Compétence et indépendance en matière de recours
Un appel est une contestation formelle d’une décision susceptible d’appel ; il ne constitue ni une nouvelle demande, ni une négociation d’une exigence applicable, ni une plainte relative au service général. L'avis de décision indique si la décision est susceptible d'appel, la personne habilitée à faire appel, la voie de soumission et la période de dépôt applicable.
Les motifs peuvent concerner une erreur factuelle importante, un échec procédural, une interprétation ou une application incorrecte d'une exigence déterminante, un parti pris démontrable ou un autre motif reconnu par la procédure applicable. L'appelant doit identifier chaque motif, la partie contestée du dossier, la réparation demandée et l'autorité de la personne déposant la demande pour le demandeur ou l'entité certifiée.
L'autorité d'appel est indépendante de la vérification des preuves, de la revue technique et de la décision initiale. Il contrôle la recevabilité, l'accès au dossier d'appel, les conclusions, toute réunion ou audience, la confidentialité et les mesures provisoires. Un appel ne suspend pas automatiquement la décision. La détermination et les motifs sont enregistrés, notifiés et mis en œuvre via les systèmes contrôlés de certification et de registre public.
ICEQC-GOV-001 · Article 33
Séparation de l'autorité de recours
Une personne ou un organisme qui décide d'un appel procédural ou d'un appel de certification doit être indépendant de l'action contestée et n'a aucune responsabilité de défendre le résultat initial en tant qu'intérêt institutionnel ou personnel.
La participation générale préalable à l'adoption d'une norme n'empêche pas à elle seule l'interprétation de cette norme en appel, mais la participation directe à l'évaluation, à la revue technique, à la décision, au traitement des plaintes ou à l'acte de procédure contesté exclura la décision sur la même question.
Les modalités de nomination, d'accès aux informations et de soutien doivent préserver la capacité de l'autorité d'appel à examiner l'intégralité du dossier pertinent sans instruction des fonctions commerciales ou de décision initiale.
La décision publique indique l'autorité de recours, la compétence, la conclusion et les motifs suffisants, sous réserve du secret légal.
L'issue d'un appel peut corriger ou renvoyer une décision dans le cadre de sa portée, mais ne doit pas modifier en privé la norme pour toutes les autres personnes.
ICEQC-GOV-001 · Article 35
Protection contre les représailles
Personne ne doit subir de représailles de la part de l'ICEQC pour avoir formulé de bonne foi un commentaire, une objection, une plainte, un appel, une divulgation d'intégrité ou une demande de correction, ou pour avoir refusé de soutenir un consensus proposé.
Les représailles comprennent l'exclusion inappropriée, la menace, le traitement de certification défavorable, la divulgation destinée à causer un préjudice, le retrait d'une opportunité sans rapport ou la pression pour abandonner une préoccupation légitime.
Cette protection n'empêche pas une action proportionnée concernant un comportement abusif, un mensonge délibéré, une divulgation illégale, un harcèlement ou un conflit qui affecte réellement la participation, à condition que l'action soit basée sur le comportement et non sur le désaccord protégé.
Toute personne alléguant des représailles aura accès à un recours indépendant de la fonction concernée.
Lorsque les représailles sont justifiées, les mesures correctives doivent traiter à la fois de l'effet individuel et de toute condition systémique susceptible de décourager une participation future, tandis que la publication doit être limitée aux informations nécessaires à la responsabilité et à la protection légale.
ICEQC-GOV-001 · Article 52
Recours procéduraux concernant l'élaboration de normes
Un participant matériellement affecté peut faire appel d'une décision finale selon laquelle l'ICEQC n'a pas suivi une procédure d'élaboration de normes publiée d'une manière susceptible d'affecter une participation équitable, l'autorité ou le document qui en résulte.
L'appel sera tranché par une personne ou une commission indépendante de l'action contestée et compétente pour évaluer le dossier de la procédure.
L'examen peut prendre en compte la notification, l'accès, l'équilibre, la gestion des conflits, la disposition des commentaires, le consensus, les approbations requises et l'identité de la publication, mais ne doit pas remplacer le jugement technique simplement parce que l'appelant préfère une autre exigence.
Un appel réussi peut nécessiter une correction, un réexamen, une nouvelle consultation, une nouvelle décision d'approbation, une qualification de statut temporaire ou le retrait de la publication concernée.
