اختصاص الشكاوى وأساسها
تتعلق الشكوى بالخدمة أو السلوك أو إمكانية الوصول أو السرية أو الحياد أو سلامة المعايير أو كائن معتمد أو مسألة أخرى ضمن نطاق اختصاص الشكوى المنشورة. التظلّم مختلف: فهو يتحدى شهادة مؤهلة أو قرار إجرائي من خلال عملية التظلّم المحددة. يمكن إرسال تقرير عن إساءة استخدام الشهادة أو العلامة المشتبه بها من خلال مسار الإبلاغ عن سوء الاستخدام.
يجب أن يحدد التقديم الأمر، والمنظمة أو السجل ذي الصلة، والحقائق المادية، والتواريخ، والمعلومات الداعمة، وأي خطر عاجل، والسرية المطلوبة، والنتيجة المرجوة. يمكن اعتبار المعلومات مجهولة المصدر عندما تكون محددة وذات مصداقية كافية، ولكن عدم الكشف عن الهوية يمكن أن يحد من التحقق والعدالة الإجرائية والقدرة على توصيل النتيجة.
تقديم الشكوى لا يشكل مخالفة. ICEQC يقيم الاختصاص القضائي والمخاطر، ويعين موظفين يتمتعون بالاستقلالية المناسبة، ويحصل على المعلومات ذات الصلة ويختبرها، ويتيح للطرف المتأثر ماديًا فرصة عادلة للرد عند الاقتضاء، ويسجل الاستنتاج وينفذ الإجراء المتناسب. المشاركة بحسن نية محمية من الانتقام بواسطة ICEQC.
ICEQC-GOV-001 · البند 34
حرية رفع المخاوف المتعلقة بالنزاهة
يجب أن يكون المشارك أو الموظف أو المقاول أو مقدم الطلب أو العميل الحاصل على الشهادة أو المتعلم أو أي شخص متأثر آخر قادرًا على إثارة مخاوف بحسن نية بشأن سلامة المعايير أو هوية الشهادة المضللة أو تضارب المصالح أو الفشل الإجرائي أو سوء استخدام السلطة من خلال طريق منشور يمكن الوصول إليه.
يجب أن يسمح المسار للشخص بشرح الموضوع والمعلومات الداعمة دون أن يُطلب منه وصفها بشكل صحيح كشكوى أو تظلّم أو إفشاء أو تعليق فني قبل أن تحدد ICEQC السلطة القضائية المناسبة.
يجوز توفير السرية إلى الحد القانوني والمتوافق مع القرار العادل، ولكن لا يجوز التعهد بعدم الكشف عن الهوية عندما يكون الكشف ضروريًا لحماية شخص ما أو الرد على ادعاء أو الامتثال للقانون.
لا يجوز رفض المخاوف فقط لأنها حرجة أو غير ملائمة أو مقدمة بلغة غير تقنية أو تثيرها شخص بدون عضوية أو علاقة تجارية.
لا يؤكد وجود المسار صحة كل ادعاء، وأي إجراء مؤسسي أو إجراء تصديق سلبي ناتج يجب أن يتم فقط من قبل السلطة المختصة بموجب الإجراءات القانونية الواجبة التطبيق.
ICEQC-GOV-001 · البند 35
الحماية من الانتقام
لن يتعرض أي شخص للانتقام من قبل ICEQC بسبب تقديم تعليق أو اعتراض أو شكوى أو تظلّم أو الكشف عن النزاهة أو طلب التصحيح أو رفض دعم الإجماع المقترح.
يشمل الانتقام الاستبعاد غير المناسب، والتهديد، ومعاملة الشهادات غير المواتية، والإفصاح الذي يهدف إلى التسبب في الضرر، وسحب فرصة غير ذات صلة أو الضغط للتخلي عن مخاوف مشروعة.
لا تمنع هذه الحماية اتخاذ إجراء متناسب فيما يتعلق بالسلوك المسيء أو الأكاذيب المتعمدة أو الإفصاح غير القانوني أو المضايقة أو الصراع الذي يؤثر بشكل حقيقي على المشاركة، بشرط أن يستند الإجراء إلى السلوك وليس الخلاف المحمي.
