Processus de certification

Étape 1 · ICEQC-CER-001 clauses 15–16

Compréhension de la pré-demande

Avant qu'une demande ne soit soumise, le candidat potentiel peut examiner la base de certification publiée, sélectionner un objet de certification, considérer l'périmètre proposé, identifier les Exigences fondamentales de conformité applicables et examiner les dossiers de preuves, les frais et les délais. Les informations préalables à la demande expliquent les règles; elles ne prédisent ni ne réservent le résultat d'une certification.

Le candidat potentiel reste responsable de déterminer s'il détient l'autorité légale, le contrôle opérationnel, les dossiers à jour et l'accès nécessaires à la vérification. ICEQC peut clarifier le processus public et les informations requises, mais il ne conçoit pas les contrôles du candidat, ne prépare pas ses preuves ni ne conseille sur la manière d'obtenir la conformité.

Étape 2 · clauses 17–23 ICEQC-CER-001

Demande, contrôle de complétude et acceptation

Le demandeur soumet l'identité juridique requise, les contacts autorisés, l'objet de la certification, la portée proposée, les informations opérationnelles et les documents de demande via le Centre de Candidature en Ligne. ICEQC vérifie si la soumission est identifiable, suffisamment complète pour l'examen de la demande et conforme au programme de certification publié.

ICEQC peut retourner une soumission incomplète, demander des informations spécifiques, refuser une demande inéligible ou clôturer une demande qui ne peut pas progresser. L'acceptation signifie que la demande peut entrer dans la planification de la certification en vertu de l'accord applicable. Elle n'établit pas la conformité et n'engage pas ICEQC à accorder la certification.

Étape 3 · ICEQC-CER-001 clauses 24–31

Objet de certification, portée et applicabilité

L'ICEQC confirme l'un des trois objets de certification: une Organisation Éducative, un Service Technologique Éducatif ou un Produit Éducatif. La portée confirmée définit la limite dans laquelle la conformité sera déterminée et ultérieurement décrite sur le certificat et dans le Registre public des certificats.

Le périmètre identifie, le cas échéant, les entités légales, les sites, les activités, les services, les plateformes, les produits, les modèles, les versions, les groupes d'utilisateurs ou d'apprenants, les modes de livraison, les juridictions, les arrangements matériels avec des tiers et les exclusions. Une exclusion ne peut pas supprimer une exigence applicable tout en laissant l'activité correspondante dans le périmètre de certification.

Chaque exigence fondamentale de conformité comprise dans le référentiel de base de l’objet de certification sélectionné est ensuite identifiée comme applicable ou étayée par un fondement objectif de non-applicabilité. Une préférence commerciale, une difficulté pratique, l’absence de preuves ou une mise en œuvre incomplète ne constituent pas un fondement de non-applicabilité.

Étape 4 · ICEQC-CER-001 clauses 32–53 et ICEQC-CER-002 clauses 41–60

Accord de certification et planification de la vérification

L'accord de certification enregistre le travail confirmé, les responsabilités, l'accès, les arrangements de confidentialité, les frais, les délais et les conditions d'utilisation de la certification. Le plan de vérification traduit le périmètre confirmé et le registre d'applicabilité en preuves et activités d'accès sans modifier les exigences publiées.

La planification prend en compte l'objet, la taille et la répartition du périmètre, les méthodes de fonctionnement, les langues, les technologies matérielles, les juridictions pertinentes, les groupes d'apprenants ou d'utilisateurs, les tiers, la disponibilité des preuves et les conditions qui ne peuvent pas être établies à distance. La profondeur prévue doit être suffisante pour soutenir une conclusion pour chaque exigence applicable.

Étape 5 · clauses 41–63 de ICEQC-CER-001 et clauses 61–109 de ICEQC-CER-002

Vérification des preuves et conclusions au niveau des exigences

Le demandeur fournit des documents contrôlés à jour et les enregistrements de mise en œuvre correspondants. ICEQC vérifie la pertinence, l'authenticité, la fiabilité, l'exhaustivité, l'actualité et la traçabilité à travers la revue de documents, la vérification des enregistrements sources, des entretiens, des démonstrations, de l'observation, l'analyse des données, des visites à distance, des échantillonnages et des preuves spécialisées selon ce qui est approprié.