Le résultat public expliquera la conclusion et l'effet de la procédure tout en protégeant les informations personnelles et confidentielles, et identifiera toute autre voie ou règle de finalité qui s'applique.
ICEQC-CER-001 · Article 103
Accès aux processus de plainte et d'appel
L'ICEQC doit maintenir des processus accessibles, documentés et impartiaux pour les plaintes et les appels.
Les processus doivent être disponibles sans discrimination et ne doivent pas exiger qu'une personne renonce à un droit légal comme condition d'accès.
Les informations sur la manière de déposer une plainte ou un appel, les informations requises et les principaux contrôles temporels doivent être accessibles au public.
Une personne peut demander une assistance raisonnable en matière de communication lorsque cela est nécessaire pour comprendre ou utiliser le processus.
Le recours à une procédure de plainte ou d'appel ne doit pas entraîner de représailles, un traitement discriminatoire ou un désavantage inapproprié en matière de certification.
ICEQC-CER-001 · Article 107
Appels
Un demandeur ou client certifié peut faire appel :
Un appel doit être déposé dans les 20 jours ouvrables suivant la notification de la détermination, à moins que l'avis ne précise un délai plus long.
Un appel doit identifier :
Un appel n'est pas une nouvelle opportunité de compléter les preuves ou les mesures correctives qui étaient requises avant la décision initiale, mais l'ICEQC peut prendre en compte les informations montrant que le dossier original était matériellement inexact ou procéduralement incomplet.
Une soumission tardive peut être acceptée lorsque des circonstances exceptionnelles sont démontrées et que l'acceptation ne porte pas sensiblement atteinte à une résolution juste et fiable.
- refus d'accepter une demande lorsque le refus concerne l'application d'une règle d'éligibilité à l'ICEQC
- une décision de certification
- une décision de limiter, d'exclure ou de réduire la portée de la certification
- une conclusion défavorable qui détermine directement le statut de certification
- suspension, retrait ou refus de restauration
- une décision d'exécution concernant les demandes de certification ; ou
- une autre détermination expressément identifiée comme susceptible d'appel
- la détermination contestée
- la pièce contestée
- l'erreur factuelle, procédurale ou interprétative alléguée
- le résultat recherché ; et
- informations complémentaires
ICEQC-CER-001 · Article 108
Indépendance et révision des appels
Un appel doit être tranché par une ou plusieurs personnes autorisées qui :
L'examen de l'appel doit prendre en compte :
L'examinateur de l'appel peut demander des éclaircissements, obtenir des conseils spécialisés, exiger une réévaluation limitée ou renvoyer une question pour revue technique corrigé.
Une personne fournissant des conseils à l'examinateur d'appel doit déclarer les intérêts pertinents et n'assume pas la décision d'appel.
La charge de maintenir un dossier d'appel complet et contrôlé incombe à l'ICEQC.
- n’a pas procédé à l’évaluation, au contrôle technique ou à la décision faisant l’objet d’un appel
- n'avoir aucun conflit d'intérêts disqualifiant
- avoir une compétence appropriée aux questions soulevées ; et
- avoir le pouvoir de confirmer, modifier ou annuler la détermination au sein du système ICEQC
- l'exigence et le processus applicables
- le dossier disponible au décideur initial
- les motifs et les informations à l'appui
- la réponse du personnel concerné de l'ICEQC
- toute irrégularité substantielle de procédure ; et
- si la conclusion était étayée par des preuves suffisantes et fiables
ICEQC-CER-001 · Article 109
Effet et issue d'un appel
L'introduction d'un appel ne suspend pas automatiquement la décision faisant l'objet d'un appel.
L'ICEQC peut suspendre tout ou partie d'une détermination lorsque cela est compatible avec la protection des apprenants, du public et de l'intégrité de la certification.
L'issue d'un appel peut :
Un résultat positif de certification en appel ne peut être obtenu que lorsque les conditions de la clause 7.4 sont remplies.
Le résultat de l'appel doit inclure des motifs suffisants pour expliquer la conclusion et doit identifier sa date d'entrée en vigueur et toute autre action.