يجب أن يتمتع الشخص الذي يدعي الانتقام بإمكانية الوصول إلى مراجعة مستقلة عن الوظيفة المعنية.
عندما يتم إثبات الانتقام، يجب أن تتناول الإجراءات التصحيحية كلاً من التأثير الفردي وأي حالة نظامية قادرة على تثبيط المشاركة المستقبلية، بينما يقتصر النشر على المعلومات اللازمة للمساءلة والحماية القانونية.
ICEQC-GOV-001 · البند 50
عدم مطابقة الحوكمة والإجراءات التصحيحية
يجب التعامل مع الفشل المؤكد من جانب ICEQC في اتباع متطلبات الحوكمة المنشورة على أنه حالة عدم امتثال للحوكمة ولا يجوز إخفاؤه عن طريق إعادة تصنيف الفعل المتأثر على أنه غير رسمي أو إداري.
ICEQC يحدد طبيعة الفشل ومداه وسببه وتأثيره العام؛ تحتوي على أي مخاطر مستمرة؛ تصحيح السجلات أو الإجراءات المتأثرة حيثما أمكن ذلك؛ ومعالجة السبب بما يتناسب مع التكرار والأثر.
قد يتضمن العلاج تجديد المراجعة أو استعادة فرصة المشاركة أو إعادة الاستشارة أو النشر المصحح أو الانسحاب أو الإشراف المستقل أو التأكيد على أن الفشل لم يؤثر على الصلاحية المعيارية، مع ذكر الأسباب.
يجب أن يكون الإجراء التصحيحي للحوكمة منفصلاً عن نتيجة شهادة مقدم الطلب ولا يجوز تعيينه لالعميل الحاصل على الشهادة.
يجب أن يكون الإفصاح العام كافيًا لحماية الاعتماد وشرح أي تغيير في الحالة مع احترام السرية القانونية وعدالة الإجراءات الجارية.
ICEQC-GOV-001 · البند 51
الشكاوى حول نظام المواصفات
يجوز لأي شخص تقديم شكوى تتعلق بإمكانية الوصول أو السلوك أو إدارة الصراع أو التواصل المضلل أو عدم مراعاة التعليق أو إساءة استخدام الهوية أو أي جانب آخر من نظام المعايير.
ICEQC يجب أن يجعل المسار والنطاق والمراحل المتوقعة ونهج السرية والنتائج المحتملة مفهومة للعامة ويجب أن يوجه التقديم المصنف بشكل خاطئ إلى العملية المناسبة حيثما كان ذلك ممكنًا بشكل معقول.
يجب أن يكون التعامل مع الشكوى محايدًا ويمنح الشخص الذي يتعرض سلوكه لانتقادات مادية فرصة عادلة للرد قبل التوصل إلى نتيجة سلبية، مع مراعاة إجراءات الحماية حيثما تتطلب المخاطر.
يجب أن توضح النتيجة المشكلة والقاعدة المعمول بها والمعلومات التي تم النظر فيها والاستنتاج والأسباب وأي إجراء تصحيحي أو إحالة.
لا تؤدي الشكوى إلى تعليق المعيار أو الشهادة تلقائيًا، ولكن يجوز للسلطة المختصة فرض حماية مؤقتة متناسبة حيث قد يؤدي استمرار الاعتماد إلى ضرر مادي.
ICEQC-CER-001 · البند 103
الوصول إلى عمليات الشكوى والتظلّم
يجب على ICEQC الحفاظ على عمليات يسهل الوصول إليها وموثقة ومحايدة للشكاوى والتظلّمات.
يجب أن تكون العمليات متاحة دون تمييز ولا تتطلب من الشخص التنازل عن حق قانوني كشرط للوصول.
يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بكيفية تقديم شكوى أو تظلّم، والمعلومات المطلوبة وضوابط الوقت الرئيسية متاحة للعامة.
