d'une constatation ouverte peuvent nécessiter une surveillance spéciale ou une action concernant le statut du certificat. La certification précédente ne permet pas qu'une non-conformité actuelle soit compensée par des performances antérieures ou par la conformité ailleurs dans le périmètre.
Statut du certificat et sa signification
Actif
Le certificat est dans sa période indiquée et aucune action de statut actuelle n'empêche le titulaire de présenter des revendications autorisées pour le périmètre publié.
Suspendu
La certification n'est temporairement pas en état actif. Le titulaire doit respecter les restrictions de revendication énoncées et les actions requises pendant qu'ICEQC détermine si une restauration est justifiée.
Réduit
Une partie de l'ancien périmètre a été supprimée. Les revendications doivent être limitées au périmètre actuellement indiqué dans le Registre public des certificats.
Retiré
La certification a pris fin par action de statut. L'ancien titulaire doit cesser les revendications de certification et l'utilisation du certificat et de la marque conformément aux exigences.
Expiré
La période de certification s'est terminée sans qu'un certificat renouvelé effectif ait été délivré. Une image d'un certificat précédent n'établit pas une certification actuelle.
Réclamations de certification, certificats et marques
Chaque réclamation doit identifier ou rester cohérente avec le titulaire du certificat, l'objet de la certification, le périmètre certifié, les documents ICEQC applicables et leurs éditions, le numéro de certificat, les dates et le statut actuel. Une réclamation ne doit pas s'étendre à une société mère, une filiale, un franchisé, un client, un partenaire, un programme, un service, un produit ou un site qui ne figure pas dans le registre public.
La certification ne doit pas être représentée comme une autorisation gouvernementale, une accréditation légale, une licence, la reconnaissance d'un diplôme, l'équivalence académique, un classement, une approbation ou une garantie de performance future. Tout usage abusif suspecté peut être signalé via le circuit public de signalement des abus.
Extension de la portée, réduction et autres modifications
Une extension demandée est évaluée avant que l'activité supplémentaire ne soit certifiée. ICEQC confirme la limite révisée et l'applicabilité, identifie les preuves requises, effectue la vérification nécessaire et obtient une décision autorisée. La portée élargie ne prend effet que lorsque la décision et le registre public sont publiés.
Une réduction peut être demandée par le titulaire ou exigée lorsque la conformité continue n'est pas établie pour une partie de la portée. Le titulaire doit mettre à jour toutes les revendications et tous les documents publics afin de refléter la portée réduite actuelle.
Renouvellement et expiration
Le renouvellement nécessite une demande en temps utile, la confirmation de l'objet et de la portée actuels, la mise à jour de l'applicabilité, la vérification des preuves, la clôture de toute non-conformité, une révision technique indépendante et une nouvelle décision de certification. L'achèvement de la surveillance ne renouvelle pas le certificat en soi.
Si la décision de renouvellement n'est pas en vigueur avant la date d'expiration actuelle, le certificat expire sauf si une règle publiée d'ICEQC prévoit expressément le contraire. ICEQC ne rétrodate pas la certification pour supprimer une période durant laquelle aucun certificat actif n'existait.