L'ICEQC s'efforcera de statuer sur un appel dans les 30 jours ouvrables après qu'un dossier suffisant soit disponible et terminera le processus d'appel dans les 60 jours ouvrables après sa réception, à moins qu'une circonstance exceptionnelle ne rende son achèvement impossible. L'ICEQC informera l'appelant d'un retard important, de sa raison et de la date de détermination révisée.
Le résultat de l'appel est définitif dans le cadre du processus de certification ICEQC, à moins que le résultat lui-même ne nécessite une décision de certification contrôlée supplémentaire.
- confirmer la détermination
- faire varier la détermination
- annuler la détermination et lui substituer un résultat autorisé
- renvoyer l'affaire pour une réévaluation, une révision ou une décision spécifiée ; ou
- déterminer que l'appel n'est plus nécessaire car l'affaire a été résolue par une autre action contrôlée
ICEQC-CER-001 · Article 110
Confidentialité et protection dans les plaintes et appels
Les informations relatives aux plaintes et aux appels ne doivent être consultées que par les personnes qui en ont besoin pour un traitement, un examen, une action ou une surveillance autorisé.
L'ICEQC protégera l'identité d'un plaignant lorsque cela est raisonnablement possible et demandé, mais ne promettra pas l'anonymat lorsque la divulgation est nécessaire pour des raisons d'équité, de vérification, de sécurité ou pour une exigence légale.
Une plainte confidentielle ou anonyme peut être envisagée lorsque suffisamment d'informations vérifiables sont disponibles.
L'ICEQC ne divulguera pas plus d'informations que nécessaire pour obtenir une réponse, résoudre le problème, protéger les personnes concernées ou maintenir l'intégrité de la certification.
Une personne ne doit pas être désavantagée si elle dépose une plainte, témoigne ou utilise une procédure d'appel de bonne foi.
Des informations sciemment fausses ou malveillantes peuvent être traitées comme une question d'intégrité, mais une plainte non fondée n'est pas, sans plus, une plainte malveillante.
ICEQC-CER-001 · Article 111
Dossiers et apprentissage des plaintes et des appels
L'ICEQC doit tenir des registres contrôlés des plaintes et des appels, notamment :
L'ICEQC analysera périodiquement les informations relatives aux plaintes et aux appels pour détecter les problèmes récurrents, les incohérences, les retards, les risques de conflit et les opportunités d'améliorer le fonctionnement du système.
Une correction systémique doit être attribuée, surveillée et vérifiée pour son efficacité.
L'analyse doit préserver la confidentialité et ne doit pas transformer le volume de plaintes en un classement de clients certifiés.
Les informations provenant des plaintes et des appels peuvent éclairer la surveillance et l'examen des programmes lorsque leur fiabilité et leur pertinence sont établies.
- réception et accusé de réception
- juridiction et triage des risques
- contrôle du personnel affecté et de l'indépendance
- preuves et communications
- analyse et résultat
- action, correction et vérification ; et
- performances temporelles
ICEQC-CER-003 · Article 69
Droit de recours
Un demandeur ou un client certifié peut faire appel d'une décision susceptible d'appel affectant sa demande, la portée de sa certification ou son statut de certification.
L'accès au recours doit être clair, raisonnablement accessible et exempt de traitement discriminatoire, de représailles ou de désavantage commercial.
L'ICEQC ne facture pas de frais pour faire appel.
Les droits d'appel ne limitent aucun autre droit légal dont dispose l'appelant, mais le comité d'appel tranchera uniquement les questions relevant de l'autorité de l'ICEQC.
ICEQC-CER-003 · Article 70
Questions susceptibles d'appel
Un recours peut être formé contre une décision de :
Une déclaration de non-conformité ou une demande de preuves peut être contestée par le biais d'un appel uniquement après avoir fait matériellement partie d'une décision de certification susceptible d'appel, à moins qu'un système applicable n'autorise expressément un appel antérieur.
Une demande visant à corriger une erreur administrative évidente doit normalement être traitée en vertu de la clause 68.4 et ne nécessite pas d'appel.
- refuser la certification
- refuser le renouvellement ou l'extension du champ d'application
- réduire la portée de la certification
- suspendre la certification
- refuser la restauration
- retirer la certification ; ou
- sinon imposer un statut de certification défavorable final
ICEQC-CER-003 · Article 71
Faire appel
Un appel doit être déposé dans les vingt jours ouvrables suivant la réception par le requérant de la décision écrite.