يجوز لأي شخص أن يطلب مساعدة اتصال معقولة عندما يكون ذلك ضروريًا لفهم العملية أو استخدامها.
لا يجوز أن يؤدي استخدام عملية الشكوى أو التظلّم إلى الانتقام أو المعاملة التمييزية أو الحرمان من الشهادة بشكل غير لائق.
ICEQC-CER-001 · البند 104
شكاوى تتعلق بعميل أو كائن معتمد
ICEQC قد يتلقى شكوى تتعلق بالعميل الحاصل على الشهادة، أو كائن معتمد، أو مطالبة شهادة أو مسألة مرتبطة بشكل معقول باستمرار المطابقة.
ICEQC يحدد ما إذا كانت الشكوى:
ICEQC لا يجوز أن يعمل كقسم شكاوى عادي لالعميل الحاصل على الشهادة أو يبت في النزاعات الخاصة خارج نطاق الشهادة.
قد يطلب ICEQC من العميل الحاصل على الشهادة تقديم:
قد تبرر شكوى واحدة إجراء الاعتماد حيث تشير طبيعتها أو أدلتها إلى خطر جسيم أو فشل في السلامة أو عدم توافق نظامي محتمل.
لا يشكل غياب الشكاوى المتعددة في حد ذاته إثباتًا للمطابقة.
- يتعلق بمسألة تقع ضمن النطاق المشمول بالشهادة أو التزامات الشهادة
- يحتوي على معلومات كافية لإجراء مراجعة مفيدة
- يمثل خطرًا عاجلاً محتملاً
- يتطلب [000000] الاستخدام المسبق لعملية الشكوى الخاصة بالعميل الحاصل على الشهادة، ما لم تكن هذه العملية غير متاحة أو غير مناسبة أو من المحتمل أن تضر بالحماية أو الأدلة؛ و
- يتطلب [000000] مراقبة أو مراجعة خاصة أو إجراء شهادة آخر
- سجل الشكوى ذات الصلة
- الرد والإجراءات العلاجية
- دليل التحقيق والاتصال
- معلومات الحادث أو الاتجاه أو الحوكمة ذات الصلة؛ و
- دليل على أن الأشخاص المتضررين عوملوا بشكل عادل ومحميين من الانتقام
ICEQC-CER-001 · البند 105
شكاوى بخصوص أنشطة ICEQC.
يجوز لأي شخص تقديم شكوى بشأن خدمة ICEQC أو سلوك أو تأخير أو اتصال أو مقيم أو مراجع أو عملية اتخاذ قرار أو مسألة سرية أو مخاوف تعارض أو سجل عام.
يجب أن يتم التعامل مع الشكوى من قبل شخص لم يكن موضوع الشكوى ويكون مستقلاً بدرجة كافية عن النشاط المعني.
عندما تتعلق الشكوى بقرار شهادة وتسعى للحصول على قرار مختلف، يجب على ICEQC إبلاغ المشتكي بأن الأمر قد يشكل تظلّمًا ويجب تطبيق العملية المناسبة.
لا تؤدي شكوى الخدمة إلى تعليق قرار منح الشهادة أو الحد الزمني ما لم يحدد ICEQC خلاف ذلك صراحةً.
يجب على ICEQC تحديد وتصحيح أي فشل مؤكد في العملية ويجب أن يأخذ في الاعتبار ما إذا كان نفس الفشل قد يؤثر على حالة أخرى.
ICEQC-CER-001 · البند 106
التعامل مع الشكاوى
يجب على ICEQC الإقرار باستلام الشكوى خلال خمسة أيام عمل.
يجب على ICEQC إجراء مراجعة أولية عادةً خلال 10 أيام عمل لتحديد نطاق الاختصاص والإلحاح والمعلومات المطلوبة والمعالج المسؤول والإجراء التالي.
يتم إبلاغ المشتكي حيث:
يجب على معالج الشكوى جمع المعلومات والتحقق منها بما يتناسب مع طبيعة الأمر والنتيجة المحتملة له.