Les preuves sont évaluées par rapport aux critères de conformité publiés pour chaque exigence individuelle et à l'ensemble du périmètre confirmé. Une politique ou une procédure ne suffit pas à elle seule à établir la mise en œuvre. Une déclaration non étayée, une capture d'écran isolée, un modèle vide, un plan futur ou une revendication promotionnelle ne suffit pas à elle seule à établir la conformité.

ICEQC enregistre Conformant, Non conforme ou Non applicable justifié objectivement pour chaque exigence. La conclusion identifie l'exigence, les preuves vérifiées, la couverture du périmètre et toute limitation matérielle. Les résultats ne sont pas moyens, pondérés ou compensés.

Étape 6 · ICEQC-CER-003 articles 18–50

Non-conformité, remédiation et clôture

Une non-conformité identifie l'exigence publiée qui n'est pas respectée, les faits vérifiés soutenant cette conclusion, la partie du périmètre confirmé affectée et la condition qui doit être corrigée. Ce n'est pas une instruction de conseil et ne prescrit pas la solution choisie par le demandeur.

Le demandeur détermine la cause, corrige la condition, met en œuvre le contrôle nécessaire et soumet des preuves mises à jour. ICEQC vérifie à la fois la correction et la mise en œuvre par rapport à l'exigence initiale. Un plan, une promesse, une clôture administrative, un délai expiré ou un enregistrement supprimé ne peuvent pas établir que la remédiation est complète.

Si les preuves restent insuffisantes ou si la condition reste non conforme, la constatation reste ouverte. La certification ne peut pas aboutir à une décision positive tant qu'une non-conformité applicable est ouverte.

Étape 7 · ICEQC-CER-001 clauses 64–71 et ICEQC-CER-003 clauses 51–68

Examen technique indépendant et décision de certification

L'examen technique vérifie si la portée confirmée, l'enregistrement d'applicabilité, les preuves, les conclusions au niveau des exigences et l'enregistrement de remédiation sont complets, cohérents et techniquement étayés. L'examinateur peut renvoyer l'enregistrement pour un travail de vérification spécifique mais ne peut pas substituer sa préférence aux preuves ni créer une nouvelle exigence.

La décision de certification est prise par une personne autorisée qui n'a pas effectué la vérification des preuves pour la même demande. Une décision positive nécessite des informations suffisantes, la conformité à chaque exigence applicable et la clôture vérifiée de chaque correction requise. Un refus ou tout autre résultat défavorable indique la décision et ses raisons et identifie la voie de recours applicable.

Aucun système automatisé, considération commerciale, réputation, adhésion, récompense ou impression générale ne peut prendre ou déterminer la décision de certification.

Étape 8 · ICEQC-CER-001 clauses 72–101 et ICEQC-CER-003 clauses 87–110

Certificat, registre public et certification continue

Suite à une décision positive, ICEQC émet un certificat et publie l'identité juridique du titulaire du certificat, l'objet de la certification, le champ approuvé, les normes et éditions applicables, le numéro du certificat, les dates de délivrance et d'expiration ainsi que le statut actuel dans le Registre public des certificats. Le registre public constitue la source faisant autorité pour le statut actuel.

La certification fonctionne normalement selon un cycle de 36 mois avec une surveillance planifiée aux mois 12 et 24. Le titulaire du certificat doit maintenir la conformité, coopérer avec la surveillance, signaler les changements matériels et les incidents, et utiliser les déclarations de certification uniquement pour le périmètre publié et l'état actuel.

ICEQC peut maintenir, rétablir, suspendre, réduire, retirer ou laisser expirer la certification selon les règles publiées. Le renouvellement nécessite une nouvelle demande, une vérification et une décision avant l'expiration; il ne s'agit pas d'une continuation automatique.