Le recours devra identifier :
Un recours concis est suffisant lorsqu'il identifie clairement la décision contestée et ses motifs. L'ICEQC ne rejettera pas un appel uniquement pour l'utilisation d'un format informel.
Un appel peut être soumis via le système de cas contrôlés ou un autre canal publié par l'ICEQC.
- la décision et le numéro de dossier
- la partie de la décision contestée
- la prétendue erreur de fait, d’exigence, de procédure, d’indépendance ou de raisonnement
- le résultat recherché
- les preuves à l'appui ou la localisation des preuves déjà détenues par l'ICEQC ; et
- un contact habilité
ICEQC-CER-003 · Article 72
Acquittement et contrôle initial
L'ICEQC accusera réception dans un délai de cinq jours ouvrables et fournira l'identifiant de l'appel, le responsable du dossier, la prochaine étape procédurale et le calendrier prévu.
L'agent chargé du dossier doit sécuriser le dossier de décision original, conserver les preuves pertinentes et limiter les modifications qui pourraient obscurcir le dossier faisant l'objet de l'appel.
Le responsable du dossier peut demander les éclaircissements nécessaires pour identifier la décision ou les motifs, mais ne doit pas argumenter sur le fond ni décourager l'appel.
La communication doit faire clairement la distinction entre le responsable du dossier administratif et le comité d'appel indépendant.
ICEQC-CER-003 · Article 73
Admissibilité
Un appel est recevable lorsqu'il est formé par un appelant admissible, identifie une décision susceptible d'appel et est déposé dans le délai requis ou accepté tardivement en vertu de l'article 74.
Le responsable du dossier soumettra toute question contestée sur la recevabilité à une personne indépendante de la décision initiale. La personne peut être le président du comité d'appel.
La décision d'irrecevabilité d'un recours doit être motivée et communiquée par écrit.
Une plainte concernant la signification, la conduite ou le retard qui ne conteste pas une décision de certification doit être redirigée vers le processus de plainte ICEQC applicable à la connaissance de l'expéditeur.
ICEQC-CER-003 · Article 74
Recours tardifs ou incomplets
L'ICEQC peut accepter un appel tardif lorsque l'appelant démontre que des circonstances qui ont raisonnablement empêché le dépôt et l'acceptation dans les délais ne causeront pas d'injustice importante ni ne porteront atteinte à la protection nécessaire.
Pour décider d'accepter ou non un appel tardif, l'ICEQC prendra en compte la durée et la raison du retard, les mesures déjà prises en s'appuyant sur la décision, le risque persistant, la disponibilité des dossiers et si les motifs soulèvent un problème sérieux d'intégrité.
Un appel incomplet ne sera pas rejeté sans une possibilité raisonnable de fournir les informations manquantes essentielles.
La prolongation de la période de dépôt ne suspend pas ou n'annule pas automatiquement la décision initiale.
ICEQC-CER-003 · Article 75
Effet du recours et des mesures provisoires
Le dépôt d'un recours ne suspend pas automatiquement la décision attaquée.
Le comité d'appel peut suspendre ou modifier la mise en œuvre si nécessaire pour éviter un préjudice disproportionné et lorsque cela ne crée pas de risque inacceptable pour les apprenants, le public ou l'intégrité de la certification.
Une suspension, une restriction de réclamation ou une autre mesure de protection reste généralement en vigueur pendant qu'un appel est en cours lorsque sa suppression pourrait entraîner un préjudice, une fausse déclaration importante ou une perte de preuves.
Une détermination intermédiaire doit être motivée, limitée dans le temps, communiquée aux fonctions concernées et réexaminée si les circonstances importantes changent.
ICEQC-CER-003 · Article 76
Etablissement du dossier d'appel
Le dossier d'appel comprendra :
Le responsable du dossier tient une chronologie et un index des documents.
Personne ne doit supprimer, remplacer ou modifier un document original important. Les corrections ou les versions ultérieures doivent être identifiables séparément.