يجب أن يستهدف ICEQC إصدار نتيجة الشكوى خلال 45 يومًا تقويميًا بعد استلام المعلومات الكافية. عندما لا يكون ذلك ممكنًا عمليًا بشكل معقول، يجب على ICEQC توضيح التأخير وتقديم تاريخ منقح.
يجب أن تشير النتيجة، حسب الاقتضاء:
يجب إبلاغ العميل الحاصل على الشهادة والمشتكي بالنتيجة إلى الحد الذي تسمح به متطلبات السرية والخصوصية والسلامة والعدالة الإجرائية.
- مطلوب مزيد من المعلومات
- الأمر خارج نطاق دور ICEQC.
- تتم إحالة الأمر إلى عملية ICEQC أخرى
- تم اتخاذ الإجراءات الوقائية العاجلة؛ أو
- يتغير وقت الانتهاء المتوقع ماديًا
- الأمر معتبر
- الخاتمة
- الإجراء المتخذ أو المطلوب
- أي قيود على المعلومات التي قد يتم الكشف عنها؛ و
- أي مسار متاح للمراجعة أو التصعيد
ICEQC-CER-001 · بند 110
السرية والحماية في الشكاوى والتظلّمات
لا يجوز الوصول إلى معلومات الشكوى والتظلّم إلا من قبل الأشخاص الذين يحتاجون إليها للتعامل أو المراجعة أو الإجراء أو الإشراف المصرح به.
ICEQC يجب أن يحمي هوية المشتكي حيثما يكون ذلك ممكنًا ومطلوبًا بشكل معقول، ولكنه لا يعد بعدم الكشف عن هويته عندما يكون الكشف ضروريًا لتحقيق العدالة أو التحقق أو السلامة أو المتطلبات القانونية.
يمكن النظر في شكوى سرية أو مجهولة المصدر عند توفر معلومات كافية يمكن التحقق منها.
ICEQC لا يجوز الكشف عن معلومات أكثر مما هو ضروري للحصول على رد أو حل المشكلة أو حماية الأشخاص المتأثرين أو الحفاظ على سلامة الشهادة.
لا يجوز حرمان أي شخص من تقديم شكوى أو تقديم الأدلة أو استخدام عملية التظلّم بحسن نية.
يمكن التعامل مع المعلومات الكاذبة أو الضارة عن عمد باعتبارها مسألة تتعلق بالنزاهة، ولكن الشكوى غير المدعمة بالأدلة لا تعد، دون أكثر من ذلك، شكوى ضارة.
ICEQC-CER-001 · البند 111
سجلات الشكوى والتظلّم والتعلم
يجب على ICEQC الاحتفاظ بسجلات خاضعة للرقابة للشكاوى والتظلّمات، بما في ذلك:
يجب على ICEQC تحليل معلومات الشكوى والتظلّم بشكل دوري بحثًا عن المشكلات المتكررة وعدم الاتساق والتأخير ومخاطر التعارض وفرص تحسين تشغيل المخطط.
يجب تعيين التصحيح النظامي ومراقبته والتحقق من فعاليته.
يجب أن يحافظ التحليل على السرية ولا يجوز تحويل حجم الشكوى إلى تصنيف للعملاء المعتمدين.
المعلومات الواردة من الشكاوى والتظلّمات قد تفيد المراقبة ومراجعة المخطط حيث يتم إثبات موثوقيتها وأهميتها.
- الاستلام والإقرار
- الاختصاص القضائي وفرز المخاطر
- فحص الموظفين والاستقلالية
- الأدلة والاتصالات
- التحليل والنتيجة
- الإجراء والتصحيح والتحقق؛ و
- أداء الوقت
ICEQC-CER-001 · البند 124
مراقبة الجودة التشغيلية
ICEQC يجب أن يحتفظ بضوابط تشغيلية كافية لضمان تخطيط أنشطة الاعتماد وتنفيذها ومراجعتها واتخاذ القرار بشأنها وتسجيلها والإبلاغ عنها وفقًا لهذه الوثيقة.
يجب أن تتناول الضوابط ما يلي:
يجب على ICEQC إجراء تقييم داخلي مخطط له لعمليات الاعتماد الخاصة به واتخاذ الإجراءات التصحيحية في حالة عدم استيفاء القواعد الخاصة به.
يجب مراجعة سجل الشهادة المتأثر بفشل العملية الداخلية لتحديد ما إذا كانت النتيجة أو القرار أو النطاق أو الحالة أو المعلومات العامة تظل موثوقة.
عندما تتأثر الموثوقية، يجب على ICEQC تصحيح السجل واتخاذ أي إجراء ضروري لحماية العميل أو الحماية العامة.
- التحكم في المستندات والإصدارات
- استيفاء الطلب والحالة
- الاختصاص وتفويض التكليف
- الأدلة وتتبع العينة
- المراجعة الفنية وفصل القرار
- دقة الشهادة والتسجيل
- ضوابط الوقت والإجراءات المتأخرة
- حماية المعلومات
- الشكاوى والتظلّمات والحوادث وعدم مطابقة العمل الداخلي
- سلامة البيانات والوصول إلى النظام؛ و
- الإجراءات التصحيحية والرقابة الإدارية
ICEQC-CER-001 · بند 125
التزام السرية
يجب التعامل مع المعلومات التي تم الحصول عليها أو إنشاؤها أثناء نشاط التصديق على أنها سرية ما لم تكن عامة، أو تم الحصول عليها بشكل قانوني دون التزام بالسرية، أو مصرح بالكشف عنها أو مطلوب الكشف عنها بموجب البند 126.
يجب على ICEQC إبلاغ الموظفين ومقدمي الخدمات الخاضعين للرقابة بالتزاماتهم السرية المستمرة.
تنطبق السرية على المعلومات الشفهية والمكتوبة والمرئية والإلكترونية والاستدلالية، بما في ذلك:
لا يجوز استخدام المعلومات لتحقيق مكاسب شخصية أو أبحاث غير ذات صلة أو تسويق أو نشاط تنافسي أو أي غرض خارج نشاط التصديق المعتمد.
تستمر التزامات السرية بعد انتهاء دور الشخص أو عقده أو انتهاء شهادة العميل.
- معلومات المتعلم والموظفين
- السجلات والأنظمة الداخلية
- المعلومات التجارية والفنية والأمنية
- أدلة التقييم ومحتوى المقابلة
- الشكاوى والحوادث والمسائل القانونية
- النتائج قبل الإخطار المتحكم فيه؛ و
- في انتظار القرارات والمراجعات
ICEQC-CER-001 · البند 126
الإفصاح المسموح به والمطلوب
يجوز لـ ICEQC الكشف عن المعلومات في الحالات التالية:
عندما يكون ذلك قانونيًا وعمليًا، يجب على ICEQC إخطار العميل المتأثر قبل الكشف الإجباري وتحديد المعلومات التي سيتم الكشف عنها.
يجب أن يقتصر الإفصاح على المعلومات الضرورية للغرض المصرح به.
إن حالة الشهادة العامة والنطاق المعتمد ورقم الشهادة ومعلومات التسجيل الأخرى ليست سرية إلى الحد المطلوب للتحقق العام.
ICEQC يجب أن يسجل الكشف غير الروتيني عن المادة وسلطته ومداه والمستلم.
- الشخص الذي يحق له التحكم في المعلومات قد أعطى تصريحًا صالحًا
- يعد الكشف ضروريًا لتشغيل السجل العام أو تحديد حالة الشهادة
- الكشف مطلوب بموجب القانون أو بموجب عملية قانونية ملزمة
- يعد الكشف ضروريًا لمعالجة خطر جسيم ووشيك على الشخص
- يكون الإفصاح ضروريًا للتحقيق في الاحتيال أو سوء الاستخدام أو أي أمر آخر يتعلق بالسلامة المادية؛ أو
- يتم الإفصاح إلى شخص مرخص له بموجب السرية القابلة للتنفيذ ولأغراض التصديق الضرورية
ICEQC-CER-001 · البند 127
الخصوصية وتقليل البيانات
يجب على ICEQC جمع واستخدام المعلومات الشخصية فقط بالقدر الضروري بشكل معقول للشهادة أو التحقق أو الحماية أو الإدارة أو الالتزام القانوني أو سلامة النظام.