- la décision attaquée et son dossier décisionnel complet
- l'appel et les preuves à l'appui
- les exigences et procédures ICEQC contrôlées applicables
- Communications et décisions procédurales pertinentes
- la réponse écrite du décideur initial, si demandée
- a admis des preuves et des arguments supplémentaires ; et
- dossiers de conflits, de compétences et de nominations pour le comité d'appel
ICEQC-CER-003 · Article 77
Désignation et composition de la Commission d'Appel
L'ICEQC nommera un comité d'appel composé d'un ou de plusieurs membres en fonction de la complexité, des conséquences et des besoins de compétence de l'appel.
Aucun membre du panel ne doit avoir participé à l'évaluation, à la vérification des mesures correctives, à la recommandation ou à la décision faisant l'objet d'un appel.
Un membre du panel doit divulguer les conflits et doit être remplacé lorsque son impartialité pourrait raisonnablement être remise en question.
Lorsqu'un panel compte plus d'un membre, un président contrôlera la procédure et la décision sera prise à la majorité, à moins que la nomination n'énonce une autre règle. Une dissidence importante doit être enregistrée.
L'ICEQC peut nommer un conseiller technique indépendant qui ne vote pas et dont les commentaires sont divulgués aux parties dans la mesure nécessaire à leur détermination.
ICEQC-CER-003 · Article 78
Divulgation et accès à l'information
Le requérant doit recevoir suffisamment d'informations pour comprendre le fondement matériel de la décision et y répondre efficacement.
L'ICEQC peut retenir ou caviarder des informations lorsque cela est nécessaire pour protéger la vie privée, la source confidentielle, la sécurité, le privilège légal ou l'intérêt de propriété d'une autre personne.
Une restriction ne doit pas être plus large que nécessaire. Dans la mesure du possible, l'ICEQC fournira un résumé, un extrait, des informations anonymisées ou une visualisation contrôlée permettant une réponse équitable.
Le comité d'appel peut examiner les informations restreintes qui n'ont pas été entièrement divulguées à l'appelant et doit examiner l'effet de cette restriction sur l'équité procédurale et la force probante.
ICEQC-CER-003 · Article 79
Arguments et preuves supplémentaires
L'appelant aura une possibilité raisonnable de présenter des observations écrites et de répondre aux nouvelles informations importantes.
Le décideur initial ou la fonction technique responsable peut fournir une réponse écrite mais ne doit pas diriger le comité d'appel.
Des preuves supplémentaires peuvent être admises lorsqu'elles :
Les preuves créées après la date de la décision ne prouvent généralement pas que la conformité existait à cette date. Il peut prendre en charge une remise pour une nouvelle vérification, une restauration ou une autre action prospective.
Le comité peut fixer des limites proportionnées aux documents répétitifs, non pertinents ou excessivement volumineux.
- existait à la date de la décision pertinente mais n'était pas raisonnablement disponible
- corrige une erreur matérielle ou un dossier incomplet
- concerne l’équité ou l’indépendance procédurale ; ou
- est nécessaire pour comprendre la conséquence continue de la décision
ICEQC-CER-003 · Article 80
Audition ou réunion
Le comité d'appel peut statuer sur un appel sur la base de documents écrits ou tenir une audience à distance lorsqu'une clarification orale serait matériellement utile.
Le requérant peut se faire accompagner ou représenter par une personne de son choix, sous réserve de confidentialité et de régularité de la procédure.
Une audience doit fournir une opportunité équitable de traiter les questions importantes. Il n'est pas nécessaire d'adopter une procédure judiciaire.
Le président contrôle la présence, l'ordre du jour, l'ordre des interventions, l'enregistrement, la confidentialité et le temps. Un enregistrement fiable des soumissions matérielles doit être conservé.
Le défaut de comparution après un préavis raisonnable n'empêche pas la détermination du dossier disponible.
ICEQC-CER-003 · Article 81
Portée et norme de contrôle
Le comité d'appel doit déterminer si la décision était étayée par des preuves vérifiées suffisantes, si elle a correctement appliqué les exigences pertinentes de l'ICEQC, si elle a suivi la procédure requise et si elle a été prise de manière impartiale et raisonnable.
Le panel examinera les parties contestées et toute question indissociable nécessaire pour parvenir à un résultat cohérent.
Il incombe à l'appelant d'identifier l'erreur alléguée. L'ICEQC conserve la responsabilité de démontrer le fondement et l'intégrité de sa décision de certification.