يجب أن يفضل تخطيط التقييم الأدلة التي توضح التحكم المطلوب مع تقليل البيانات الشخصية غير الضرورية.
حيثما كان ذلك ممكنًا وموثوقًا:
لا يجوز استخدام إزالة الهوية عندما تكون الهوية مادة للتحقق من الأصالة أو الأهلية أو الحماية أو الترخيص أو إمكانية التتبع.
ICEQC لا يتطلب الوصول إلى النظام على نطاق واسع حيث يوفر العرض المتحكم فيه أو التصدير المحدد أو مشاركة الشاشة أو أي طريقة محدودة أخرى أدلة كافية.
يجب على العميل إبلاغ ICEQC بالقيود المادية المفروضة على الجمع أو الإفصاح في وقت مبكر بما يكفي لتخطيط مسار الأدلة المناسب.
- يجب أن يتم إلغاء تحديد هوية العينات أو إخفائها
- يجب إزالة [000000] المعرفات المباشرة غير المرتبطة بالمتطلبات
- يجب أن يكون الوصول محدودًا بدلاً من الاحتفاظ بالنسخ
- يجب تجميع معلومات المتعلم؛ و
- لا يجوز تسجيل المحتوى الحساس في تقرير التقييم
ICEQC-CER-001 · البند 128
أمن المعلومات
يجب على ICEQC حماية معلومات الشهادة من الوصول غير المصرح به والاستخدام والإفصاح والتغيير والفقدان والتدمير وعدم التوفر.
يجب أن تكون الضوابط متناسبة مع حساسية المعلومات ويجب أن تشمل، حسب الاقتضاء:
يجب تخزين معلومات الشهادة فقط في الأنظمة المعتمدة أو المواقع الخاضعة للضبط.
يُحظر التنزيل على جهاز محلي أو وسائط محمولة أو حساب شخصي ما لم يتم التصريح بذلك وحمايته بشكل صريح.
يجب إزالة الوصول فورًا عندما لا تكون هناك حاجة إليه.
- تم التحقق من هوية المستخدم والوصول المستند إلى الدور
- مصادقة قوية
- النقل والتخزين الآمن
- التحكم بالجهاز والجلسة
- تسجيل الوصول والمراجعة الدورية
- النسخ الاحتياطي والاسترداد
- التخلص الآمن
- كشف الحوادث والاستجابة لها
- سرية الموظفين والوعي الأمني؛ و
- التزامات الأمان لموفر الخدمة
ICEQC-CER-001 · بند 130
إدارة حوادث المعلومات
يجب على ICEQC الحفاظ على عملية خاضعة للرقابة فيما يتعلق بالخسارة الفعلية أو المشتبه بها، أو الكشف، أو التغيير، أو الوصول غير المصرح به أو عدم توفر معلومات الشهادة.
يجب تقييم الحادث على الفور من أجل:
عندما يكون هناك حادث قد أدى إلى تغيير أو إتلاف أو كشف أدلة التقييم، يجب على ICEQC تحديد ما إذا كان استبدال الأدلة أو إعادة التقييم أو مراجعة القرار مطلوبًا.
يجب تسجيل الحوادث والإجراءات المادية والتحقيق فيها ومراجعتها للتأكد من تكرارها.
يجب على العميل الحاصل على الشهادة إخطار ICEQC بحادثة معلومات تؤثر بشكل جوهري على الكائن المعتمد أو السجلات المطلوبة أو أدلة الشهادة أو الاعتماد العام.
- المعلومات والأشخاص المتأثرين
- الحساسية والحجم
- التعرض المستمر
- التأثير على موثوقية الأدلة أو حالة الشهادة
- احتياجات الاحتواء والتعافي
- التزامات الإخطار؛ و
- الإجراء التصحيحي
ICEQC-CER-001 · بند 131
سجلات الشهادات
يجب على ICEQC إنشاء سجلات كافية والاحتفاظ بها لإثبات أنه تم تنفيذ كل نشاط وقرار اعتماد بموجب القواعد المعمول بها.
تم تحديد الحد الأدنى للسجلات الخاضعة للضبط في الجدول 10.
يجب أن يكون سجل الشهادة:
يجب أن يحافظ التغيير على السجل الخاضع للضبط على المحتوى الأصلي أو سجل التغيير القابل للتدقيق والسبب والتاريخ والشخص المرخص.
يجب نقل الملاحظات غير الرسمية التي تحتوي على أدلة مادية أو مبررات منطقية إلى سجل الحالة الخاضعة للضبط أو الاحتفاظ بها كجزء من هذا السجل.
- يمكن تحديده حسب الحالة والموضوع والنطاق والنشاط
- مؤرخة ومنسوبة إلى منشئها أو المعتمد
- محمي ضد التغيير غير المصرح به
- قابل للاسترجاع طوال فترة الاحتفاظ به
- مرتبط بإصدار الوثيقة المعمول به؛ و
- يكفي للشخص المرخص له إعادة بناء الأساس المادي للاستنتاج
ICEQC-CER-001 · بند 132
الاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها
ما لم تكن هناك حاجة لفترة أطول بموجب مخطط معمول به أو اتفاقية أو التزام قانوني، يجب على ICEQC الاحتفاظ بسجل الشهادة الكامل لدورة الاعتماد الحالية والدورة السابقة مباشرة، وفي جميع الحالات لمدة لا تقل عن سبع سنوات بعد النشاط النهائي الذي يتعلق به السجل.
يجب الاحتفاظ بسجلات الشكوى والتظلّم والنزاهة والتنفيذ لمدة لا تقل عن سبع سنوات بعد الإغلاق أو طالما كان ذلك ضروريًا لدعم التقييد النشط أو الوضع العام التاريخي.
يجب الاحتفاظ بسجلات تفويض الموظفين والكفاءة أثناء التفويض ولمدة لا تقل عن سبع سنوات بعد انتهاء التفويض.
لا يجوز تدمير السجلات الخاضعة لإشعار الاحتفاظ أو النزاع أو التحقيق أو الإجراء المعلق حتى يتم تحرير الاحتجاز رسميًا.
في نهاية فترة الاحتفاظ، يجب حذف المعلومات أو إتلافها أو إلغاء تحديد هويتها بشكل لا رجعة فيه وفقًا لوسيطها وحساسيتها.
يجب توثيق التخلص عندما تكون المعلومات حساسة أو تكون فئة السجل مادة لسلامة الشهادة.
ICEQC-CER-001 · بند 152
مخاوف تتعلق بالسلامة الداخلية
ICEQC يجب على الموظفين ومقدمي الخدمات الخاضعين للرقابة الإبلاغ عن سوء السلوك الداخلي المشتبه به، أو الصراع، أو الإفصاح غير المصرح به، أو التلاعب بالنتائج، أو تغيير السجلات أو أي فشل آخر في النزاهة.
يجب حماية التقرير من الانتقام والتعامل معه خارج سلطة الشخص المتورط في المشكلة.
ICEQC يجب أن يحدد ما إذا كانت حالات الاعتماد أو القرارات أو المستندات أو السجلات العامة أو العملاء المتأثرة تتطلب المراجعة أو التصحيح.
يجب أن يؤدي سوء السلوك الداخلي المؤكد إلى إجراءات تصحيحية أو تفويض أو تعاقدية أو أي إجراء آخر يتناسب مع الأمر.
ICEQC يجب أن يحتفظ بسجلات كافية لإثبات أنه تم تقييم سلامة نتائج الشهادة المتأثرة.