Le groupe spécial ne remplacera pas une conclusion technique valable simplement parce qu'une autre conclusion était possible. Elle intervient lorsqu'une erreur matérielle, une omission, un échec procédural, un conflit ou une conclusion non étayée ont affecté ou auraient raisonnablement pu affecter le résultat.
ICEQC-CER-003 · Article 82
Décisions en appel
Le comité d'appel peut :
Le comité peut ordonner la correction des dossiers, du statut public ou des communications et peut identifier les mesures correctives ICEQC requises.
Un appel ne donnera pas lieu à une certification si une exigence applicable reste non conforme.
- confirmer la décision
- modifier la décision dans le cadre de l'autorité du panel
- annuler la décision et renvoyer l'affaire pour nouvelle appréciation, vérification ou décision par des personnes non responsables de l'erreur matérielle
- substituer une décision lorsque le dossier est complet, que le panel dispose de l'autorité et de la compétence nécessaires et qu'aucune évaluation supplémentaire n'est requise ; ou
- abandonner l'appel à la demande écrite de l'appelant, à moins qu'une question importante de protection du public nécessite une action de l'ICEQC indépendante de l'appel.
ICEQC-CER-003 · Article 83
Délai de détermination
L'ICEQC s'efforcera de finaliser un appel dans les trente jours ouvrables après que le dossier d'appel soit suffisamment complet pour être examiné.
L'appel doit normalement être complété au plus tard soixante jours ouvrables après sa réception.
Lorsqu'une complexité exceptionnelle, la contribution nécessaire d'un spécialiste, une divulgation protégée, une enquête parallèle ou un retard indépendant du contrôle de l'ICEQC empêchent l'achèvement, l'appelant recevra un avis d'avancement écrit indiquant la raison et la date révisée.
La protection provisoire urgente ne doit pas attendre la décision finale.
ICEQC-CER-003 · Article 84
Avis, caractère définitif et mise en œuvre
L'ICEQC remettra à l'appelant une décision écrite indiquant :
L'ICEQC mettra en œuvre la détermination rapidement dans le dossier, le certificat, le registre public et les communications pertinentes.
Lorsqu'un appel est accueilli en totalité ou en partie, l'ICEQC identifiera et réalisera toute correction ou action corrective nécessaire concernant son propre processus.
La décision du comité d'appel est définitive au sein de l'ICEQC, sous réserve uniquement de la correction d'une erreur matérielle évidente ou de la réouverture lorsqu'une preuve décisive de fraude ou de conflit du comité est établie.
- l'identifiant du recours et la décision révisée
- les questions matérielles et les éléments de preuve pris en compte
- les conclusions et les motifs du panel
- la détermination et la date d'entrée en vigueur
- toute mesure consécutive, renvoi ou arrangement provisoire ; et
- confirmation que la procédure de recours interne est terminée
ICEQC-CER-003 · Article 85
Non-représailles, confidentialité et communication
La soumission, l'enquête et la décision d'un appel ne doivent pas entraîner d'actions discriminatoires, de représailles, de réduction de service ou de traitement commercial défavorable.
Les informations relatives à l'appel doivent être divulguées uniquement à des fins de traitement équitable, de surveillance, d'action requise ou d'obligation légale.
L'ICEQC ne publiera pas l'identité ou le dossier d'appel détaillé à moins d'y être autorisé par l'appelant ou si cela est nécessaire pour corriger une déclaration publique importante ou protéger les personnes concernées.
Toute communication publique doit être exacte, proportionnée et cohérente avec le statut actuel de la certification.
ICEQC-CER-003 · Article 86
Dossiers d'appel et apprentissage
L'ICEQC conservera le dossier d'appel, la détermination, les preuves de mise en œuvre et toute mesure corrective connexe en vertu de la règle de conservation applicable.
Les appels doivent être analysés périodiquement pour les problèmes récurrents de fait, de procédure, de compétence, de cohérence, de communication ou d'indépendance.
Les enseignements tirés des appels peuvent améliorer un document ICEQC, un flux de travail, un arrangement de compétences ou un contrôle qualité, mais ne doivent pas divulguer inutilement des informations protégées sur un cas.
Une tendance ne doit pas être convertie en un résultat automatique pour un cas ultérieur. Chaque décision de certification et chaque appel doivent rester fondés sur des preuves.